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标准化会议服务合同样本

引言

本合同样本旨在为会议活动的委托方（以下简称“甲方”）与服务提供方（以下简称“乙方”）之间建立清晰、规范的合作关系提供框架。它涵盖了会议服务合作中常见的关键要素，旨在明确双方权利与义务，保障合作顺利进行，减少潜在纠纷。请注意，本样本为通用模板，具体合作时，双方应根据实际情况进行调整、补充和细化，并在必要时咨询法律专业人士的意见。

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会议服务合同

合同编号：`[请自行填写]`

甲方（委托方/主办方）：

名称：`[甲方公司/机构全称]`

地址：`[甲方注册地址或实际办公地址]`

联系人：`[甲方联系人姓名]`

联系电话：`[甲方联系人电话]`

电子邮箱：`[甲方联系人邮箱]`

乙方（服务提供方）：

名称：`[乙方公司/机构全称]`

地址：`[乙方注册地址或实际办公地址]`

联系人：`[乙方项目负责人姓名]`

联系电话：`[乙方项目负责人电话]`

电子邮箱：`[乙方项目负责人邮箱]`

一、合作背景与服务内容

1.1合作背景

甲方拟于特定时间举办“`[会议全称]`”（以下简称“本次会议”），乙方具备提供会议相关服务的专业能力与资源。甲方委托乙方为本次会议提供约定的服务，乙方同意接受委托。

1.2服务内容

乙方同意根据本合同约定及甲方确认的需求，为本次会议提供以下服务（具体服务项目及要求以双方确认的附件《会议服务需求清单》及后续书面确认文件为准）：

1.会议策划与筹备服务：

*协助甲方进行会议主题、议程的细化与完善；

*提供会议整体预算的初步建议与成本控制方案；

*负责会议场地的踏勘、推荐、预订及合同签订（如甲方授权）；

*协助或负责会议相关供应商（如搭建商、设备租赁商、礼品供应商等）的筛选、协调与管理。

2.场地与设施服务：

*确保会议场地（包括主会场、分会场、签到区、茶歇区等）的按时交付与布置；

*提供或协调会议所需的基础设备，如音响、灯光、投影、LED屏、同传设备等，并确保其正常运行；

*负责会议期间场地的清洁、安保及秩序维护协调。

3.物料设计与制作服务（如涉及）：

*协助或负责会议相关物料的设计，如会议手册、议程表、名牌、背景板、指示牌等；

*根据甲方确认的设计稿，负责物料的制作、印刷与现场摆放。

4.人员服务：

*提供会议所需的专业服务人员，如项目经理、签到人员、会场引导员、主持人、翻译、礼仪、摄影摄像人员等，并进行专业培训；

*确保所有服务人员按时到岗，着装规范，服务专业。

5.餐饮与住宿安排（如涉及）：

*根据甲方要求，提供会议期间的餐饮服务方案（如茶歇、自助午餐/晚餐、宴会等），并负责组织实施，确保餐饮品质与安全；

*如涉及参会人员住宿，协助进行酒店预订、房间分配及协调等事宜。

6.交通与接待服务（如涉及）：

*协助制定参会人员（特别是重要嘉宾）的交通接送方案并组织实施；

*负责重要嘉宾的联络、接待与行程安排协调。

7.嘉宾邀请与管理（如涉及）：

*根据甲方提供的嘉宾名单，协助进行邀请、联络及信息反馈工作；

*负责嘉宾的信息登记、行程确认及现场接待。

8.会议现场执行与协调：

*负责会议全程的现场总协调与管理，确保各项流程按计划顺利进行；

*及时处理会议期间出现的各类突发状况，并向甲方汇报。

9.会后总结与资料整理：

*会议结束后，按甲方要求提交会议总结报告、参会人员名单、费用结算明细等；

*整理会议过程中的音视频资料、照片等，并按约定交付甲方。

二、会议基本信息

1.会议名称：`[会议全称]`

2.会议日期：`[YYYY年MM月DD日]`至`[YYYY年MM月DD日]`（如有多日）

3.会议地点：`[城市名称]``[具体场馆/酒店名称及地址]`

4.预计参会人数：`[数字]`人（具体以实际为准）

5.会议主要议题/议程概要：`[简要描述]`（详细议程可作为附件）

三、服务费用及支付方式

1.合同总金额：人民币`[具体金额]`元（大写：人民币`[中文大写金额]`整）。此金额为乙方提供本合同约定服务的总费用，除本合同另有约定外，甲方无需再向乙方支付其他任何费用。

2.费用明细：具体费用构成详见本合同附件一《会议服务费用预算明细表》。该明细表经双方确认后，为本合同不可分割的一部分。

3.支付方式：

*预付款：本合同签订后`[数字]`个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的`[百分比]%`作为预付款，即人民币`[具体金额]`元（大写：人民币`[中文大写金额]`整）。

*中期款（如适用）：在`[约定条件，例如：会议场地确认且合同签订