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团队会议记录及决策执行模板

适用工作情境

常规例会：如周/月度工作进展同步会、部门协调会，用于梳理工作、明确下一步计划；

专题会议：如项目启动会、问题复盘会、方案评审会，聚焦特定议题进行深度讨论并形成决策；

临时会议：如突发问题处理会、紧急任务部署会，保证快速响应、责任到人。

通过标准化记录与执行跟踪，提升会议效率，保障团队目标对齐与任务落地。

标准化操作流程

一、会前筹备：明确目标与准备

确定会议核心目标

主持人需提前明确本次会议需解决的问题或达成的成果（如“确定Q3项目优先级”“解决跨部门协作卡点”），避免主题发散。

梳理会议议程与材料

列出具体议题（建议不超过5个，每个议题明确讨论目标和预计时长）；

提前分发相关材料（如项目背景文档、数据报表、方案初稿），保证参会人提前知晓内容。

通知参会人员

通过团队协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含：会议时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的材料，并确认参会人名单。

二、会议进行：聚焦讨论与决策

开场与目标重申

主持人简短开场，明确会议目标及议程，提醒参会人聚焦主题、控制发言时间。

逐项议题讨论

按议程顺序推进，每个议题讨论中需记录：

不同观点的提炼（避免冗长描述，关键分歧或共识需标注）；

数据或案例支撑的重要结论。

明确决策事项

对每个议题形成明确决策（避免“再研究”“再看”等模糊结论），决策需包含：

具体结论内容（如“确定A方案为首选，需补充成本细节”）；

决策依据（如“基于用户调研数据优先级”“符合部门资源现状”）。

确认执行计划

针对决策事项，当场明确：

每项任务的负责人（避免“大家共同负责”，需指定具体人名，如“由*负责协调”）；

任务截止时间（明确到日期，如“9月15日前完成”）；

所需支持（如“需*部门提供数据接口”）。

三、会后整理：记录与分发

整理会议记录

记录人需在会议结束后24小时内完成记录，内容包括：

会议基本信息（时间、地点、参会人等）；

各议题讨论要点（客观呈现不同观点，不添加主观评价）；

明确的决策事项及依据；

详细的执行计划（任务、负责人、截止时间、支持需求）。

审核与分发

主持人审核记录内容，保证决策与执行计划准确无误；

通过团队工具分发记录至所有参会人，并抄送相关方（如项目组、上级领导），明确“如有异议请在2个工作日内反馈”。

归档留存

将会议记录（含原始讨论记录、最终版执行计划）按“年份-月份-会议类型”分类归档，便于后续查阅。

四、执行跟踪：闭环管理

任务分解与进度更新

负责人需在收到执行计划后，将任务分解为具体动作（如“完成方案初稿”拆解为“收集需求（9.10）、撰写框架（9.12）、填充内容（9.14）”），并在团队协作工具中更新进度。

定期跟进与反馈

主持人或指定协调人每周通过简短同步会（或线上文档）跟踪任务进展，标记“进行中”“已完成”“遇到卡点”；

对遇阻任务，及时组织相关人员沟通解决方案（如“*负责的任务需资源支持，9月14日协调会议讨论”）。

完成闭环与复盘

任务完成后，负责人需提交成果物（如文档、报告），并在会议记录中标注“已完成”及完成时间；

对重要决策的执行效果，在下次会议中进行复盘（如“Q3项目优先级决策落地情况，用户反馈良好”），总结经验教训。

模板内容结构

一、会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：项目周进度同步会

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点/形式

线上会议（：X）/会议室X

主持人

*

参会人

、、、（共X人）

记录人

*

缺席人及原因

（因出差）/（因紧急任务）

会议目标

1.同步本周项目进展；2.明确下周关键任务；3.解决当前协作卡点问题

二、会议议程表

序号

议题

负责人

预计时长

讨论要点/目标

1

本周项目进展汇报

*

30分钟

各模块完成情况、遇到的问题（需支持事项）

2

下周关键任务优先级排序

*

20分钟

基于截止时间与资源，确定任务执行顺序

3

跨部门协作流程优化讨论

*

40分钟

当前流程痛点、优化方案（需决策：是否调整流程）

三、讨论与决策记录表

序号

议题

讨论内容（关键观点/分歧）

决策事项

决策依据

1

本周项目进展汇报

：前端开发完成80%，后端接口联调遇卡点（数据格式不匹配）；：设计稿已定稿，待开发接入。

1.负责协调后端与对接，9月14日前完成数据格式统一；2.设计稿接入开发任务由*优先处理。

项目进度需按原计划推进，避免延期

2

下周任务优先级排序

分歧：认为“用户反馈优化”应优先（影响用户体验），认为“新功能开发”应优先（符合产品规划）。

优先执行“用户反馈优化”（截止9月20日），“新功能开发”顺延至9月21日启动。

根据用户反馈紧急程度（高优先级共12条待处理）

3

跨部门协作流程优化

共识：当前“需求提报