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业务合同审核及管理标准化流程工具模板

一、适用场景与业务背景

本标准化流程适用于企业各类业务合同的全生命周期管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。旨在通过规范化的操作步骤，明确各部门职责、控制合同风险、提高合同管理效率，保证合同签订的合法性、合规性及履行有效性，适用于企业法务部门、业务部门、财务部门及管理层协同开展合同管理工作。

二、标准化操作流程详解

（一）合同准备与发起阶段

业务需求确认

责任主体：业务部门（如销售部、采购部）

操作内容：

（1）根据业务需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式等核心要素；

（2）收集合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表联系方式等），核实合作方主体资格（如是否为合法注册企业、是否具备相关资质证书）；

（3）准备合同附件（如技术规格书、验收标准、合作方案等），保证附件内容与主合同一致。

合同草案拟定

责任主体：业务部门（或法务部门协助）

操作内容：

（1）根据企业《合同示范文本库》或行业标准模板，结合业务具体情况拟定合同草案；

（2）明确合同双方权利义务、违约责任、争议解决方式、保密条款等关键条款；

（3）草案需经业务部门负责人*审核通过后，进入下一环节。

（二）法务合规审核阶段

初步形式审核

责任主体：法务专员*

操作内容：

（1）检查合同文本是否完整（含封面、附件、签署页等），有无缺页、涂改；

（2）核对合同基本信息（双方主体、合同编号、签订日期等）与业务提交材料是否一致；

（3）确认合同是否附有合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等），资质是否在有效期内。

实质条款审核

责任主体：法务专员*

审核要点：

（1）合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款；

（2）合规性：是否符合行业监管要求（如需审批/备案的项目是否已完成相关程序）；

（3）完整性：核心要素（标的、价款、履行期限、违约责任等）是否明确，有无歧义；

（4）风险控制：对格式条款、免责条款、争议解决管辖地等高风险条款重点审核，提出修改建议。

审核意见反馈与修订

责任主体：法务专员*、业务部门

操作内容：

（1）法务专员*出具《合同审核意见书》（见模板1），明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论，并逐条说明修改理由；

（2）业务部门根据审核意见修订合同草案，重大争议条款需与法务部门沟通达成一致；

（3）修订后合同需再次提交法务专员*复核，直至通过审核。

（三）内部审批阶段

分级审批流程确定

根据合同金额、类型及风险等级，明确审批权限（示例）：

低风险合同（如金额≤5万元的标准格式合同）：业务部门负责人*审批；

中风险合同（如5万元＜金额≤50万元或非标合同）：业务部门负责人+分管领导审批；

高风险合同（如金额＞50万元或涉及重大权益/义务的合同）：业务部门负责人+分管领导+总经理*审批。

审批意见签署

责任主体：各层级审批人

操作内容：

（1）业务部门将法务审核通过的合同草案及《合同审批表》（见模板2）提交至对应审批人；

（2）审批人从业务必要性、成本效益、合规性等角度签署审批意见，明确“同意”“补充说明后同意”或“不同意”；

（3）所有审批流程完成后，合同进入签署环节。

（四）合同签署与用印阶段

签署前最终核对

责任主体：法务专员、行政部用印专员

操作内容：

（1）核对合同文本与审批版本是否一致，关键条款（如金额、履行期限）有无修改；

（2）确认合作方授权委托手续是否完备（如授权委托书需载明代理权限、代理期限并由法定代表人签字盖章）；

（3）准备合同正本（一式X份，根据合作方及企业存档需求确定）及签署页。

合同签署与用印

责任主体：法定代表人/授权代表、行政部用印专员

操作内容：

（1）双方授权代表在合同签署页签字（企业方需由法定代表人或其授权代表签字，并加盖合同专用章）；

（2）行政部用印专员*核对签署人身份及审批手续后，加盖企业合同专用章（严禁使用公章或财务章代替）；

（3）签署完成后，将合同正本分发给合作方及企业相关部门（业务部门、法务部门、财务部门各留存1份，其余归档）。

（五）合同履行与归档阶段

履行过程跟踪

责任主体：业务部门、财务部门

操作内容：

（1）业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、质量验收、服务完成情况），填写《合同履行跟踪表》（见模板3），记录关键节点及异常情况；

（2）财务部门根据合同约定条款（如付款节点、结算方式）办理付款/收款手续，核对发票、验收单等凭证与合同一致性；

（3）履行过程中如需变更或解除合同，应按原审批流程重新审批，签订《合同变更/解除协议》（见模板4）。

合同归档管理

责任主体：法务部门、档案管理员*

操作内容：

（1）合同履行