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合同信息管理及风险评估手册

前言

本手册旨在规范企业合同全生命周期管理流程，明确各环节操作要点与风险防控要求，帮助法务、商务、财务等岗位人员系统化开展合同管理工作，有效防范合同签订及履行过程中的法律风险、商业风险，保障企业合法权益。手册内容涵盖合同管理全流程操作、风险评估方法、实用工具模板及关键注意事项，适用于企业各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的管理场景，相关岗位人员需严格遵照执行。

一、适用范围与应用场景

（一）适用主体

企业法务部门、商务部门、财务部门、业务部门及相关岗位人员（包括合同起草人、审核人、签约人、履行跟踪人等）。

（二）适用合同类型

本手册适用于企业经营管理中各类民商事合同，主要包括但不限于：

采购类合同（原材料采购、设备采购、服务采购等）；

销售类合同（产品销售、服务提供、定制开发等）；

合作类合同（战略合作、联合研发、委托加工等）；

劳动人事类合同（劳动合同、保密协议、竞业限制协议等）；

其他重要合同（租赁合同、借款合同、知识产权合同等）。

（三）核心应用场景

合同签订前：主体资格审查、条款合规性审核、风险评估；

合同履行中：进度跟踪、变更管理、异常情况处理；

合同终止后：归档管理、纠纷复盘、数据统计分析。

二、合同全生命周期管理流程

（一）合同准备与立项

操作目标：明确合同需求，保证立项依据充分，规避“无需求签约”“超需求签约”风险。

操作步骤：

需求发起：业务部门根据经营目标填写《合同立项申请表》（模板见附件1），明确合同目的、合作方初步意向、预算金额、履行周期等核心信息，部门负责人签字确认。

预算审核：财务部门对立项申请中的预算金额进行合规性、合理性审核，重点核查预算是否在年度预算范围内，超预算部分需履行额外审批流程。

立项审批：分管领导召开立项评审会（必要时邀请法务部门参与），评估合同必要性与可行性，审批通过后正式启动合同起草工作。

责任部门：业务部门（发起）、财务部门（预算审核）、分管领导（审批）。

（二）合同起草与内部审核

操作目标：保证合同条款清晰、合法、完整，覆盖核心商业诉求与风险防控点。

操作步骤：

模板选择：优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），无模板时由法务部门起草或指导业务部门起草。

条款填充：根据立项信息填写合同主体、标的、数量、价格、履行方式、违约责任等核心条款，保证与合作方前期沟通内容一致，避免“口头约定替代书面条款”。

内部审核：

业务部门初审：审核合同内容是否符合业务需求，技术参数、交付标准等是否准确；

财务部门复审：审核付款方式、税务条款、发票要求等是否符合财务制度，避免“预付款比例过高”“发票类型错误”等风险；

法务部门终审：审核合同合法性、合规性，重点排查主体资格、条款效力、争议解决、知识产权等法律风险（审核要点见“三、合同风险评估”）。

责任部门：业务部门（起草）、财务部门（复审）、法务部门（终审）。

（三）合同评审与修订

操作目标：通过多部门协同评审，消除合同漏洞，保证条款权责对等。

操作步骤：

召开评审会：法务部门牵头组织业务、财务、技术等部门召开合同评审会，逐条说明合同条款，各部门针对审核意见提出修改建议。

修订确认：业务部门根据评审意见修订合同，重大条款变更（如价格调整、履行期限延长）需重新履行立项审批流程；修订后合同经各部门确认无误，形成《合同评审记录表》（模板见附件2）。

合作方确认：将最终版合同文本发送合作方确认，保证双方对条款无异议（保留沟通记录，如邮件、函件等）。

责任部门：法务部门（组织）、业务/财务/技术等部门（参与）、业务部门（与合作方沟通）。

（四）合同签订与用印

操作目标：规范签约流程，保证合同签订主体合法、形式合规。

操作步骤：

主体资格复核：签订前再次核对合作方营业执照、法定代表人身份证明（或授权委托书）、资质证书（如行业许可证、ISO认证等），保证签约人有权代表合作方签署合同（可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业最新状态）。

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、评审记录、合作方主体资格材料，经法务部门审核、分管领导审批后，到行政部门加盖企业公章或合同专用章（严禁“空白合同用印”“未经审批用印”）。

文本交付：签订完成后，将合同正本至少一式两份（或按合作方要求份数）交付合作方，同时留存一份正本+复印件/扫描件归档，并做好《合同签订台账》登记。

责任部门：业务部门（申请）、法务部门（审核）、行政部门（用印）、档案管理部门（归档）。

（五）合同履行与跟踪

操作目标：实时监控合同履行进度，及时发觉并处理履约异常，避免“履约失控”。

操作步骤：

履行计划制定：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划表》（模板见附件3），明确各阶段节点（如交付时间、验收时间、付款节