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供应商信息管理库建设指南

一、适用场景与价值定位

供应商信息管理库是企业供应链管理的核心基础设施，适用于以下场景：

采购规范化管理：统一存储供应商基础信息、资质文件及合作记录，避免信息分散导致的管理混乱；

供应商全生命周期管控：从准入、评估到退出，实现供应商动态跟踪，优化供应商结构；

供应链风险预警：通过整合供应商资质、财务、绩效等数据，及时识别资质过期、履约异常等风险；

跨部门协同支持：为采购、财务、质量、法务等部门提供实时数据查询服务，提升协同效率。

建设供应商信息管理库的价值在于：降低采购成本、控制供应链风险、提升供应商质量、支撑战略采购决策，是企业实现供应链精细化管理的重要工具。

二、建设流程与实施步骤

（一）准备阶段：明确需求与规划

需求调研

组织采购、财务、质量、法务等部门召开研讨会，明确管理库的核心需求（如需存储的信息类型、权限管理规则、数据更新频率等）；

梳理现有供应商信息管理痛点（如信息重复录入、资质更新滞后、查询效率低等），形成《需求规格说明书》。

成立项目组

明确项目负责人（建议由采购部*经理担任），成员包括采购专员、IT支持、法务专员、质量专员等；

制定项目计划，明确各阶段任务、时间节点及责任人。

确定管理范围

定义供应商分类标准（如按物料类型分为原材料供应商、服务供应商；按合作层级分为战略供应商、普通供应商）；

界定信息录入范围（如基本信息、资质文件、财务信息、合作记录、绩效评估结果等）。

（二）实施阶段：搭建框架与数据填充

设计管理模板

基于需求调研结果，设计供应商信息管理库的核心表格（详见第三部分“核心模板与字段说明”）；

保证表格字段逻辑清晰、无冗余，例如“供应商基本信息表”需包含唯一标识字段（如供应商编码），避免重复。

数据收集与清洗

收集现有供应商资料（如营业执照、合作合同、过往绩效评估表等），通过人工或工具（如Excel函数、数据清洗软件）去重、补全错误信息；

对缺失关键信息（如统一社会信用代码、法定代表人）的供应商，要求限期补充，暂不录入管理库。

信息录入与校验

按照设计模板，将清洗后的数据录入管理库（初期可采用Excel或简易信息系统）；

设立校验机制：由采购专员录入后，由采购经理主管进行二次校验，保证信息准确无误（如统一社会信用代码格式、联系方式有效性等）。

权限配置

根据部门职责分配操作权限：

采购专员：可录入、修改供应商信息，发起资质更新提醒；

质量专员：可录入、查看供应商绩效评估结果；

法务专员：可、审核资质文件；

财务专员：可查看供应商财务信息（如付款记录）；

管理层：可查询全库信息，导出分析报表。

设置“修改留痕”功能，记录操作人、修改时间及修改内容，保证数据可追溯。

（三）上线与优化阶段：试运行与迭代

试运行与问题修复

选取10-20家核心供应商进行试运行，测试信息录入、查询、更新等功能；

收集试运行反馈（如操作复杂度、字段缺失问题），优化模板及操作流程。

正式上线与培训

组织全流程培训，内容包括管理库功能介绍、操作规范、权限说明等，保证相关人员熟练使用；

发布《供应商信息管理库使用手册》，供员工随时查阅。

定期评估与优化

每季度评估管理库使用效果（如数据更新及时率、查询响应速度、用户满意度）；

根据业务变化（如新增供应商类型、调整评估维度）动态优化模板及功能，保证管理库持续适配需求。

三、核心模板与字段说明

（一）供应商基本信息表

字段名称

字段说明

示例

供应商编码

系统自动的唯一标识（规则：GYS+年份+3位流水号，如GYS2023001）

GYS2023001

供应商全称

与营业执照一致的名称

科技有限公司

统一社会信用代码

18位社会信用代码A0567

供应商分类

按物料类型/合作层级分类（如“原材料-钢材”“服务-物流”）

原材料-钢材

注册地址

营业执照地址

北京市海淀区路1号

经营地址

实际经营地址（与注册地址不同时需填写）

北京市朝阳区路2号

法定代表人

营业执照载明的法定代表人

张*

联系人

日常对接人

李*

联系方式

联系人手机号（用*代替，如）

电子邮箱

工作邮箱（用代替，如lixx）

li*xx

成立日期

营业执照成立日期

2015-03-15

注册资本

人民币（万元）

1000

主营业务范围

营业执照登记的经营范围

钢材加工、销售

合作历史

合作起始时间、合作项目数量（如“2018年至今，合作项目5个”）

2018年至今，合作项目5个

当前合作状态

在合作/暂停合作/终止合作

在合作

（二）供应商资质文件表

字段名称

字段说明

示例

供应商编码

关联供应商基本信息表

GYS2023001

资质名称

资证文件名称（如营业执照、ISO9001认证、行业许可证）

营业执照

证书编号

资质证书编号（如营业执照统一社会信用代码）

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