会议管理会议议程设置与执行记录表.docVIP

适用场景

本工具适用于各类企业内部会议管理场景，包括但不限于：部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会、专项工作研讨会等。无论是常规性会议还是临时性会议，均可通过该模板规范议程设置、明确会议目标、实时记录执行过程，保证会议高效有序推进，同时为后续工作跟进提供可追溯依据。

操作步骤指引

一、会前准备：明确目标与议题

确定会议核心目标

会议发起人（如部门负责人经理）需明确本次会议需解决的核心问题，例如“确定Q3项目里程碑节点”“解决跨部门协作中的资源分配矛盾”等，避免目标模糊导致会议偏离方向。

收集与筛选议题

提前3-5天向参会人员（如主管、专员等）征集议题，要求每个议题明确“需讨论的具体问题”“预期达成的成果”。发起人根据目标重要性、紧急程度筛选议题，剔除与目标无关或可提前沟通解决的议题，保证议题聚焦。

排序与分配时间

按议题逻辑关系（如从宏观到微观、从问题到方案）或优先级排序，为每个议题分配合理时间（单个议题建议控制在15-30分钟），避免某议题超时导致后续内容仓促处理。总会议时长建议控制在1.5-2小时内，避免疲劳参会。

发布会议通知与议程

提前1-2天通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）发送会议通知，包含会议名称、时间、地点（或线上会议）、参会人员、议程表（含议题、负责人、预计时间）及会前准备要求（如提前阅读资料、准备数据），保证参会人提前熟悉内容。

二、会中执行：聚焦讨论与记录

开场与议程确认

主持人（如经理）准时开场，重申会议目标，简要说明议程安排，询问参会人员对议程是否有异议，无异议后按议程推进。

议题讨论与时间把控

每个议题由指定负责人（如项目组长）引导讨论，主持人需严格控制时间，若讨论偏离主题及时提醒，若遇分歧无法当场解决，记录关键分歧点并约定后续沟通方式，避免陷入无休止争论。

实时记录关键信息

记录人（如助理）需同步记录以下内容：

议题讨论要点：不同参会人员的核心观点、建议；

决议事项：明确结论（如“同意采用方案A”“暂缓执行某计划”）；

待办事项：具体任务内容、负责人（如专员）、完成时限（如“2024年8月15日前提交报告”）；

其他重要信息：未解决问题需跟进的事项、下次会议议题预提等。

三、会后整理：归档与跟进

整理会议记录

会后24小时内，记录人根据会议记录整理成《会议议程设置与执行记录表》，包含会议基本信息、各议题的实际讨论情况、决议事项、待办事项（明确负责人和截止时间），经主持人（经理）审核后定稿。

分发与同步

将定稿记录表通过邮件或企业通讯工具发送给所有参会人员及相关方，并抄送存档部门（如行政部），保证信息同步。

跟踪待办事项

会议发起人或指定专人（如主管）在截止日期前2天提醒负责人，待办事项完成后及时更新记录表中的“完成状态”（如“已完成”“进行中”“延期”），形成闭环管理。

会议议程设置与执行记录表

会议基本信息

会议名称

例：部门Q3项目推进会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

会议室A/线上会议（企业）

主持人

经理

记录人

助理

参会人员

主管、专员、项目组长、代表（共X人）

缺席人员及原因

（如有）员工：因出差未能参会

议程设置与执行记录

议题序号

议题内容

————–

—————————-

1

Q3项目里程碑节点确认

2

跨部门协作资源分配方案

3

下周部门例会议题预提

使用须知

议程设置原则

议题数量建议控制在3-5个，避免过多导致讨论不深入；

每个议题需明确“负责人”，保证讨论有引导、有结果；

预留10-15分钟缓冲时间，用于总结或临时议题讨论。

记录规范

讨论要点需客观记录，避免主观评价，重点突出“不同观点”“共识点”“分歧点”；

待办事项必须包含“任务内容、负责人、截止时间”三要素，避免模糊表述（如“尽快完成”“跟进一下”）。

会议纪律要求

参会人员需提前5分钟入场，关闭手机静音或调至震动模式；

严禁无关话题占用会议时间，主持人有权打断偏离主题的讨论；

线上会议需开启摄像头，保证沟通效率。

工具优化建议

对于周期性会议（如部门例会），可固定模板格式，仅更新议题和待办事项；

复杂会议可增加“附件”栏，相关资料（如项目计划表、数据报表），方便参会人随时查阅。