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库存管理系统用户手册及操作指引模板

一、系统概述

欢迎使用库存管理系统！本系统旨在为企业提供全流程库存管理解决方案，支持多仓库协同、实时库存监控、智能预警等功能，帮助企业实现库存数据精准化、操作流程规范化、管理决策高效化。本手册将引导您快速掌握系统操作，提升库存管理效率。

二、适用范围与场景

本系统适用于各类企业的库存管理场景，包括但不限于：

制造业：原材料入库、生产领料、成品出库、车间库存调拨；

零售业：门店商品入库、销售出库、库存盘点、残次品处理；

电商行业：多平台订单库存同步、仓储发货、退换货入库；

批发贸易：供应商采购入库、客户销售出库、库存预警补货。

三、核心功能模块简介

系统主要包含以下功能模块，为后续操作提供基础认知：

入库管理：采购入库、生产入库、退货入库（客户退/供应商退）、调拨入库；

出库管理：销售出库、生产领料、调拨出库、报废出库；

库存查询：实时库存查询、库存流水追溯、库存报表；

库存盘点：定期盘点、动态盘点、差异调整；

预警管理：库存不足预警、积压预警、临期预警（针对有保质期商品）。

四、详细操作流程

（一）采购入库操作流程

适用场景：企业从外部供应商采购商品后，办理入库手续。

操作步骤：

登录系统：通过分配的账号密码登录库存管理系统，进入“首页”。

进入入库模块：在顶部导航栏“入库管理”，选择“采购入库”。

选择供应商：“新增入库单”，在弹出的供应商列表中选择本次入库的供应商（如“*有限公司”），或手动输入供应商名称。

填写入库信息：

入库单号：系统自动，支持手动修改（需符合企业编码规则）；

入库日期：默认当前日期，可修改为实际入库日期；

入库仓库：选择商品存放的仓库（如“1号仓库”“2号仓库”）；

商品信息录入：“添加商品”，输入商品编码、名称或扫码录入，填写入库数量、单价、批次号（如需）、生产日期（如需保质期商品）；

备注信息：可填写特殊说明（如“急入库”“质检待确认”）。

提交审核：确认信息无误后，“提交”，系统自动流转至审核人（如“*主管”）处。

审核与入库：审核人登录系统，在“待办事项”中查看入库单，审核通过后系统自动更新库存；若审核不通过，需填写驳回原因，原操作人修改后重新提交。

打印单据：入库成功后，可“打印入库单”，留存纸质单据作为凭证。

（二）销售出库操作流程

适用场景：企业收到销售订单后，为客户发货办理出库手续。

操作步骤：

登录系统：进入系统首页，“出库管理”→“销售出库”。

关联销售订单：“新增出库单”，选择“关联订单”，输入订单号或客户名称，调取已审核的销售订单（如“A公司-20240501001”）。

确认出库信息：

出库仓库：系统自动匹配订单默认仓库，可手动调整；

商品信息核对：显示订单中的商品明细，确认出库数量（支持部分出库，剩余数量自动未出库状态）；

物流信息：填写快递单号、承运商（如“顺丰”“中通”）。

提交审核：确认信息无误后提交，审核人（如“*经理”）审核通过后，库存自动扣减。

出库确认：仓库人员根据审核通过的出库单备货、发货，并在系统中“确认出库”，更新物流状态。

（三）库存盘点操作流程

适用场景：定期或临时对仓库实际库存与系统数据进行核对，保证账实一致。

操作步骤：

创建盘点任务：登录系统，进入“库存盘点”→“创建任务”，填写任务名称（如“2024年5月季度盘点”）、选择盘点仓库、盘点范围（全盘/指定商品类别）、计划盘点日期。

分配盘点人员：“添加人员”，选择参与盘点的仓管员（如“仓管”“助理”），系统自动发送盘点任务通知。

盘点表：任务创建成功后，“盘点表”，系统导出当前仓库库存明细（含商品编码、名称、系统数量、单位等信息），供盘点人员现场核对。

现场盘点：盘点人员携带盘点表到仓库，对实物进行清点，将实际数量填写在盘点表“实盘数量”栏，拍照留存（部分系统支持扫码录入实盘数量）。

录入盘点数据：盘点人员登录系统，进入“盘点任务”→“数据录入”，选择对应任务，逐条录入商品实盘数量，支持批量导入Excel。

6.盘点报告：数据录入完成后，系统自动计算“盘盈数量”（实盘-系统）、“盘亏数量”（系统-实盘），《库存盘点报告》，显示差异商品明细及原因说明（如“收发差错”“自然损耗”）。

审批与调整：盘点报告提交审批（如“*总监”），审批通过后，系统自动库存调整单，调整账面库存，保证账实一致。

（四）库存调拨操作流程

适用场景：企业内部不同仓库之间转移商品（如将A仓库商品调拨至B仓库）。

操作步骤：

登录系统：进入“库存调拨”模块，“新增调拨单”。

填写调拨信息：

调拨单号：系统自动；

调出仓库/调入仓库：选择商品转出和转入的仓库；

调拨原因：选择“补货”“订单需求”等或手动填写；

商品信息：添加需调拨的商品，填写调拨数量、批次号（如需）。

提交审核：确认信息无误后提