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企业采购管理流程手册

一、手册应用场景与核心目标

本手册适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务类采购（如咨询、维护）等。旨在规范采购全流程操作，明确各环节职责分工，提高采购效率与透明度，降低采购成本，防范采购风险，保证采购活动合规、有序开展。

二、采购全流程操作指南

（一）采购需求发起与确认

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）

操作步骤：

需求部门根据业务需要（如部门办公补充、项目实施、设备更新等），填写《采购申请审批表》（详见模板一），明确采购内容、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货日期等信息。

需求部门负责人对需求的合理性（如是否符合部门预算、是否必要）进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部对接需求部门，对采购需求的细节（如技术参数、质量标准、数量准确性）进行确认，避免需求描述模糊导致后续采购偏差。

输出成果：《采购申请审批表》（需求部门负责人、采购部签字确认版）

（二）采购计划编制与审批

操作主体：采购部、财务部、管理层

操作步骤：

采购部汇总各部门《采购申请审批表》，结合企业年度采购预算、库存情况（如为原材料采购需核对库存量）、市场供需动态，编制《月度/季度采购计划》，明确采购品类、数量、时间节点、预算金额等。

财务部对采购计划的预算合规性（是否超预算、预算科目是否正确）进行审核，重点评估采购成本的经济性。

根据采购金额及企业授权审批权限，提交至对应层级管理层（如部门总监、总经理、董事会）审批。例如：单笔采购金额≤5万元，由采购部经理及财务部负责人联合审批；5万元＜单笔采购金额≤20万元，由总经理审批；单笔采购金额＞20万元，需提交董事会审批。

输出成果：《采购计划审批表》（财务部、管理层签字确认版）

（三）供应商寻源与评估

操作主体：采购部、需求部门、技术部（如涉及专业技术产品）

操作步骤：

寻源方式：根据采购品类选择合适的寻源方式，包括：

公开招标：适用于金额较大、标准化的采购（如大型设备、批量原材料）；

邀请招标：适用于供应商范围较窄、专业性强的采购（如定制化服务）；

比价采购：适用于金额较小、市场供应商充足的采购（如办公用品）；

单一来源采购：仅适用于唯一供应商或紧急情况（需经管理层特别审批）。

供应商信息收集：通过行业平台、供应商自荐、同行推荐等渠道收集潜在供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、产品/服务案例、报价单等材料。

供应商评估：采购部联合需求部门、技术部组成评估小组，从资质合规性、报价合理性、产品质量（提供检测报告或样品测试）、履约能力（产能、交付周期、售后服务）、合作信誉（过往合作评价、无重大违约记录）等维度进行综合评分（详见模板二《供应商评估表》），选择不少于3家合格供应商（紧急采购除外）。

输出成果：《供应商评估表》（评估小组签字确认版）、《合格供应商名录》

（四）采购订单下达与执行

操作主体：采购部、供应商

操作步骤：

采购部根据评估结果及审批权限，确定最终供应商，与供应商签订《采购合同》（需注明采购内容、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款）。

采购部根据《采购合同》及《采购申请审批表》，向供应商下达《采购订单》（详见模板三《采购订单》），明确订单编号、采购明细、交付要求、联系方式等信息，并抄送需求部门、财务部备案。

供应商确认订单后，按约定时间组织备货或服务提供，采购部同步跟踪订单执行进度（如生产进度、物流信息），保证按时交付。

输出成果：《采购合同》（双方签字盖章版）、《采购订单》（采购部、供应商、需求部门、财务部备案版）

（五）到货验收与差异处理

操作主体：需求部门、仓库部（如涉及实物入库）、采购部

操作步骤：

到货确认：供应商按约定时间交货时，需求部门或仓库部核对实物与《采购订单》的一致性（如数量、规格型号、外包装完好度），确认无误后在《送货单》上签收。

质量验收：

对于标准化产品（如办公用品、通用设备），需求部门或仓库部按《采购合同》约定的质量标准进行抽检或全检，填写《货物/服务验收单》（详见模板四），重点检查产品外观、功能、功能等是否符合要求；

对于定制化产品或专业技术服务，需联合技术部、需求部门共同验收，必要时可委托第三方检测机构进行检测。

差异处理：如验收发觉数量不符、质量问题或与订单要求不一致，需求部门需在24小时内书面反馈采购部，采购部及时与供应商沟通，协商处理方案（如补货、换货、退货、扣减货款等），并保留沟通记录。

输出成果：《送货单》（供应商、签收人签字版）、《货物/服务验收单》（验收部门、采购部签字确认版）、《差异处理报告》（如涉及）

（六）付款结算与财务核销

操作主体：采购部、财务部、供应商

操作步骤：