团队会议记录模板版.docVIP

团队会议记录模板通用版

一、适用会议类型与场景

常规例会：如周例会、月度工作总结会，用于同步进度、协调资源；

项目推进会：针对特定项目的阶段性复盘、问题解决及任务分配；

专题讨论会：围绕特定议题（如流程优化、方案策划、跨部门协作）展开深度研讨；

临时决策会：需快速达成共识并明确行动项的紧急会议。

模板兼顾通用性与灵活性，可根据会议规模（5人以内小型会议或20人以上大型会议）和性质调整内容侧重。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目标

与会议组织者确认会议主题、需达成的目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目A延期问题”）及预期成果。

若议题复杂，提前收集背景资料（如项目文档、数据报表）并分发给参会人员，保证讨论聚焦。

梳理会议议程与参会人员

列出会议议程（含各环节时间分配），明确主持人、记录人、汇报人（如有）角色；

确认参会人员名单（含请假人员及原因），提前1天发送会议通知（含时间、地点、议程、准备材料），提醒记录人携带模板或记录工具。

准备记录工具与模板

电子版：提前将模板表格导入协作工具（如飞书文档、腾讯文档），设置“只读编辑”权限，方便实时填写；

纸质版：打印模板表格，标注需重点记录的环节（如“决议事项”“行动项”），避免遗漏关键信息。

（二）会中记录：聚焦核心信息

记录会议基本信息

开场5分钟内，填写表格“会议基础信息”部分（会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因、会议主题），保证信息准确无误。

按议程顺序记录讨论要点

议题记录：对应每个议程项，记录核心讨论内容，避免逐字复述，重点关注“不同观点”“争议焦点”“共识结论”；

示例：议程“Q3营销方案讨论”，记录“建议增加短视频投放（提出），认为触达年轻用户更高效；补充需评估预算成本（反对），最终共识：先试点3个城市，预算控制在5万内”。

决议事项：对已达成一致的结论，明确标注“决议：X”，避免模糊表述（如“尽量完成”改为“决议：本周五前完成初稿”）。

精准捕捉行动项

对需后续执行的任务，单独记录“行动项”模块，包含：任务描述、负责人、截止时间、所需资源（可选）；

示例：“任务：整理用户反馈报告，负责人：*，截止时间：2023年X月X日18:00前，资源：数据组提供后台数据权限”。

若行动项存在依赖关系或需多人协作，需明确主负责人及协办人。

控制记录节奏，避免干扰会议

以“关键词+短句”为主记录，复杂内容可用符号速记（如“↑”表支持、“↓”表反对、“？”表存疑），会后30分钟内整理为完整语句；

遇未明确的结论（如“需进一步调研”），标注“待确认”并提醒主持人后续跟进。

（三）会后整理：保证落地闭环

24小时内完成记录初稿

根据会中速记，补充完整讨论细节、决议内容及行动项，保证语言简洁、逻辑清晰；

将初稿发送给主持人及核心参会人员核对，重点检查“行动项负责人/截止时间”“决议结论”是否准确，1小时内反馈修改意见。

定稿分发与归档

主持人确认无误后，定稿发送至团队公共邮箱或协作平台，抄送所有参会人员及相关协作部门；

按公司规定将记录归档（如命名规则：周例会_市场部_会议记录”），保存期限不少于1年，方便后续查阅。

推动行动项跟进

记录人在截止日前1天，通过即时通讯工具提醒负责人（如“*您好，明天是用户反馈报告提交截止日，请留意时间”）；

下次会议优先回顾上期行动项完成情况，形成“记录-执行-反馈”闭环。

三、会议记录模板表格结构

模块

填写说明

示例

会议基础信息

必填项，包含会议核心标识信息

会议名称：2023年Q3市场部周例会；日期：2023年10月23日；时间：14:00-15:30；地点：3楼会议室A；主持人：；记录人：；参会人员：、、、；缺席人员：*（病假）；会议主题：Q3营销方案进度同步与问题解决

会议议程

按实际讨论顺序填写，标注各环节负责人及时间分配

议程1：Q3营销方案汇报（负责人：*，20分钟）；议程2：短视频投放争议讨论（全员，30分钟）；议程3：行动项确认（主持人，10分钟）

讨论内容记录

分议题记录，包含关键观点、争议点、数据支撑（可选）

议程1：汇报方案进度：已完成用户画像分析，目标客群18-25岁大学生，预算20万；反馈：大学生群体暑假活跃度低，建议调整至9月后；补充：竞品已启动同类投放，需加快节奏

决议事项

明确标注“决议：X”，结论需具体、可执行

决议1：Q3营销方案暂不调整，按原计划8月启动，但增加9月后大学生专项活动；决议2：下周一前由提供竞品投放策略分析报告

行动项

单独列出，包含任务描述、负责人、截止时间、所需资源（可选）

序号1：任务：整理竞品投放策略分析报告；负责人：；截止时间：2023年10月30日；资源：市场部数据权限序号2：任务：优化大学生活