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采购管理流程及标准化文档

一、适用范围与应用场景

企业日常生产运营所需物料、设备采购；

办公用品、服务类（如咨询、维护）等非生产性采购；

新项目启动专项采购；

达到企业规定的采购金额标准（如单笔≥5000元）的采购活动。

通过标准化流程，可统一采购行为，降低采购成本，防范合规风险，提升跨部门协作效率。

二、采购管理全流程操作指引

（一）采购需求发起与提报

责任部门/人：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、需求申请人*

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需要、项目进度），填写《采购申请表》，明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准；

需求数量、预计到货日期、预算金额（含单价、总价）；

采购用途（如“生产A原料”“办公设备替换”“项目X实施”）；

特殊要求（如供应商资质、交货地点、验收标准）。

需求部门负责人*审核《采购申请表》，确认需求合理性与预算匹配性，签字后提交至采购部。

输出成果：《采购申请表》（需部门负责人*签字确认）。

（二）采购需求审批

责任部门/人：采购部、财务部、分管副总/总经理*

操作内容：

采购部接收《采购申请表》后，审核：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

预算金额是否符合企业采购权限规定（如：5000-20000元由采购部经理审批；20000-50000元由分管副总审批；≥50000元由总经理*审批）；

是否存在重复采购或可替代方案（如现有库存是否充足、是否有更优性价比方案）。

财务部审核预算准确性，确认资金来源与预算额度匹配，签字反馈。

采购部将审核通过的《采购申请表》按权限逐级报批，最终审批人*签字确认后，采购流程进入下一环节。

输出成果：审批完成的《采购申请表》（含各环节审批意见）。

（三）供应商选择与管理

责任部门/人：采购部、需求部门、质检部（如需）

操作内容：

供应商寻源：

采购部根据采购需求，通过企业合格供应商名录、公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）等方式筛选潜在供应商；

对新供应商，需收集其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可）、过往合作案例等，填写《供应商资质审核表》。

供应商评估：

组织需求部门、质检部（如涉及质量）对供应商进行综合评估，评估维度包括：价格竞争力、产品质量、供货周期、售后服务、企业信誉等；

填写《供应商评估表》，确定候选供应商名单。

确定供应商：

根据评估结果及采购金额，按权限确定最终供应商（如常规采购可由采购部经理确定；重大采购需报分管副总审批）。

供应商档案管理：

建立供应商档案，记录供应商基本信息、资质文件、合作历史、评估结果等，定期更新（每年度复核一次）。

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商评估表》《合格供应商名录》。

（四）采购合同签订

责任部门/人：采购部、法务部（如需）、分管副总/总经理*

操作内容：

采购部与供应商洽谈采购细节（价格、交货期、付款方式、违约责任等），拟定《采购合同》；

法务部（或指定法务人员*）审核合同条款，保证合规性、严谨性（如避免模糊表述、明确争议解决方式）；

采购部将审核通过后的合同按权限报批（如金额≥20000元需分管副总签字，≥50000元需总经理签字）；

双方签字盖章（企业公章、合同专用章），合同生效。

输出成果：生效的《采购合同》（一式两份，企业与供应商各执一份）。

（五）订单下达与执行跟踪

责任部门/人：采购部、供应商

操作内容：

采购部根据审批通过的《采购申请表》和《采购合同》，填写《采购订单》，明确订单号、物品名称、规格、数量、单价、交货日期、交货地点、付款方式等信息，经采购部经理*签字后发给供应商；

供应商确认订单后，按合同约定备货、发货；

采购部跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通（如每3天跟踪一次），保证按时交货；若遇延期风险，及时协调处理（如调整交期、更换供应商），并报备分管领导*。

输出成果：《采购订单》《订单跟踪记录表》。

（六）货物/服务验收

责任部门/人：需求部门、质检部（如需）、采购部

操作内容：

供应商按约定交货后，需求部门与采购部共同到场验收：

数量验收：核对实际到货数量与订单数量是否一致；

质量验收：根据采购合同约定的质量标准（如样品、技术参数），由需求部门或质检部进行检验，出具《质量验收报告》；

外观/服务验收：检查货物包装是否完好、服务是否符合约定要求（如培训、安装等）。

验收合格：需求部门在《验收单》上签字确认，采购部留存归档；

验收不合格：需求部门填写《不合格品处理单》，注明不合格原因（如规格不符、质量缺陷），采购部及时与供应商沟通处理方案（如退货、换货、折扣），并跟踪处理结果。

输出成果：《验收单》（需需求部门验收人*签字）、《质量验收报告》（如需）、《不合格品处理单》（如需）。

（七）付款结算

责任部门/人：财务部、采