跨部门协作沟通记录本工作流程协同记录工具.docVIP

一、适用工作场景

在企业多部门协同推进项目、解决跨职能问题或处理资源协调时，常出现信息传递滞后、责任边界模糊、进度跟踪困难等情况。本工具适用于以下场景：新产品研发中研发、市场、生产部门的流程对接；客户投诉处理中客服、技术、售后部门的协同解决；年度预算编制中财务、业务、行政部门的资源统筹；以及突发问题（如供应链中断）中采购、生产、销售部门的应急响应等。通过结构化记录沟通内容与行动项，保证跨部门协作高效、透明、可追溯。

二、协同记录操作流程

（一）明确协作需求与发起记录

发起方梳理需求：当需跨部门协作时，发起部门（如项目组A部门）需明确协作背景、目标、核心议题及涉及部门（如B部门、C部门），准备基础信息（如项目名称、时间节点、需决策事项）。

指定记录人：发起部门需指定1名记录人（可由项目助理或对接人兼任），负责全程跟进沟通内容整理与进度更新。

创建协作记录：记录人通过企业协同平台（如OA系统、钉钉文档）或纸质模板创建“跨部门协作沟通记录”，填写基础字段：协作主题、发起部门、记录人、计划沟通时间、涉及部门及人员（人员姓名用代替，如“B部门-张”“C部门-李*”）。

（二）组织沟通会议/线上对接

提前通知：发起方提前1-2个工作日将沟通议题、相关材料及记录模板发送至参与部门，保证各方提前准备。

召开沟通会：按约定时间组织会议（线上/线下），由发起部门负责人主持，明确会议议程（如背景介绍→议题讨论→共识输出→行动项确认）。

实时记录关键信息：记录人需同步记录：

各部门发言要点（如“B部门提出需3个工作日完成技术参数确认”）；

讨论中的分歧点及解决方案（如“针对交付时间争议，协商后暂定提前2天，由生产部门调整排产计划”）；

明确的结论或决议（如“最终确定产品下线时间为X月X日”）。

（三）填写协同内容与责任分工

沟通结束后1个工作日内，记录人需整理会议内容，填写至记录模板的“协同详情”部分，包括：

沟通核心内容：简要概括讨论的核心问题及达成的共识；

行动项清单：每项行动需明确“责任部门”“责任人”（用号，如“生产部门-王”）、“交付成果”（如“排产计划表”）、“截止时间”（如“X月X日17:00前”）；

所需支持：若需其他部门配合（如“市场部需提供宣传素材”），需注明支持部门及内容。

整理完成后，由发起部门负责人审核，保证信息准确、无遗漏。

（四）跟踪进度与闭环管理

实时更新进度：责任人需按行动项截止时间推进工作，并在完成后及时告知记录人；记录人每日更新行动项状态（如“进行中”“已完成”“逾期”），在企业协同平台标记进度。

预警与提醒：若行动项临近截止时间未完成，记录人需提前1天提醒责任人；若逾期，记录人需上报发起部门负责人，协调解决阻碍（如资源不足、流程卡点）。

结果反馈：所有行动项完成后，记录人汇总完成情况，发起方组织参与部门召开简要复盘会（或线上反馈），确认最终成果，标记“已完成”并归档记录。

（五）记录归档与知识沉淀

协作结束后，记录人需将最终版沟通记录（含原始记录、进度更新、完成凭证）按“年份-季度-部门-协作主题”分类归档（电子档存入共享文件夹，纸质档存入部门档案盒），方便后续查阅或作为同类协作的参考案例。

三、协同记录模板表格

字段

填写说明

示例

协作主题

简洁概括协作核心内容，不超过20字

“产品Q3研发进度协同沟通”

发起部门

填写发起协作的部门全称

研发部

记录人

填写负责记录的人员姓名（用*号）

研发部-赵*

计划沟通时间

填写沟通会议/对接的日期及时间

2023年X月X日14:00-15:30

涉及部门及人员

列出所有参与部门及关键对接人（姓名用*号），格式“部门-姓名”

研发部-赵、市场部-孙、生产部-周*

沟通背景与目标

简述协作原因及需达成的目标

“为保证产品按期上市，需协调研发、市场、生产部门确认关键节点及资源需求”

沟通核心内容

分点记录讨论的核心议题、各部门意见及共识

1.研发部：原型设计已完成，需市场部3日内反馈需求；2.市场部：确认宣传素材需求，需研发部提供技术参数；3.共识：X月X日前完成需求对接。

行动项清单

按优先级列出，每项包含责任部门、责任人、交付成果、截止时间

1.市场部-孙：提交宣传需求文档→X月X日12:00前；2.研发部-赵：提供技术参数表→X月X日15:00前。

进度跟踪

填写行动项状态（进行中/已完成/逾期）、实际完成时间、备注（如阻碍原因）

市场部需求文档：已完成（X月X日11:30提交）；技术参数表：进行中（研发部反馈需补充测试数据）。

归档状态

标记“未归档/已归档”，归档后填写归档路径

已归档→共享文件夹/2023年Q3/研发部/产品协同

四、使用关键要点

信息及时性与准确性：沟通结束后24小时内务必完成记录整理，避免信息遗漏或记忆偏差；行动项