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部门间协同办公规范与指导手册

第一章总则

1.1手册目的

为规范公司各部门间协同办公流程，明确职责分工，提升跨部门协作效率，减少沟通成本，保证工作目标高效达成，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司各部门（包括但不限于市场部、研发部、运营部、人力资源部、财务部等）因业务开展需要进行的跨部门协作场景。

1.3基本原则

目标一致：所有协作需围绕公司整体目标展开，保证部门利益与整体利益统一。

责任明确：清晰界定发起方、协作方及支持方的职责，避免责任推诿。

沟通顺畅：建立定期沟通机制，保证信息及时同步，减少信息差。

效率优先：简化流程，利用工具提升协作效率，避免冗余环节。

第二章协同办公典型应用场景

2.1项目型协作

场景描述：当公司启动跨部门项目（如新产品上线、市场活动策划、系统升级等），需多部门共同参与项目全流程时，适用本场景。

示例：市场部策划“年度用户增长活动”，需研发部支持技术开发、运营部配合用户触达、财务部负责预算管控，各部门按项目节点协同推进。

2.2流程型协作

场景描述：日常业务流程中需跨部门配合完成的固定环节，如需求审批、资源申请、成果交付等。

示例：运营部提出“新功能开发需求”，需研发部评估可行性、产品部确认需求优先级、法务部审核合规性，按固定流程流转审批。

2.3临时型协作

场景描述：突发任务或临时性工作需短期跨部门支持，如客户投诉处理、紧急活动支援、临时数据统计等。

示例：客户反馈“系统登录异常”，客服部需联合技术部快速排查问题，运营部同步安抚用户，24小时内解决并反馈结果。

2.4资源型协作

场景描述：部门间需共享人力、物料、数据等资源，以提升资源利用效率。

示例：研发部项目高峰期需借用市场部的设计人员支持UI设计，人力资源部协调人员调配，双方明确使用期限与工作交付标准。

第三章跨部门协作标准化操作流程

3.1需求发起与提报

操作步骤：

发起方准备材料：明确协作目标、具体需求（含背景、预期成果、时间要求、资源支持等），整理《跨部门协作需求申请表》（详见第四章模板1）。

提交申请：发起方部门负责人审核通过后，将申请表提交至协作方部门负责人，并抄送至上级分管领导及人力资源部备案。

初步沟通：发起方与协作方负责人进行1对1沟通，确认需求细节，避免理解偏差。

关键输出：《跨部门协作需求申请表》（含双方负责人签字确认）。

时间要求：常规需求至少提前3个工作日提交；紧急需求（24小时内需响应）需标注“紧急”并电话同步协作方负责人。

3.2需求确认与评估

操作步骤：

协作方评估：协作方收到需求后，1个工作日内完成可行性评估，重点关注：

需求与部门现有工作计划的冲突情况；

所需资源（人力、时间、预算）是否可满足；

是否需其他部门进一步配合（如需，发起方协助协调）。

反馈结果：协作方将评估结果（“同意”“需调整”“暂无法支持”）反馈至发起方，若“需调整”，需明确调整建议及原因；若“暂无法支持”，需说明理由并协助寻找替代方案。

上级协调：若双方对需求评估存在分歧，由发起方与协作方共同上报至各自分管领导，由分管领导协调确定最终方案。

关键输出：《需求评估反馈表》（协作方填写，含负责人签字）。

3.3协议达成与分工

操作步骤：

明确分工：双方确认需求后，共同制定《协作任务分工表》（详见第四章模板2），明确：

任务名称、具体内容；

各部门负责人及执行人（人名用代替，如“研发部工程师”“市场部*经理”）；

计划开始/结束时间、关键节点；

所需资源及支持方。

签署确认：双方部门负责人在《协作任务分工表》上签字，并抄送上级分管领导及人力资源部存档。

启动会议：复杂项目需召开协作启动会，邀请所有参与方明确职责、沟通风险，形成会议纪要（详见第四章模板3）。

关键输出：《协作任务分工表》《协作启动会会议纪要》。

3.4任务执行与进度同步

操作步骤：

日常执行：各部门按分工表推进工作，执行人需每日更新任务进度至《任务进度跟踪表》（详见第四章模板4），标注“进行中”“已完成”“存在风险”。

定期沟通：

日常沟通：通过企业/钉钉群即时同步进展，问题复杂时召开临时沟通会；

周度沟通：每周五17:00前，执行人向双方负责人提交《周进度报告》，说明本周完成情况、下周计划及需协调事项；

阶段节点沟通：关键节点达成后，双方负责人需共同验收，确认是否符合预期。

风险处理：若出现进度滞后、资源不足等问题，执行人需立即上报负责人，由负责人协调解决或上报分管领导。

关键输出：《任务进度跟踪表》《周进度报告》。

3.5成果交付与验收

操作步骤：

成果提交：协作方按分工表要求完成成果后，填写《跨部门协作成果确认单》（详见第四章模板5），附相关交付物（如文档、数据、实物等），提交至发起方。

成果验收：发起方收到成果后，2个工作日内组织验