行政办公物资采购清单与审批表.docVIP

一、适用场景说明

本工具模板适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政办公物资采购管理场景，具体包括但不限于：新员工入职办公物资配置、日常办公消耗品补充（如文具、打印纸）、办公设备维修更换配件、部门临时活动物资采购、办公环境改善物资（如绿植、清洁用品）等。通过标准化流程和表格模板，保证采购需求清晰、审批规范高效，物资采购合规可控，同时便于后续库存管理与成本核算。

二、操作流程详解

（一）需求提出与清单填写

明确需求：申请人根据部门工作实际需要（如新入职员工需配置办公文具、打印机缺墨需更换墨盒等），确定所需物资的名称、规格、数量及用途，保证需求合理且必要。

填写采购清单：使用《行政办公物资采购清单》（模板见下文）逐项填写物资信息，包括：序号、物资名称（需具体，如“A4复印纸”而非“纸张”）、规格型号（如“70g/500张/包”）、单位（个/包/台等）、需求数量、预估单价（参考历史采购价或市场均价）、预估总价（需求数量×预估单价）、用途说明（如“行政部新员工入职办公使用”）、需求部门、申请人及申请日期。填写时需保证信息完整、准确，避免模糊描述（如“一批”“若干”）。

（二）部门内部审核

部门负责人审核：申请人将填写完整的采购清单提交至本部门负责人，部门负责人需核对需求的必要性（如是否为重复采购、是否可调剂库存）、数量合理性（是否超出实际工作需求）及预算匹配度（是否在部门年度办公经费预算内）。审核通过后，部门负责人在清单“需求部门审核”栏签字确认并填写日期；若不通过，需注明理由退回申请人调整。

（三）行政部复核

库存与预算核查：行政部收到部门负责人审核通过的采购清单后，首先核查库存台账，确认所需物资是否有库存（如库存数量≥需求数量，则无需采购；若库存不足，需明确“补库采购”或“新增采购”）。行政部汇总各部门采购需求，对照公司年度行政办公物资预算，评估总采购金额是否超预算，若超预算需与申请人沟通调整需求或说明超预算原因。

合规性检查：行政部检查采购清单中物资名称、规格、数量等是否符合公司《行政办公物资管理办法》（如是否为统一采购目录内物资、是否涉及特殊审批物资），保证采购范围合规。复核通过后，行政部在清单“行政部审核”栏签字并填写日期；若需调整，反馈至申请人或部门负责人。

（四）领导审批

分级审批：根据采购金额及物资类型，实行分级审批：

小额采购（预估总价≤元，具体金额由公司自行设定，如1000元）：由行政部负责人审批，在“分管领导审批”栏签字（若公司未设分管领导，可由行政部负责人直接审批）。

大额采购（预估总价＞元）：需经行政部负责人审核后，提交至公司分管行政领导（或总经理/院长）审批，领导需重点审核需求的必要性、预算合理性及采购合规性，审批通过后签字并填写日期。

审批时限：各级审批需在收到清单后2个工作日内完成，遇特殊情况需延长审批时限的，应提前告知申请人及行政部。

（五）采购执行与入库登记

采购实施：审批通过后，行政部（或指定采购部门）根据采购清单实施采购，优先选择公司合作供应商或通过正规渠道采购，保证物资质量合格、价格合理。采购过程中需保留采购凭证（如供应商报价单、采购合同等，涉密信息按规定归档）。

物资验收：物资送达后，由行政部联合需求部门共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与采购清单一致，验收合格后填写《物资验收单》；若不合格，及时联系供应商退换货。

入库登记：验收合格的物资，由行政部登记入库存台账，更新库存数量，同时在采购清单“采购部执行情况”栏注明“已采购入库”并签字、填写日期，并将采购清单（含审批记录）归档保存。

三、模板示例

（一）行政办公物资采购清单

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

需求部门

申请人

申请日期

1

A4复印纸

70g/500张/包

包

10

25.00

250.00

行政部日常文件打印使用

行政部

*明

2023-10-08

2

签字笔

黑色0.5mm/支

支

20

1.50

30.00

新入职员工办公使用

人事部

*华

2023-10-08

3

U盘

32GBUSB3.0

个

2

60.00

120.00

市场部客户资料备份使用

市场部

*磊

2023-10-08

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

合计

400.00

备注：1.本单一式三份，需求部门、行政部、财务部各执一份；2.预估单价仅供参考，实际采购价以供应商报价为准。

（二）行政办公物资审批表（附采购清单）

采购清单编号

XZCG001

申请日期

2023年10月8日

需求部门

行政部

申请人

*明

物资汇总信息

需采购A4复印纸10包、签字笔20支，预估总价400.00元，用途为行政部日常办公及新员工入职配置。

审批流程

环节

签字/意见

日