行政文件格式及格式化规范工具.docVIP

行政文件格式及格式化规范工具说明

一、适用工作场景

本工具适用于各类行政文件的规范化处理，涵盖机关、企事业单位日常工作中常见的正式公文、工作报告、会议通知、事务函件、请示批复等文件类型。无论是新文件拟稿、旧文件格式调整，还是跨部门文件格式统一，均可通过本工具保证文件结构清晰、要素齐全、排版专业，避免因格式不统一影响文件严肃性和传递效率。例如：年度工作总结需符合公文格式规范，部门间协作函件需明确主送与抄送关系，会议通知需包含完整要素以避免信息遗漏等场景。

二、标准化操作流程

步骤一：明确文件类型与核心要素

根据文件用途确定类型（如“通知”“报告”“函”等），对照《行政文件格式要素表》梳理必备要素。例如：

“通知”需包含标题、主送机关、发文机关、成文日期；

“报告”需增加“附件”（如有数据支撑材料）；

“请示”需明确“请示事项”并标注联系人。

步骤二：设置基础排版格式

字体与字号：

二号小标宋体（公文）或二号黑体（非正式文件），居中；

主送机关：三号仿宋体，顶格编排，后加冒号；

三号仿宋体，首行缩进2字符，行距28磅（固定值）；

附件说明、发文机关、成文日期：三号仿宋体。

页边距与行数：

上边距3.7cm、下边距3.5cm、左边距2.8cm、右边距2.6cm（A4纸张）；

每页22行（含页码），每行28字（可根据实际微调，保证段落美观）。

步骤三：添加标准文件要素

简洁明了，概括文件核心内容，如“关于召开2024年度行政工作部署会议的通知”。

文号（正式公文必备）：由“机关代字〔年份〕序号号”组成，如“办〔2024〕12号”，三号仿宋体，居中编排（无文号文件可）。

主送机关：明确文件接收对象，如“各部门、各分支机构”，多个机关用顿号分隔，同类机关并称（如“各部、室、中心”）。

逻辑清晰，分条列项时使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号，避免“（一）”后跟“1.”等混用。

附件：如有附件，在下空一行左空2字编排“附件：”，后标附件名称，如“附件：1.2024年会议议程”，附件名称后不加标点。

发文机关：全称或规范化简称，如“公司行政部”，成文日期右空4字编排（用阿拉伯数字，如“2024年3月15日”）。

步骤四：调整细节与校对

页码：页码位于页脚外侧，用四号半角宋体阿拉伯数字，如“-1-”（共X页时标注“-1-共X页-”）。

分隔线：与附件说明间用一条与版心等宽的红色反线（正式公文）或黑色细实线（非正式文件）分隔。

校对重点：检查要素是否齐全（如文号是否连续、主送机关是否准确）、格式是否统一（如字体、字号、行距）、文字是否无错漏（如日期、数字、人名）。

步骤五：保存与归档

文件保存为.docx格式（便于编辑），正式公文需同时PDF格式（保证排版不变）；

文件命名规则：“文件类型-文号-标题-日期”，如“通知-办〔2024〕12号-关于召开年度会议的通知；

归档时同步记录文件要素（如拟稿人、审核人、印发份数），便于后续查阅。

三、行政文件格式要素对照表

要素名称

规范要求

示例说明

标题

二号小标宋体，居中，长度一般不超过50字

“关于开展2024年第一季度安全生产检查的通知”

文号

三号仿宋体，居中，格式“机关代字〔年份〕序号号”

“行〔2024〕8号”（年份用六角括号，序号不编虚位）

主送机关

三号仿宋体，顶格编排，后加冒号，多个机关间用顿号分隔

“各部门、各分支机构：”

三号仿宋体，首行缩进2字符，行距28磅，分条列项使用规范序号

“一、检查时间2024年3月20日至3月31日。”

附件说明

三号仿宋体，左空2字编排“附件：”，后接附件名称及序号（如有多个）

“附件：1.安全生产检查表.docx”

发文机关

三号仿宋体，全称或规范化简称，居中或右空4字编排

“公司行政部”或“集团办公室”

成文日期

三号仿宋体，阿拉伯数字，右空4字编排，年份标全称

“2024年3月15日”（不写“零”“〇”等汉字）

页码

四号半角宋体，页脚外侧，格式“-X-”或“-X-共Y页-”

“-1-”（共3页时标注“-1-共3页-”）

四、使用关键提示

要素完整性：任何类型行政文件均需包含“标题、主送机关、发文机关、成文日期”核心要素，正式公文不可遗漏文号；涉及多个事项的文件需通过附件补充，避免冗长。

格式一致性：同一文件内字体、字号、行距、序号层级需统一，避免混用中英文标点（如用“，”而非“，”）；日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”，不简写为“2024.3.15”。

内容规范性：语言需简洁、准确，避免口语化表达；涉及数据的文件需注明数据来源（如“据2023年度统计显示”）；请示类文件需一事一请，不得夹带报告事项。

排版细节：页码需从开始编排（含封面、目录的文件可在封面不显示页码）；附件说