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信息技术合同与项目管理制度

引言：随着数字化转型的加速，信息技术合同与项目管理在企业发展中的作用日益凸显。为规范相关操作，提高管理效率，降低法律风险，特制定本制度。本制度适用于公司所有涉及信息技术合同签订与执行、项目管理全流程的活动。核心原则是确保合规性、透明度与高效协作，通过明确职责、标准化流程、强化监督，构建权责清晰、运转顺畅的管理体系。制度旨在为各部门提供操作指引，保障业务连续性，提升客户满意度，最终支持公司战略目标的实现。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度责任部门在公司组织架构中扮演核心协调者角色，负责信息技术合同的评审、签订与履行监督，以及项目全生命周期的规划、执行与监控。该部门需与法务部、财务部、技术部等紧密协作，确保合同条款符合法律要求，财务流程顺畅，技术实施到位。与其他部门的协作关系以信息共享、联合评审、定期会议等形式维系，通过建立共同目标，实现资源优化配置。

（二）核心目标：短期目标包括建立标准化合同模板，优化项目启动与验收流程，降低合同违约风险。长期目标是通过数据驱动，提升项目管理成熟度，打造跨部门高效协作机制。这些目标与公司战略紧密关联，如通过合同管理强化知识产权保护，支持业务拓展；通过项目管理提升交付质量，增强核心竞争力。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：部门内部采用矩阵式管理，设置总监、经理、专员等层级。总监向公司高管汇报，负责制定政策并监督执行。经理分管合同管理、项目管理两大板块，专员按领域分工。汇报关系上，专员向经理汇报，经理向总监汇报，确保指令清晰。关键岗位职责边界明确，如合同专员负责条款审核，项目经理负责进度把控，技术专员提供实施支持，形成协同效应。

（二）人员配置：部门初期编制X人，后期根据业务量动态调整。招聘需通过内部推荐与外部招聘结合，优先考虑具备法律、技术双重背景的人才。晋升机制基于绩效考核与能力评估，每年评审一次。轮岗机制鼓励专员跨领域体验，每年轮岗时间不超过X个月，以增强全局视野。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：信息技术合同管理流程分为准备、谈判、签署、履行、归档五个阶段。准备阶段需完成需求确认与风险评估；谈判阶段由法务部主导，技术部提供支持；签署前需经部门负责人、财务部、CEO三级签字；履行阶段指定专人跟踪，定期汇报；归档需符合文档管理规范。项目管理流程包含启动、规划、执行、监控、收尾五个阶段。项目启动会需在项目前X日内召开，明确目标、分工与时间表；中期评审每季度一次，重点检查进度与风险；结项验收需客户提供书面确认。

（二）文档管理：所有合同电子版需使用统一命名规则，如“合同-年份-编号”，存储于加密服务器，权限仅限总监、合同专员、财务部相关岗位。纸质版归档于指定位置，需双重锁管。会议纪要需在会后X小时内完成，格式包括会议主题、参会人员、决议事项、责任人。报告模板分为周报、月报、年报，提交时限分别为周一上午、每月X日前、每年X月X日前。所有文档需建立版本控制，确保可追溯。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：部门负责人拥有合同金额低于X万元的审批权，高于此金额需上报CEO。项目经理对项目资源调配拥有决策权，但重大采购需经财务部评估。紧急决策流程设立危机处理小组，由总监、法务部、技术部负责人组成，可绕过常规审批直接执行，事后需向高管汇报。

（二）会议制度：每周召开部门例会，讨论本周重点工作与问题。每季度举办战略会，回顾目标完成情况，调整下季度计划。会议决议需形成书面记录，明确责任人与完成时限。决议执行情况由专员跟踪，并在下次例会上汇报。重要决议需在24小时内完成责任分配，并同步至相关人员。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：合同管理部设定KPI包括合同履约率、纠纷发生率、流程优化次数。合同专员考核指标为审核准确率、处理时效；项目经理考核指标为项目按时交付率、预算控制率。评估周期为月度自评、季度上级评估，结合360度反馈，确保客观性。

（二）奖惩措施：超额完成年度合同额X%以上，团队可获得额外奖金。项目提前交付且成本节约X%以上，项目经理可获晋升或额外奖金。违反合同管理流程导致损失，责任人需承担X%赔偿责任，情节严重者将调离岗位。数据泄露事件需立即上报，并启动内部调查，根据调查结果进行相应处理。

六、合规与风险管理

（一）法律法规遵守：所有合同需符合《合同法》及相关行业规范，数据传输需加密，用户隐私保护需严格把关。部门需定期组织培训，确保全员了解最新法规要求。

（二）风险应对：制定数据泄露应急预案，明确报告路径与处理流程。每月进行一次内部审计，检查流程执行情况。发现问题时，立即启动整改，并分析根源，防止复发。

七、沟通与协作

（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知。跨部门项目需指定接口人，每周召开协调会，同步进展。共享服务器存储项