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通用型企业采购流程标准化模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、零售业等）的日常采购管理，旨在规范采购全流程，提升效率、控制成本、防范风险。典型应用场景包括但不限于：

生产型企业原材料、零部件采购；

企业办公设备、耗材采购；

服务类项目（如咨询、IT运维、保洁）采购；

低值易耗品批量采购；

固定资产（如机器设备、车辆）采购。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与提报

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需要、项目执行），填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、期望交货期、预算金额及用途说明。

附件材料需完整（如技术参数图纸、项目需求说明书、比选邀请函等），保证采购需求清晰可执行。

提交至部门负责人审核，确认需求的合理性与必要性。

输出成果：《采购申请单》（含部门负责人审批意见）

（二）采购需求审批

责任主体：需求部门负责人→采购部门→财务部门→管理层（根据采购金额分级审批）

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部专员审核；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部审核；

金额＞5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→总经理/分管副总审批。

审批人需核对采购需求的合理性（是否符合业务规划）、预算匹配性（是否超年度预算）、规格参数的明确性（避免模糊描述）。

预算外采购需提交《预算外申请说明》，详细说明超预算原因及解决方案，经更高层级审批后方可推进。

输出成果：审批通过的《采购申请单》

（三）供应商寻源与选择

责任主体：采购部门

寻源渠道：根据采购类型选择合适渠道（如电商平台、行业展会、供应商库、公开招标、询价比价等），保证供应商来源合规、多元。

供应商资质初审：对潜在供应商进行资质审查（营业执照、相关行业资质证书、质量体系认证、过往合作业绩等），剔除不符合要求的供应商。

比选/招标：

金额≤2万元：采用询价比价，至少邀请3家合格供应商报价，综合评估价格、交期、服务后确定候选供应商；

金额＞2万元：采用公开招标或邀请招标，按《招标采购管理办法》执行，成立评标小组（含采购、技术、财务、使用部门代表），评选最优供应商。

确定供应商后，发出《中标通知书》或《合作意向函》。

输出成果：《供应商比价表》《评标报告》《中标通知书》

（四）合同签订与审核

责任主体：采购部门→法务部门→财务部门→管理层

采购部门根据与供应商协商结果，拟定《采购合同》，明确标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货期与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决条款等核心内容。

法务部门审核合同条款的合法性、严谨性，重点检查违约责任、知识产权、保密条款等；财务部门审核付款条款与公司财务制度是否一致。

合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效，原件交采购部、财务部、需求部门存档。

输出成果：已生效的《采购合同》（一式N份，按需分配）

（五）订单下达与执行跟踪

责任主体：采购部门

采购部门根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、财务部门，订单内容需与合同保持一致。

建立采购执行台账，实时跟踪订单进度（如生产状态、物流信息），保证供应商按约定交货期履约。

若出现延期、质量偏差等异常情况，采购部门需及时与供应商沟通，协调解决方案（如调整交期、更换货物、索赔），并书面反馈至需求部门。

输出成果：《采购订单》《采购执行台账》《异常情况处理记录》

（六）货物/服务验收

责任主体：需求部门→质检部门（如需）→采购部门

货物送达后，需求部门联合质检部门（涉及质量检测时）对照《采购订单》《合同》进行验收，检查数量、规格型号、外观、质量等是否符合要求，并出具《验收单》。

服务类项目需按合同约定阶段性验收（如项目启动阶段、中期阶段、最终阶段），由需求部门出具《服务验收确认函》。

验收不合格的，需详细记录问题并拍照留存，及时通知供应商限期整改，整改后重新验收；拒不整改的，按合同条款追究违约责任。

输出成果：《验收单》（或《服务验收确认函》）

（七）付款结算

责任主体：财务部门→采购部门→管理层

供应商凭《发票》《验收单》《采购合同》向财务部门申请付款，发票信息需与合同、订单、验收信息一致。

财务部门核对单据无误后，按合同约定的付款方式（如预付款、进度款、尾款）办理付款手续，严格执行付款审批流程。

付款完成后，财务部门将付款凭证复印件交采购部门存档，更新供应商付款记录。

输出成果：《付款申请单》《发票》《付款凭证》

（八）采购档案归档

责任主体：采购部门

采购完成后，采购部门整理全流程资料（含《采购申请单》、审批记录、比价表、合同、订单、验收单、付款凭证等），按“一单一档”原则