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合同文件资料档案信息录入管理工具

适用工作场景与核心价值

本工具适用于企业法务部门、行政管理部门、项目组及各类组织机构，用于系统化管理合同全生命周期资料。具体场景包括：新合同签订时的基础信息登记、履约过程中的关键条款记录、合同到期/终止后的归档整理，以及跨部门合同数据查询与统计分析。通过标准化录入流程，可解决合同资料分散、信息不全、查找困难等问题，提升合同管理效率，降低合规风险，为后续审计、纠纷处理提供数据支撑。

标准化操作流程指南

步骤一：前期资料准备与分类标准确认

资料收集：根据合同类型（如采购合同、服务合同、租赁合同等），收集完整文件材料，包括但不限于合同正本、双方主体资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、签订审批单、补充协议、关键沟通函件等。

分类标准明确：参照企业《合同分类管理办法》，确定合同所属类别（如“业务类-采购”“行政类-办公租赁”等）及优先级（如“重大合同”“一般合同”），保证后续分类一致性。

步骤二：打开模板并录入基础信息

启动工具：通过企业内部管理系统或指定路径，打开“合同档案信息录入模板表单”。

填写合同基本信息：

合同编号：按企业统一规则填写（如“年份-部门代码-序号”，例如“2024-FW-001”）；

合同名称：使用全称，避免简称（如“公司办公设备采购合同”而非“办公设备合同”）；

签订日期：精确到年月日（格式：YYYY-MM-DD）；

签订主体：填写合同双方全称、统一社会信用代码，甲方（我方）与乙方（对方）需明确区分；

合同金额：填写大写与小写金额，币种（如人民币、美元）需标注；

合同期限：起止日期、履行周期（如“2024年1月1日至2024年12月31日，共计12个月”）。

步骤三：录入关键条款与关联信息

核心条款摘要：简要记录合同关键内容，包括但不限于：

主要履行内容（如“提供型号服务器10台，并负责安装调试”）；

付款方式与节点（如“签约后支付30%预付款，验收合格后支付70%尾款”）；

违约责任（如“逾期交货每日按合同总额0.05%支付违约金”）；

争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼解决”）。

关联信息填写：

项目负责人：填写合同履约对接人姓名（经理）；

合同附件清单：列出所有附件名称及份数（如“附件1：技术参数表（1份）；附件2：验收标准（1份）”）；

存储路径：填写电子版合同在企业服务器/云盘的存放位置（如“合同管理-2024年-采购部-001”）。

步骤四：数据校验与完整性检查

信息准确性核对：检查合同编号是否唯一、金额大小写是否一致、日期逻辑是否合理（如结束日期不早于开始日期）。

附件完整性确认：保证录入的附件清单与实际的电子文件/纸质文件一致，重要附件（如资质文件）不得缺失。

分类逻辑验证：对照分类标准，确认合同类别与优先级划分是否正确，避免归类错误导致后续查找困难。

步骤五：提交审核与归档管理

提交审核：将填写完成的表单及附件提交至部门负责人（主管）或法务专员审核，审核通过后标注“已确认”状态。

电子归档：将电子版合同及附件按存储路径分类至指定系统，命名规则统一为“合同编号-合同名称”（如“2024-FW-001-公司办公设备采购合同”）。

纸质归档：将纸质合同正本及附件按合同编号顺序存入档案盒，标注“合同编号-合同名称-签订日期”，存放至企业档案室指定区域，并登记《档案借阅台账》。

合同档案信息录入模板表单

信息类别

字段名称

填写要求

示例

合同基本信息

合同编号

按企业统一规则填写，唯一不可重复

2024-FW-001

合同名称

使用合同全称

公司办公设备采购合同

签订日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-03-15

甲方（我方）信息

全称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（内部办公号）

全称：科技有限公司；信用代码：9111X

乙方（对方）信息

全称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（办公号，避免手机号）

全称：商贸有限公司；信用代码：9112X

合同金额

大写+小写，币种

人民币：壹拾万元整（￥100,000.00）

合同期限

起始日期、结束日期、履行周期

2024-04-01至2025-03-31（12个月）

核心条款摘要

主要履行内容

简明描述合同核心义务

提供品牌办公电脑20台，并3日内送达指定地址

付款方式

分阶段付款比例、支付节点

分三期：签约付30%，到货付50%，验收付20%

违约责任

关键违约情形及处理措施

逾期交货超7日，甲方有权解除合同并索赔损失

争议解决方式

诉讼/仲裁机构、管辖地

提交甲方所在地人民法院诉讼

关联信息

项目负责人

合同履约对接人姓名（内部员工姓名用*号代替）

经理

合同附件清单

列出附件名称、份数、类型（电子/纸质）

附件1：技术参数表（电子，1份）

电子版存储路径

企业系统/云盘完整路径

合同管理-