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企业资产管理制度与使用记录模板

一、适用范围与典型应用场景

新资产入库登记：企业采购资产后，需建立台账并贴标管理；

日常领用与归还：员工因工作需要领用资产，使用后按时归还；

资产调拨与变更：部门间资产转移、责任人变更或资产用途调整；

定期盘点与核查：月度/季度/年度资产清点，保证账实一致；

资产报废与处置：达到使用年限或损坏无法修复的资产，按流程申请报废。

二、标准化操作流程详解

（一）资产入库管理

资产信息采集：资产到货后，由行政部（或指定管理部门）核对采购合同、送货单，确认资产名称、规格型号、数量、采购日期、供应商、金额等信息，保证与实物一致。

资产编号与贴标：按“资产类别（如A-固定资产/B-低值易耗品）-年份-流水号”规则编制唯一资产编号（如A-2024-001），并将打印的资产标签粘贴于资产显眼位置（如电脑主机背面、办公桌侧面）。

台账登记：填写《资产基本信息表》（见模板三），录入资产编号、名称、规格型号、采购日期、原值、使用年限、保管部门、保管人等信息，电子台账同步更新至企业资产管理系统（如无系统，可使用Excel管理）。

验收确认：由行政部、使用部门共同验收，签字确认后资产正式入库。

（二）资产领用与归还

领用申请：员工因工作需要领用资产时，填写《资产领用申请表》（见模板三），注明领用资产编号、名称、领用用途、领用人、预计归还日期，经部门负责人审批后提交行政部。

资产发放：行政部审核申请表无误后，发放资产，领用人当场核对资产信息并签字确认，同时签署《资产使用责任书》（明保证管责任、损坏赔偿标准等）。

归还登记：资产使用完毕或员工离职/调岗时，领用人需在预计归还日期前3个工作日归还资产。归还时，行政部检查资产状态（如是否损坏、配件是否齐全），确认无误后在《资产归还记录表》（见模板三）中登记归还时间、资产状态，领用人签字确认。

（三）资产调拨与变更

调拨申请：因部门职能调整或工作需要，资产需跨部门转移时，由调入部门填写《资产调拨申请表》（见模板三），注明资产编号、原保管部门、调入部门、调拨原因，经调出/调入部门负责人及行政部审批。

资产交接：调拨时，调出部门与调入部门共同核对资产信息，确认状态后在《资产调拨记录表》（见模板三）中签字，行政部同步更新台账中的保管部门、保管人信息。

变更登记：若资产发生维修、升级（如电脑加装内存条）等状态变更，需由使用部门提交《资产变更申请表》，注明变更内容及原因，行政部审核后更新台账信息。

（四）资产盘点与核查

制定盘点计划：行政部根据管理需要，每月/每季度/每年组织资产盘点，明确盘点时间、范围、参与人员（含财务部、各部门负责人）。

现场盘点：盘点人员对照资产台账，逐一清点实物，核对资产编号、名称、数量、保管人等信息，记录盘点结果（正常、盘盈、盘亏、毁损）。

差异处理：对盘盈、盘亏、毁损的资产，由行政部查明原因，填写《资产盘点差异报告》，经管理层审批后处理（如盘盈资产补登记、盘亏资产核查责任、毁损资产申请报废等）。

结果确认：盘点完成后，各部门负责人签字确认盘点表，行政部更新台账，保证账实一致。

（五）资产报废与处置

报废申请：资产达到使用年限（如电脑5年、办公桌8年）或因损坏无法修复时，由使用部门填写《资产报废申请表》（见模板三），注明资产编号、报废原因、数量、原值、残值预估，提交行政部。

技术鉴定：行政部组织技术人员对资产进行鉴定，确认是否符合报废条件，必要时可邀请第三方机构评估。

审批与处置：报废申请经部门负责人、财务部、总经理审批后，由行政部联系合规回收机构处置（如变卖、捐赠），回收款项交财务部入账，台账中标注“已报废”状态。

三、核心模板表格设计

（一）资产基本信息表

资产编号

资产名称

规格型号

采购日期

原值（元）

使用年限

保管部门

保管人

资产状态（在用/闲置/报废）

备注

A-2024-001

笔记本电脑

ThinkPadT14

2024-01-15

6,000

5年

市场部

张*

在用

含充电器、鼠标

B-2024-002

办公椅

人体工学款

2024-02-20

800

8年

行政部

李*

闲置

待调拨

（二）资产领用申请表

申请日期

资产编号

资产名称

规格型号

领用用途

领用人

预计归还日期

部门负责人审批

行政部审批

2024-03-01

A-2024-001

笔记本电脑

ThinkPadT14

新员工入职办公

王*

2024-06-30

同意（赵*）

同意（刘*）

（三）资产归还记录表

归还日期

资产编号

资产名称

领用人

归还时状态

检查人

备注

2024-06-28

A-2024-001

笔记本电脑

王*

正常，配件齐全

刘*

按期归还

2024-07-05

B-2024-003

打印机

陈*

外壳轻微划痕

刘*

使用痕迹，不影响功能

（四）资产