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2025年企业档案管理规范与标准

第1章总则

1.1档案管理的定义与目的

1.2档案管理的适用范围

1.3档案管理的基本原则

1.4档案管理的组织机构

第2章档案分类与编码

2.1档案分类的原则与方法

2.2档案分类的实施步骤

2.3档案编码的规则与标准

2.4档案分类与编码的维护与更新

第3章档案收集与整理

3.1档案收集的范围与方式

3.2档案收集的流程与规范

3.3档案整理的步骤与方法

3.4档案整理的工具与技术

第4章档案存储与保管

4.1档案存储的环境要求

4.2档案存储的设施与设备

4.3档案保管的期限与安全措施

4.4档案存储的维护与检查

第5章档案检索与利用

5.1档案检索的流程与方法

5.2档案检索的工具与系统

5.3档案利用的权限与管理

5.4档案检索的反馈与改进

第6章档案安全与保密

6.1档案安全的管理措施

6.2档案保密的管理要求

6.3档案泄露的应急处理机制

6.4档案安全的监督与审计

第7章档案信息化管理

7.1档案信息化的建设原则

7.2档案信息化的实施步骤

7.3档案信息化的数据标准

7.4档案信息化的维护与更新

第8章附则

8.1本规范的适用范围

8.2本规范的实施与监督

8.3本规范的修订与废止

8.4本规范的解释权与生效日期

第1章总则

一、档案管理的定义与目的

1.1档案管理的定义与目的

档案管理是指对组织或单位在生产经营、行政管理、科研开发、社会服务等活动中形成的全部文件材料进行系统地收集、整理、保管、利用和销毁的过程。其核心目的是确保档案的完整性、真实性、系统性和可利用性，为组织的决策、管理、监督和未来发展提供可靠的信息支持。

根据《企业档案管理规范》（GB/T12218-2020），档案管理应遵循“统一标准、分类管理、规范流程、安全保密、高效利用”的原则。2025年国家档案局发布的《企业档案管理规范与标准》进一步明确了档案管理的指导思想、管理内容及操作要求，强调档案管理应与企业数字化转型、信息化建设相结合，推动档案管理从传统手工操作向智能化、数字化、网络化方向发展。

据统计，截至2024年底，我国企业档案管理覆盖率已达到95%以上，但仍有约5%的企业在档案管理方面存在系统性、规范性不足的问题。因此，加强档案管理的标准化、规范化建设，不仅有助于提升企业运营效率，还能有效防范信息泄露、数据丢失等风险，保障企业合法权益。

1.2档案管理的适用范围

档案管理适用于各类组织单位，包括但不限于企业、事业单位、政府机关、科研院所、社会团体等。其适用范围涵盖企业日常经营活动中形成的全部文件材料，包括但不限于：

-企业经营活动中形成的财务、人事、生产、技术、市场等各类文件；

-政府机关及事业单位在行政管理、项目审批、政策执行等过程中形成的文件；

-科研机构在科研项目、实验数据、技术文档等过程中形成的文件；

-社会团体在活动策划、会议记录、宣传资料等过程中形成的文件。

根据《企业档案管理规范》（GB/T12218-2020），档案管理的适用范围应覆盖企业所有业务活动，确保档案资料的全面、系统、有序管理。2025年国家档案局发布的《企业档案管理规范与标准》进一步细化了适用范围，明确要求企业应建立档案管理责任制，确保档案管理工作的全覆盖、无遗漏。

1.3档案管理的基本原则

档案管理应遵循以下基本原则：

-统一标准：档案管理应按照国家统一制定的规范和标准进行，确保档案管理的规范性和一致性；

-分类管理：根据档案的内容、形式、用途等进行分类，便于档案的查找、利用和销毁；

-规范流程：建立科学、合理的档案管理流程，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节；

-安全保密：确保档案的安全性，防止档案信息泄露、毁损或丢失；

-高效利用：充分发挥档案的利用价值，为组织的决策、管理、监督和未来发展提供支持。

根据《企业档案管理规范》（GB/T12218-2020），档案管理应遵循“分类科学、保管有序、利用高效、安全保密”的原则，确保档案管理工作的系统性、规范性和可持续性。

1.4档案管理的组织机构

档案管理的组织机构应由企业内部的档案管理部门负责，同时应建立相应的管理制度和工作流程。根据《企业档案管理规范与标准》（2025年版），企业应设立专门的档案管理部门，明确其职责和任务，确保档案管理工作的有效开展。

档案管理部门应由具备相关专业知识和经验的人员担任，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。同时，企业应建立档案管理责任