供应链管理中的采购申请与审批模板.docVIP

适用情境与需求背景

在供应链管理中，采购申请与审批是连接需求部门与采购执行的核心环节，旨在规范采购流程、控制成本、保证资源合理配置。本模板适用于企业日常运营物资采购（如办公用品、生产辅料）、项目专项采购（如设备、原材料）、紧急补货采购等多种场景，通过标准化流程避免重复采购、超预算采购等问题，同时保证采购需求与业务目标一致。

全流程操作指南

一、采购需求发起与申请

需求确认

申请人（需求部门经办人*）需明确采购物品的名称、规格型号、数量、质量标准、到货时间等具体要求，保证采购需求符合部门工作计划或项目进度。

对于重复性采购（如日常办公用品），需核对历史采购记录，避免冗余申请；对于新物料或设备，需提供技术参数说明或样品需求。

填写申请表

申请人通过企业采购管理系统或纸质版《采购申请表》，完整填写以下信息：

基本信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期、采购类别（如生产物料、办公用品、固定资产等）；

物品详情：名称、规格型号、单位、数量、预估单价（参考历史采购价或市场行情）、总价；

采购原因：简要说明用途（如“生产A项目需原料”“办公室月度耗材补充”）；

附件清单：如技术图纸、比价记录（3家及以上供应商报价单）、项目审批文件（如为项目采购）。

内部初审

申请部门负责人*对采购需求的必要性、数量合理性、预算匹配性进行审核，确认无误后在申请表上签字，并提交至采购部门。

二、采购部门审核与需求确认

需求合规性检查

采购专员*收到申请后，重点审核：

采购类别是否符合企业采购目录（如是否属于集中采购范围）；

规格型号、数量是否清晰，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）；

附件是否齐全（如技术参数、比价单，单价超5000元需提供至少3家供应商报价）。

市场调研与供应商匹配

对于常规采购，采购专员通过历史供应商库或询价平台获取最新报价；对于新物料或复杂设备，需联系潜在供应商获取技术方案及报价，保证性价比最优。

审核预估单价合理性，若实际报价与预估差异超10%，需反馈给申请人调整预算或重新说明原因。

审核反馈

审核通过后，采购专员将申请表流转至下一审批环节；若需补充材料或调整需求，需在1个工作日内反馈给申请人，明确修改意见。

三、预算与财务审批

预算核对

财务专员*通过企业预算系统核对采购申请是否在部门年度/季度预算范围内，重点检查：

预算科目是否匹配（如“生产物料采购”不得占用“行政办公”预算）；

单笔采购金额是否超授权审批额度（如单笔超5万元需部门总监审批，超20万元需分管副总审批）。

资金可行性评估

若预算不足，需申请人说明资金来源（如追加预算、项目调剂等），并附相关审批文件；若涉及大额资金（如超50万元），财务部门需评估企业现金流状况，提出资金使用建议。

财务审批

预算充足且符合财务制度，财务经理*在申请表上签字确认；若不符合要求，注明驳回原因并退回采购部门。

四、最终审批与采购执行

分级审批

根据采购金额及重要性，按以下流程审批：

金额≤5000元：采购专员审核→部门负责人*审批；

5000元＜金额≤5万元：采购专员审核→采购部门经理→财务经理→部门负责人*；

金额＞5万元：在上述基础上增加分管副总审批，超20万元需总经理最终审批。

审批结果反馈

所有审批环节完成后，采购专员将审批通过的申请表反馈给申请人，并同步启动采购流程；若任一环节驳回，需及时告知申请人原因及修改建议。

采购执行与跟踪

采购专员根据审批结果，向选定供应商下达采购订单，明确交货时间、质量标准、付款方式等条款；

跟踪订单履约情况，协调供应商按时交货，并通知申请人验收。

五、验收与归档

物品验收

申请人及需求部门指定人员*收到物品后，对照采购订单核对数量、规格、质量，确认无误后在《验收单》上签字；若存在质量问题，需在3个工作日内反馈给采购部门，协调退换货。

资料归档

采购专员将采购申请表、审批记录、采购订单、验收单、发票复印件（需隐去敏感信息）等资料整理归档，保存期限不少于3年，保证采购流程可追溯。

采购申请表单模板

字段名称

填写说明

示例

申请部门

需求所属部门全称

生产部

申请人*

需求部门经办人姓名（用*代替）

张*

联系方式

申请人办公电话或企业内部邮箱

申请日期

提交申请的年月日

2023-10-08

采购类别

按企业分类填写（如生产物料、办公用品、固定资产等）

生产物料

物品名称

采购物品全称（需准确，避免简称）

不锈钢A4原料

规格型号

详细技术参数（如尺寸、材质、型号等）

厚度2mm，国标304

单位

物品计量单位

吨

数量

采购数量（需为阿拉伯数字，不得涂改）

5

预估单价（元）

参考历史或市场行情填写，保留两位小数

8500.00

总价（元）

数量×预估单价（系统自动计算或手工填写）

42500.00

采购原因

简明说明用途（如“