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公文写作实用范文及格式指南

在机关、企事业单位的日常工作中，公文扮演着上传下达、沟通协调、规范行为、记录存查的重要角色。一份格式规范、逻辑清晰、语言精准的公文，不仅能有效传递信息，更能体现单位的专业素养和工作效能。本文旨在结合实践经验，系统梳理公文写作的基础格式规范，并提供常用文种的实用范文与撰写要点，助力提升公文写作的规范性与实效性。

一、公文写作基础格式规范

公文格式是公文严肃性、权威性的外在体现，必须严格遵循相关国家标准。一份完整的公文通常由版头、主体、版记三大部分构成，其中主体部分是核心。

（一）标题

公文标题应准确概括公文的主要内容并标明文种，一般由“发文机关+事由+文种”三部分组成，例如“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。标题应简洁明了，避免冗长和歧义。字体通常采用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。

（二）主送机关

主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关较多，应按其性质、级别或惯例依次排列。

（三）正文

正文是公文的核心部分，用来表述公文的内容。一般置于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文内容应做到逻辑严密，条理清晰，用语准确，简明扼要。

（四）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

（六）抄送机关

抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关一般在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

二、常用公文实用范文及撰写要点

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

范文框架：

XX（单位）关于XX（事由）的通知

各XX（主送机关）：

为XX（目的/依据），根据XX（依据，如上级文件精神、会议决定等），现就XX（事项）有关事项通知如下：

一、XX（具体要求一）。

（阐述具体内容、措施、方法等，可分点细化）

二、XX（具体要求二）。

（同上）

三、XX（工作要求/注意事项）。

（如加强领导、明确责任、抓好落实、时限要求等）

特此通知。

XX（发文机关全称或规范化简称）

XXXX年X月X日

撰写要点：

1.标题中的“事由”应明确具体，让人一眼便知通知的核心内容。

2.正文开头应简明扼要地说明发文的原因、目的或依据。

3.主体部分条理要清晰，分条列项说明具体事项和要求，表述要准确、具体，具有可操作性。

4.结尾可根据情况使用“特此通知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等惯用语。

（二）报告

适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

范文框架：

XX（单位）关于XX（事由）的报告

XX（上级机关名称）：

根据XX（依据或背景），现将XX（工作/情况）报告如下：

一、XX（工作开展情况/主要内容概述）。

（详细阐述工作的进展、采取的措施、取得的成效等）

二、XX（存在的问题与不足）。

（实事求是地分析工作中遇到的困难和存在的问题，不要回避矛盾）

三、XX（下一步工作打算/建议）。

（针对存在的问题，提出下一步的工作计划、改进措施或相关建议）

以上报告，请审阅。

XX（发文机关全称或规范化简称）

XXXX年X月X日

撰写要点：

1.报告必须实事求是，不夸大、不缩小，客观反映情况。

2.内容要集中，一文一事或围绕一个主题展开，不要涉及与主题无关的内容。

3.向上级机关汇报工作时，态度要谦逊，语言要得体。

4.报告中不得夹带请示事项，如需上级批复，应另用“请示”文种。

（三）请示

适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。

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