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采购申请及审批标准化流程工具模板

一、适用场景说明

本标准化流程适用于企业内部各类采购需求场景，包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备（电脑、打印机等）；

生产/运营物料采购：如原材料、零部件、包装材料等；

服务类采购：如设备维修、咨询服务、技术支持等；

低值易耗品批量采购：如劳保用品、清洁用品等；

其他非固定资产类采购：单次采购金额在[企业设定标准，如5000元]以上或[特殊品类]需严格按流程执行，保证采购合规、高效。

二、标准化操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与申请单填写

操作主体：采购需求部门申请人（如行政专员、生产计划员等）；

操作内容：

申请人明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算依据；

登录企业采购管理系统或填写《采购申请单》（模板见第三部分），保证信息完整、准确，无遗漏项；

附件：如技术参数、历史采购记录、比价报价单（金额较大时需提供至少3家供应商报价）、需求部门负责人签字的《采购需求确认单》。

输出结果：提交完整的《采购申请单》及相关附件至部门负责人审核。

步骤2：部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如行政部经理、生产部经理）；

操作内容：

核查采购需求的合理性：是否符合部门工作计划、是否必要、是否存在替代方案（如内部调配）；

审核预算匹配度：预估总价是否在部门年度/月度预算额度内，超预算需说明理由并附专项预算申请；

确认采购紧急程度：标注“普通”或“紧急”（紧急采购需注明原因，如生产停机风险）。

输出结果：审核通过后签字，将申请单流转至财务部门；审核不通过需退回申请人并注明修改意见。

步骤3：财务部门预算与合规性审核

操作主体：财务部专员/主管；

操作内容：

预算审核：检查申请金额是否与财务系统预算科目匹配，是否有足够预算额度；

合规性审核：确认采购品类是否符合企业《采购目录管理办法》，是否涉及需招标/集中采购的特殊品类；

价格合理性核查：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否合理，异常波动需要求申请人补充说明。

输出结果：审核通过后签字，流转至对应审批权限领导；审核不通过需注明原因（如“超预算”“无对应预算科目”），退回需求部门。

步骤4：分级审批决策

操作主体：根据采购金额/品类划分审批权限（以下为示例，企业需根据自身规模调整）：

小额采购（≤5000元）：需求部门负责人+财务部审核通过后，由分管副总审批；

中额采购（5000元-5万元）：需部门负责人+财务部+分管副总审批后，由总经理审批；

大额采购（＞5万元）：需部门负责人+财务部+分管副总+总经理审批，必要时提交总经理办公会审议。

操作内容：

审批领导重点核查采购必要性、预算合规性、性价比及对企业运营的影响，审批需在[1-3个工作日]内完成（紧急采购可加急）。

输出结果：审批通过后，申请单流转至采购部；审批不通过需书面/系统反馈退回原因。

步骤5：采购部执行与跟进

操作主体：采购部专员；

操作内容：

接收审批通过的《采购申请单》，确认采购需求细节，优先选择合格供应商名录内供应商；

履行采购方式：小额采购可询价比价后直接采购，中额/大额采购需执行比价、招标或竞争性谈判流程；

签订采购合同/订单：明确交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务（如有）审核；

跟进交付进度：保证供应商按时按质交付，异常情况（如延迟、质量问题）及时反馈给需求部门及审批领导。

输出结果：采购订单/合同、供应商送货单、验收单等材料归档。

步骤6：验收与付款

操作主体：需求部门验收人+采购部+财务部；

操作内容：

货物验收：需求部门根据采购订单核对物品名称、规格、数量、质量，填写《采购验收单》，双方签字确认；

服务验收：需求部门按服务标准验收服务成果，出具《服务验收报告》；

付款申请：采购部凭《采购申请单》《采购订单》《验收单》《发票》（或合规收据）提交财务部付款申请；

财务付款：财务部审核单据无误后，按合同约定支付款项，完成采购闭环。

输出结果：全套采购资料（申请单、订单、验收单、发票、合同等）整理归档，保存期限不少于[3-5年]。

三、采购申请单模板示例

采购申请单

编号：CG–X

申请日期

年月日

基本信息

申请人

*某某

联系方式

*-X

采购明细

序号

物品/服务名称

1

A4打印纸

2

笔记本电脑

预算信息

预算科目：行政办公费-办公物资

审批流程

部门负责人审核

财务审核

签字：*某某

签字：*某某

日期：

日期：

其他说明

附件：1.历史采购记录截图；2.供应商报价单（3家）

备注

如需加急采购，请注明原因：______________________

四、关键注意事项提醒

信息真实性与完整性：申请人需保证申请单填写信息真实、准确，物品名称、规格、数量等关键信息不得模糊或遗漏，避免导致采购