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文件归档与存储标准化管理模板

一、适用范围与典型应用场景

年度文件整理归档：如年度工作报告、财务凭证、项目总结等需长期保存的文件；

项目文件闭环管理：从项目立项到验收全过程中形成的合同、方案、会议纪要、验收报告等；

跨部门文件交接：部门调整、人员变动时需移交的部门文件、业务档案等；

合规性文件留存：如审计报告、资质证书、法律法规要求保存的规范性文件等；

历史档案数字化管理：对传统纸质档案进行分类、编码、数字化存储时的标准化流程指引。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确归档范围与规则

确定归档责任主体：指定部门（如行政部、档案室）或专人（如档案管理员*）作为归档工作的牵头人，明确各部门需配合的职责（如业务部门负责提供本部门文件）。

制定分类与编码规则：

分类规则：按文件性质分为“管理类”（如制度、通知）、“业务类”（如合同、项目文件）、“财务类”（如凭证、报表）、“人事类”（如合同、考核记录）等一级类目；一级类目下可按部门、年份、项目等细分二级/三级类目（例：“业务类-市场部-2024年-项目A”）。

编码规则：采用“一级类目代码-二级类目代码-年份-流水号”格式（例：“YW-SCB-2024-001”，其中“YW”为业务类代码，“SCB”为市场部拼音首字母）。

准备存储介质：根据文件类型选择存储方式——纸质文件需准备档案盒、标签、防潮柜；电子文件需搭建专用服务器（或云存储平台），并保证存储空间充足、权限可控。

（二）文件收集与初步整理

收集范围确认：根据归档范围清单（含必归文件类型、可选文件类型），由各部门在规定时限内（如每季度末、每年12月）提交文件，提交时需填写《文件移交清单》（见模板1）。

文件初筛与核对：档案管理员*对收集的文件进行完整性检查（如是否有缺页、漏签）、有效性检查（如是否为最终版本、审批手续是否齐全），剔除重复文件、无效文件（如草稿、临时通知）。

文件预处理：

纸质文件：对折角、破损的文件进行压平、修补，去除金属夹子，使用中性笔在文件右上角标注临时编号（便于后续编码）；

电子文件：检查文件格式（建议统一为PDF、DOCX、XLS等通用格式），重命名文件（格式：“编码-题名”，例：“YW-SCB-2024-001-项目A合作协议”）。

（三）分类编码与著录

文件分类：根据前期分类规则，将整理后的文件归入对应类目，例如：市场部的“2024年项目A推广方案”归入“业务类-市场部-2024年-项目A”。

正式编码：按编码规则为文件分配唯一编号，纸质文件用铅笔在首页右下角标注，电子文件将编号嵌入文件名。

信息著录：填写《文件归档清单》（见模板2），逐条录入文件信息，包括：文件编号、题名、形成部门、责任人（经办人*）、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、页数（纸质）/大小（电子）、存储位置（档案盒编号/电子路径）、备注（如关联文件、审批状态）。

（四）存储与保管

纸质文件存储：

按编码顺序装入统一规格的档案盒（尺寸建议为310mm×220mm），盒面标注“一级类目-二级类目-年份-起止编码”（例：“业务类-市场部-2024年-YW-SCB-2024-001至005”）；

档案盒按类目顺序存入专用档案柜，柜体张贴类目索引标签，定期（每季度）检查温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），防潮、防虫、防鼠。

电子文件存储：

按电子路径（如“服务器-归档文件-业务类-市场部-2024年-项目A”）文件，设置访问权限（如仅部门负责人可修改，普通员工仅可查阅）；

定期（每月）进行异地备份（如备份至移动硬盘或云存储），备份数据需加密，并记录《电子文件备份日志》（见模板3）。

（五）归档检查与移交

归档质量检查：档案管理员对照《文件归档清单》，逐项核对文件完整性、编码准确性、著录信息完整性，检查无误后形成《归档质量审核表》（需归档责任人、部门负责人签字确认）。

正式移交：

纸质文件：将档案盒移交至档案室，双方在《文件移交清单》上签字确认，档案室留存一份，移交部门留存一份备查；

电子文件：通过系统移交（如OA系统档案模块），移交后需在系统中更新文件状态为“已归档”，并移交记录（含移交人、接收人、时间、文件清单）。

三、配套工具表格模板

模板1：文件移交清单

序号

文件题名

形成日期

形成部门

移交人

份数（纸质）/大小（电子）

临时编号

备注

1

2024年项目A推广方案

2024-03-15

市场部

张*

15页/2.3MB

ZXTS-001

最终版，含审批页

2

项目A合同（客户版）

2024-02-20

市场部

李*

10页/1.8MB

HT-002

签字扫描件

…

…

…

…

…

…

…

…

移交部门负责人签字：__________接收人签字：__________日期：____年__月__日

模板2：文件归档清单