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供应商信息管理与审批流程统一规范表

适用范围与核心价值

本规范表适用于企业内部供应商全生命周期管理场景，包括但不限于：新供应商引入资质审核、现有供应商信息变更备案、年度供应商合作资格复评、战略供应商合作升级审批等环节。通过标准化流程与信息模板，保证供应商信息的准确性、完整性，同时明确审批权责与时限，提升采购合规性与效率，降低合作风险，为企业供应链稳定提供基础保障。

标准化操作流程详解

第一步：需求发起与信息收集

责任主体：采购部门/需求部门

操作要点：

根据业务需求（如新品开发、项目采购、成本优化等），确定需引入或更新的供应商类型（如原材料供应商、服务外包商、设备供应商等）。

向潜在供应商或现有供应商发放《供应商信息登记表》（见模板表格），要求其完整填写基本信息、资质文件、合作条款等内容，并加盖企业公章（扫描件）。

核对供应商提交材料的完整性，若缺少关键信息（如统一社会信用代码、有效期内的资质证书等），需在2个工作日内通知供应商补充，逾期未补充则视为无效申请。

第二步：部门初审（资质与信息核验）

责任主体：采购部门专员

操作要点：

收齐供应商材料后，1个工作日内完成以下核验：

信息真实性：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核对统一社会信用代码、企业名称、法定代表人等基本信息是否一致；

资质合规性：检查行业准入资质（如生产许可证、经营许可证）、质量体系认证（ISO9001等）、环保认证（如适用）等是否在有效期内，且与合作业务范围匹配；

材料完整性：确认模板中所有必填项（标注“*”字段）均已填写，附件清晰可辨。

初审通过后，在“初审意见”栏填写“建议进入复审”，并附核验结果摘要；若不通过，注明具体原因（如“资质过期”“信息不一致”），退回需求部门并通知供应商。

第三步：复审（业务适配性与风险评估）

责任主体：采购部门负责人/风险管理专员

操作要点：

接到初审通过材料后，2个工作日内开展复审：

业务适配性：评估供应商产品/服务质量、产能、交付周期、价格竞争力是否满足项目需求；

风险评估：通过第三方征信报告、行业口碑调研等方式，核查供应商是否存在经营异常、法律诉讼、失信记录等风险；

合规性审查：确认供应商是否符合行业监管要求（如数据安全合规、反商业贿赂承诺等）。

复审通过后，在“复审意见”栏签署“建议进入终审”；若需进一步优化（如价格谈判、补充技术参数），由采购部门与供应商沟通后重新提交材料。

第四步：终审（决策与审批）

责任主体：分管副总/总经理/采购决策委员会

操作要点：

根据供应商合作等级（普通供应商/战略供应商/独家供应商），确定终审权限：

普通供应商：由分管副总审批；

战略供应商及以上：需提交总经理或采购决策委员会集体审议。

终审重点审核合作必要性、成本效益、风险评估结论及战略匹配度，1个工作日内作出决策：

批准：在“终审意见”栏签署“同意合作”，明确合作期限、首批订单量等；

驳回：注明理由（如“风险过高”“成本不达标”），退回采购部门并同步供应商。

第五步：结果反馈与信息归档

责任主体：采购部门/行政部门

操作要点：

终审通过后，1个工作日内将审批结果反馈给需求部门及供应商，同步发送《供应商合作确认函》。

由行政部门将供应商全套资料（含审批表、资质文件、合同等）分类归档，建立电子档案（编码规则：供应商简称-年份-序号），保证可追溯；同时更新《供应商名录》，标注合作状态（“合作中”“观察期”“终止合作”）。

供应商信息管理与审批流程统一规范表（模板）

基本信息

供应商名称（与公章一致）*

统一社会信用代码*

法定代表人*

注册地址*

经营范围*

联系人*

联系方式（示例：）

电子邮箱（示例：supplier*xx）

开户银行及账号*

供应商类型*

□原材料供应商□服务外包商□设备供应商□其他_________________

合作需求*

□新品引入□现有供应商更新□年度复评□合作升级

申请日期*

年月日

资质文件清单

附件名称

有效期至

是否加盖公章

核验结果（初审）

营业执照副本

□是□否

□合格□不合格

行业准入资质（如适用）

□是□否

□合格□不合格

质量体系认证（如ISO9001）

□是□否

□合格□不合格

环保认证（如适用）

□是□否

□合格□不合格

其他补充材料（如专利证书）

□是□否

□合格□不合格

合作条款与承诺

主要产品/服务描述*

预估年采购金额（万元）*

期望合作期限*

□1年□2年□3年□其他

质量保障条款

交付周期与违约责任

反商业贿赂承诺（需供应商签字）

“我司承诺合作中遵守廉洁协议，杜绝利益输送，违者承担法律责任。”

审批流程意见

初审部门：采购专员

意见：□建议复审（附说明：_________________）□退回（原因：___）

签名：_