项目管理会议纪要与跟进计划模板.docVIP

适用会议类型与场景

从准备到落地的操作流程

一、会前准备：聚焦议题，夯实基础

明确会议目标：根据项目阶段（如启动、执行、监控、收尾）确定核心目标，例如“明确项目范围边界”“解决当前进度延迟问题”“评审阶段性交付物”等。

梳理会议议程：按优先级排序议题，每个议题预估讨论时间，避免会议冗长。例如：“项目进度同步（15分钟）→风险问题讨论（20分钟）→下阶段计划确认（15分钟）”。

准备前置材料：提前3天向参会人分发项目现状报告（如进度表、风险清单）、待讨论议题背景资料等，保证参会人充分知晓信息，会上高效决策。

确认参会人员：通知核心成员（项目经理、各模块负责人）及关键决策人（如业务方代表、技术负责人），避免关键角色缺席导致决议延迟。

二、会中记录：精准捕捉，关键留痕

核对基本信息：会议开始时，记录会议名称、时间、地点（线上会议需注明会议）、主持人、记录人，以及缺席人员及原因。

按议程逐项记录：

讨论过程：简要记录各角色发言要点（如“*开发经理提出：当前测试环境资源不足，导致联调进度滞后2天”），避免冗长描述，聚焦核心观点。

决议事项：明确每个议题的结论，例如“决议：申请临时测试环境资源，由*运维负责人协调，2个工作日内完成配置”。

待办任务：对决议分解为具体任务，包含“任务描述、负责人、截止时间、交付标准”，例如“任务：完成测试环境配置；负责人：*运维工程师；截止时间：X月X日17:00；交付标准：环境配置文档及测试账号”。

实时同步确认：每完成一个议题讨论，主持人带领参会人回顾决议和待办任务，保证信息一致，避免理解偏差。

三、会后整理：及时输出，分发到位

24小时内完成纪要初稿：根据会议记录整理纪要，结构清晰，包含“会议基本信息、议程及讨论要点、决议事项、待办任务清单、下次会议安排（如有）”。

审核与定稿：初稿提交主持人审核，重点核对任务负责人、截止时间、交付标准的准确性，保证无遗漏或错误后定稿。

正式分发与归档：通过邮件或项目管理工具（如飞书、钉钉、Jira）向所有参会人及项目相关方分发纪要，并同步至项目文档库，标注版本号及更新日期，便于追溯。

四、计划执行与跟进：闭环管理，保证落地

任务可视化跟踪：将待办任务录入项目管理工具，创建任务卡片，明确负责人、状态（待开始/进行中/已完成/延期）、优先级，并设置截止时间提醒。

定期同步进度：通过每日站会（15分钟）或周例会，由各负责人汇报任务进展、遇到的问题及需要协调的资源，重点跟进逾期任务，分析原因并调整计划。

更新与迭代：任务完成后，负责人提交交付物（如文档、代码、测试报告），由项目经理验收并更新任务状态；若遇需求变更或风险，及时召开专项会议调整计划，更新纪要和任务清单。

会议纪要与跟进计划模板示例

一、会议基本信息

项目名称

会议名称

会议时间

会议地点（线上/线下）

电商平台升级项目

周进度例会

2024-03-1514:00-16:00

线上（腾讯会议）

主持人

记录人

缺席人员及原因

*项目经理

*产品助理

*测试工程师（客户需求临时评审）

二、议程及讨论要点

序号

议题

讨论要点

1

项目进度同步

-开发经理：前端模块A已完成90%，剩余UI优化，预计3月18日完成；-后端工程师：接口开发已完成，正在进行联调，较计划延迟1天（因第三方接口文档变更）。

2

风险问题讨论

-风险：第三方支付接口联调延迟，可能影响整体上线时间；-建议：*业务方同步对接第三方催促文档更新，同时准备备用支付方案。

3

下阶段计划确认

-3月20日完成前后端联调；-3月22日启动UAT测试，邀请5名核心用户参与。

三、决议事项

序号

决议内容

1

由业务方于3月16日前与第三方确认接口文档最终版，同步给后端工程师。

2

开发负责人于3月17日前完成备用支付方案原型，提交产品经理评审。

四、待办任务清单（核心跟进表）

任务ID

任务描述

负责人

截止时间

交付标准

当前状态

进度更新（每日填写）

T001

第三方支付接口文档确认

*业务经理

2024-03-16

书面文档确认邮件

进行中

已发送催促邮件，待回复

T002

备用支付方案原型开发

*前端工程师

2024-03-17

高保真原型图及交互说明文档

待开始

今日开始需求梳理

T003

前后端联调（修复延迟问题）

*后端工程师

2024-03-18

联调报告（覆盖核心接口100%）

进行中

今日完成3个核心接口联调

T004

UAT测试用户招募及方案准备

*产品助理

2024-03-19

用户名单及测试任务清单

待开始

已联系4名用户，1名待确认

五、下次会议安排

会议名称：UAT测试准备评审会

时间：2024-03-2010:00-11:30

议题：UAT测试方案评审、备用支付方案确认

使用过程中的关键要点

时效性优先：会