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合同管理信息全面核对模板集

一、适用场景说明

新签合同审核：在合同签署前，对合同条款、主体信息、附件内容等进行系统性核对，保证合规性与准确性。

合同续签与变更审核：对即将到期需续签的合同，或已生效需变更的合同，重点核对变更条款与原合同的一致性、履行情况等。

年度/专项审计支持：配合内部审计或外部监管机构检查时，对合同台账、关键条款履行记录、审批流程等进行全面梳理与核对。

合同纠纷前置核查：在发生合同争议或潜在风险时，快速核对合同约定与实际履约差异，明确责任归属。

历史合同合规性复查：对过往签订的合同进行定期抽查，重点核查主体资质、条款有效性、审批完整性等，防范历史遗留风险。

二、核对操作流程详解

步骤1：准备阶段——明确核对范围与依据

收集合同文件：获取待核对合同的最终生效版本（含附件、补充协议、变更函等），保证文件完整无遗漏。

明确核对标准：依据《_________民法典》《公司法》等法律法规，结合企业内部《合同管理办法》《采购管理制度》等规定，制定核对清单。

组建核对小组：至少包含合同经办人*、法务专员、业务部门负责人，重大合同需邀请财务、审计人员参与。

步骤2：主体信息核对——保证签约方资质合规

合同相对方基本信息：核对名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式等是否与营业执照、授权委托书一致，避免“假章”“假主体”风险。

授权代表信息：若签约人为授权代表，需核对授权委托书是否在有效期内，授权范围是否涵盖合同内容，签字笔迹与预留印鉴是否匹配。

特殊主体资质：若涉及特殊行业（如建筑、医疗、食品等），需核查对方是否具备相应行业许可证（如资质证书、经营许可证等），且在有效期内。

步骤3：核心条款核对——锁定关键内容无遗漏

标的条款：核对合同标的名称、规格、型号、数量、质量标准等是否与业务需求一致，避免“标的物模糊”“数量不符”等问题。

金额与支付条款：核对合同总金额、计价方式（单价/总价）、税费承担方、付款条件（如预付款比例、节点、账期）、支付方式（银行转账/承兑汇票等）是否准确，与报价单、订单一致。

履行期限与地点：核对合同履行起始/截止时间、履行地点（如交货地点、服务提供地）是否明确，避免“履行时间冲突”“管辖约定不明”。

权利义务条款：核对双方主要权利义务（如交付义务、验收标准、售后服务、保密义务等）是否对等，条款表述是否无歧义。

违约责任条款：核对违约情形、违约金计算方式、赔偿范围、解除权条件等是否合法合规，且与企业风险承受能力匹配。

争议解决条款：核对争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否明确，是否符合“或裁或审”原则。

步骤4：附件文件核对——保证支撑材料完整有效

核对附件清单：检查合同中列明的附件（如技术协议、技术参数表、资质文件、审批单、会议纪要等）是否齐全，附件编号与引用是否一致。

核对附件内容：逐份检查附件内容与合同条款是否矛盾（如技术参数与质量标准不一致），附件是否为最新版本（如对方资质证书已过期需及时更新）。

步骤5：审批流程核对——保证内部程序合规

核对审批节点：检查合同是否经过企业内部规定的审批流程（如业务部门初审→法务审核→财务审核→总经理审批→董事会审议（如需）），审批环节是否完整。

核对审批意见：检查各审批环节的审批意见是否明确（如“同意”“需修改条款”），修改后的条款是否经重新确认，审批签字/盖章是否齐全有效。

步骤6：差异处理与记录——形成闭环管理

标记差异项：对核对中发觉的不一致、不合规、不明确等问题，在《合同核对差异表》中详细记录（差异内容、位置、风险等级、建议处理措施）。

沟通确认：与合同经办人*、对方对接人沟通差异项，明确修改方案（如补充条款、更新附件、调整审批流程等），并形成书面确认记录。

修订与复核：根据确认方案修订合同后，重新进行核对，直至所有差异项整改完毕。

步骤7：核对报告与归档

编制《合同信息核对报告》：汇总核对过程、结果、差异项及处理情况，明确结论（如“通过核对，合同信息准确合规”“需问题整改后再次核对”）。

签字确认：核对小组成员（经办人*、法务、业务负责人等）在报告上签字，保证责任可追溯。

归档管理：将核对报告、差异表、修订后的合同文件等整理归档，保存期限不少于合同履行期后5年。

三、核心核对表单模板

表1：合同主体信息核对表

核对项目

标准内容（示例）

实际内容

是否一致

差异说明及处理结果

合同相对方全称

与营业执照名称完全一致

统一社会信用代码

18位编码，与营业执照一致

法定代表人

与营业执照登记信息一致

授权代表人

需提供授权委托书，明确授权范围

授权委托书编号及有效期

委托书编号唯一，在合同签署期内有效

资质证书类型及编号

如建筑业企业资质等级证书，编号与官网一致

签约主体与实际履约主体

需一致，如不一致需提供关联关系证明

表2