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企业部门协作与沟通流程指南

一、适用情境与触发条件

本指南适用于企业内部跨部门协作场景，当以下情况发生时，需启动协作流程：

项目类协作：涉及多部门共同推进的新项目、阶段性任务或专项工作（如新产品上市、年度预算编制等）；

问题解决类协作：单一部门难以独立解决的复杂问题，需多部门协同处理（如客户投诉跨部门溯源、流程优化瓶颈突破等）；

资源协调类协作：需跨部门调配人力、物料、预算等资源时（如大型活动支持、临时任务支援等）；

常规事务类协作：日常工作中需多部门配合的流程性事务（如月度报表提报、制度落地执行等）。

二、协作流程操作步骤详解

步骤一：协作需求发起与初步确认

操作主体：需求发起部门（或项目发起人）

具体动作：

明确协作目标与核心需求：清晰描述需协作完成的事项、预期成果、时间节点及关键要求（如“需在X月X日前完成产品市场调研报告，需产品部提供技术参数、销售部提供竞品分析”）；

填写《跨部门协作需求申请表》（详见模板一），提交至协作需求接收部门（或项目管理办公室/PMO）；

与接收部门进行初步沟通：确认需求可行性、涉及部门范围及初步时间避免需求模糊或目标冲突。

输出成果：《跨部门协作需求申请表》（发起部门负责人签字确认）。

步骤二：协作方案制定与部门联动

操作主体：需求接收部门（或牵头部门）

具体动作：

组织需求评审会：邀请所有涉及部门（如产品部、销售部、市场部等）参与，明确各部门职责分工、资源投入及协作节点；

制定详细协作方案：包括任务分解表（WBS）、时间计划表、责任人及交付标准，保证“事事有人管、时间可追溯”；

将方案同步至各部门：通过邮件或协作工具（如企业钉钉群）发送协作方案，收集各部门反馈并最终确认。

输出成果：《跨部门协作方案》（各相关部门负责人签字确认）。

步骤三：任务执行与进度跟踪

操作主体：各协作部门负责人及执行人

具体动作：

各部门根据协作方案分解内部任务：明确部门内执行人（如“产品部由接口人*负责提供技术参数”），制定部门级执行计划；

定期同步进度：

日常进度：执行人通过协作工具实时更新任务状态（如“进行中”“已完成”“需支持”）；

关键节点检查：牵头部门每周组织简短进度会（或线上同步），重点跟踪滞后任务，协调解决执行中的问题（如“销售部竞品分析数据收集延迟，需市场部协助补充行业数据”）；

记录执行过程：保留关键沟通记录（如会议纪要、邮件往来），保证可追溯。

输出成果：任务进度更新表、会议纪要、问题跟踪记录。

步骤四：成果交付与验收确认

操作主体：任务负责部门及验收部门

具体动作：

任务负责部门按约定标准提交成果：如报告、数据、方案等，附《成果交付清单》（说明交付内容、数量、形式）；

验收部门组织成果评审：对照协作方案中的“交付标准”进行核查，确认成果是否符合要求；

处理验收问题：若成果不达标，验收部门需反馈具体修改意见，负责部门限期调整后重新提交；若达标，双方在《成果验收确认单》上签字确认。

输出成果：《成果交付清单》《成果验收确认单》（验收部门及负责部门签字）。

步骤五：闭环复盘与归档

操作主体：牵头部门及发起部门

具体动作：

协作结束后，牵头部门组织复盘会：总结协作中的成功经验（如“跨部门沟通机制高效”）、待改进点（如“需求变更未及时同步导致返工”）；

填写《协作复盘总结表》，提出优化建议；

归档所有协作资料：包括需求申请表、协作方案、进度记录、验收单、复盘总结等，按“项目/事务名称+日期”分类存档（企业共享服务器或协作平台）。

输出成果：《协作复盘总结表》、完整协作档案。

三、常用协作工具表格模板

模板一：《跨部门协作需求申请表》

申请部门

申请日期

需求编号

需求发起人

联系方式

优先级（高/中/低）

协作主题

需求背景

协作目标

涉及部门

期望成果

（明确交付物、标准、数量）

时间要求

（起止时间、关键节点）

资源需求

（人力、预算、设备等）

附件说明

（如需求文档、初步方案等）

发起部门负责人签字

模板二：《跨部门协作任务跟踪表》

任务编号

任务名称

负责部门

责任人

计划开始时间

计划完成时间

实际完成时间

状态（进行中/已完成/延期）

问题描述（如有）

解决措施（如有）

001

市场调研数据收集

市场部

*

2023-10-08

2023-10-12

2023-10-13

延期

数据源权限不足

协调IT部开通权限

002

技术参数整理

产品部

*

2023-10-09

2023-10-11

2023-10-11

已完成

-

-

模板三：《成果验收确认单》

协作主题

验收日期

成果名称

成果数量

负责部门

责任人

交付内容清单

（例：1.市场调研报告终版；2.竞品分析数据表）

验收标准

（依据协作方案中的交付标准）

验收情况

□符合要求□基本符合（需修改）□不符合

修改意见

（