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会议纪要编写及流程标准工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类工作场景中的会议记录与流程规范，包括但不限于：

部门例会：定期同步工作进展、明确下一阶段任务；

项目启动会/推进会：明确项目目标、分工节点、资源需求及风险应对；

跨部门协调会：解决跨部门协作问题，明确责任边界与协作机制；

专题研讨会：针对特定议题（如流程优化、方案制定）收集意见、达成共识；

决策会议：对重要事项（如预算审批、方案立项）进行记录与决议存档。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：保证会议有序高效

明确会议目的与议题

组织人需提前确认会议核心目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决客户投诉处理流程瓶颈”），并梳理具体议题（建议不超过5个，避免发散），按优先级排序。

示例议题：①当前项目进度汇报；②遇到的难点及解决方案讨论；③下一阶段任务分配。

确定参会人员及分工

根据议题邀请必要参会人（决策人、执行人、相关领域专家等），提前发送会议通知，明确时间、地点（或线上会议）、议程及需提前准备的资料（如项目进度表、数据报表）。

指定记录人（建议由熟悉业务的人员担任），提前准备会议记录工具（如笔记本、录音设备需提前测试，或使用线上协作）。

准备会议材料

组织人需将议题背景、相关数据、待讨论问题等材料提前1天发送给参会人，保证与会者有充分准备。

（二）会中记录：全面准确捕捉关键信息

核对会议基本信息

会议开始后，记录人首先确认：会议名称、日期、开始/结束时间、地点（线上会议需注明平台）、主持人、记录人，以及实际参会人员、缺席人员及原因（如“**因客户拜访缺席，已提前提交书面意见”）。

按议程顺序记录要点

逐项记录议题讨论过程：

发言要点：记录关键意见（避免口语化，提炼核心观点，如“**提出：当前进度延迟主因是供应链到货周期，建议协调供应商优先排产”）；

分歧与共识：对存在争议的内容，明确各方观点及最终共识（如“关于预算分配，**建议增加市场推广费用，赵六主张优先保障研发投入，最终决议：按原预算执行，额外费用需另报审批”）；

决议事项：清晰记录会议达成的结论（需明确、可执行，避免模糊表述，如“决议：项目A的测试阶段提前至7月15日开始”）。

明确待办事项（ActionItems）

对需跟进的任务，逐条记录：任务描述（具体做什么）、负责人（明确到人，如“钱七”）、完成时限（具体日期，如“7月10日前”）、所需支持（如“需技术部提供测试环境权限”）。

辅助记录方式

对复杂讨论或数据，可结合图表、流程图辅助说明；重要决议或待办可标注“★”突出；若允许录音，会后需尽快根据录音补充完善记录（保证信息准确，避免遗漏）。

（三）会后整理与归档：保证落地与可追溯

整理会议纪要初稿

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录整理纪要初稿，内容包括：

会议基本信息（同会中核对部分）；

会议议程及讨论要点（按议题顺序，简明扼要）；

决议事项；

待办事项（建议表格形式，清晰展示任务、负责人、时限）；

其他说明（如附件清单、下次会议初步安排）。

审核与确认

初稿完成后，先提交主持人审核，保证决议、待办等内容准确；涉及多部门议题，需发给相关负责人确认（如“市场部负责人请确认待办事项3的完成时限”），避免歧义。

分发与归档

纪要经最终确认后，1个工作日内通过邮件或协作平台发送给所有参会人及相关方，抄送存档部门（如行政部、项目管理办公室）；

电子版纪要需按“会议名称-日期”格式命名（如“项目A推进会），存储至指定共享文件夹，纸质版纪要需由主持人签字后归档保存，保存期限不少于2年。

三、会议纪要模板结构

模块

内容说明

填写示例

会议基本信息

-会议名称：需体现核心主题-时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM-地点：会议室A/腾讯会议-主持人：-记录人：-参会人员：**、赵六、钱七-缺席人员及原因：孙八（外出培训）

会议名称：2024年Q3产品规划会时间：2024年7月5日14:00-16:00地点：3楼会议室A主持人：（产品总监）记录人：（产品经理）

会议议程

按会议顺序列出议题及对应负责人、预计时长（实际时长可备注）

1.Q2产品复盘（负责人：，预计30分钟）2.Q3功能规划讨论（负责人：赵六，预计60分钟）3.资源分配确认（负责人：，预计30分钟）

讨论与决议

按议题分点记录：讨论要点、关键意见、最终决议

议题1：Q2产品复盘-讨论要点：用户活跃度未达预期，主要原因是新功能引导不足；-关键意见：建议优化新手引导流程，赵六提出增加用户激励活动；-决议：由牵头，7月20日前提交优化方案。

待办事项

表格形式，包含任务描述、负责人、完成时限、备注（所需支持/交付物）

其他说明

附件（如会议PPT、数据报表）、下次会议初步安排等

-附件：Q2