会议策划与执行记录模板策划要点梳理版.docVIP

会议策划与执行记录模板策划要点梳理版

一、适用范围与核心价值

二、会议全流程操作指引

（一）前期筹备：精准定位，夯实基础

明确会议核心目标

根据业务需求确定会议主题（如“2024年Q3产品迭代方案研讨”），需清晰传达会议要解决的问题或达成的成果（如“明确产品迭代优先级，确定落地时间节点”）。

确定会议形式（线下/线上/混合）、时长（建议单次会议不超过2小时，重要会议可分阶段进行）及预期成果（如输出决议清单、行动计划表）。

制定详细会议议程

按时间节点划分环节（开场、议题研讨、决策、总结等），明确每个环节的内容、负责人、时长，预留10-15分钟弹性时间。

示例：

时间

环节内容

负责人

时长

备注（如需准备材料）

14:00-14:10

开场与目标说明

*经理

10min

介绍会议背景及预期成果

14:10-14:40

产品迭代方案汇报

*主管

30min

PPT演示（含数据对比）

14:40-15:20

分组研讨与意见收集

*助理

40min

分3组，每组输出3条核心建议

确认参会人员与分工

列出核心参会人（决策层、执行层、相关业务负责人）、列席人员（记录人、支持人员），明确角色职责（如主持人控场、主讲人汇报、记录人纪要、技术人员保障设备）。

提前3天发送会议通知（含议程、时间、地点/、需提前阅读的材料），提醒参会人反馈是否出席。

落实场地与物资准备

线下会议：预订场地（考虑容纳人数、设备配套、交通便利性），布置桌椅（U型/会议式/课桌式根据需求选择），准备物资（投影仪、麦克风、白板、马克笔、会议资料、饮用水等）。

线上会议：测试会议软件（腾讯会议/Zoom/Teams）功能（屏幕共享、录制、分组讨论），提前发送和操作指南，安排技术人员全程值守。

（二）中期执行：动态控场，保障落地

会前最后确认

提前1小时检查场地设备（投影、麦克风、网络），调试线上会议音画效果；确认参会人员到岗情况，提醒迟到人员。

会议现场管理

开场阶段：主持人重申会议目标、议程及时长，强调纪律（如手机静音、积极发言）。

议题推进：主讲人按议程汇报，主持人控制发言节奏，避免偏离主题；对关键分歧及时引导（如“我们聚焦当前方案可行性，具体细节可会后沟通”）。

决策与记录：对达成共识的内容，记录人实时标注“决议项”；对未解决的问题，明确“待办事项”（含负责人、完成时间）。

突发情况处理

设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、4G热点），技术人员同步排查。

人员缺席：重要岗位缺席时，由主持人临时指定代理人，会后同步会议内容。

时间延误：根据议程弹性时间调整，若超时需明确后续沟通方式（如“剩余议题转为线上文档协作”）。

（三）后期复盘：闭环管理，持续优化

资料归档

会后24小时内整理会议纪要（含决议清单、待办事项、附件如PPT、照片），经主持人确认后发送至参会人及相关方。

归档电子资料（会议通知、纪要、签到表、评估问卷）至共享文件夹，标注会议名称与日期。

效果评估与跟进

发放会议效果评估问卷（可选线上问卷），收集参会人对“目标达成度”“流程顺畅性”“参与体验”的反馈（建议1-5分制）。

跟踪待办事项完成情况：负责人按节点提交进展，会议组织者每周汇总进度，保证闭环。

总结优化

根据评估结果与执行记录，分析会议痛点（如“某环节讨论冗余”“设备准备不足”），形成《会议优化清单》，应用于后续会议策划。

三、核心工具模板清单

模板1：会议基本信息表

会议名称

会议主题

时间

年月日时-时

形式

□线下□线上□混合

地点/

主办部门

负责人

*（姓名）

联系方式

（电话，用号代替）

参会人员范围

列席人员

核心目标

预算金额

模板2：会议议程表

时间节点

环节内容

负责人

时长

所需物资/材料

备注（如互动环节）

模板3：参会人员信息表

姓名（*）

部门/公司

职务

联系方式（*）

是否需住宿/接送

特殊需求（如翻译、素食）

模板4：物资准备清单表

物资名称

规格/数量

负责人

采购/租赁方式

到位时间

备注（如备用方案）

投影仪

1台

*

租赁

会前2h

备用投影仪1台

会议资料

20份

*

打印

会前1h

电子版同步发送

饮用水

30瓶

*

采购

会前30min

模板5：现场执行分工表

岗位

职责描述

负责人

协作部门

联系方式（*）

主持人

控场、引导议程、总结

*

-

技术支持

设备调试、线上会议保障

*

IT部

签到引导

线下签到、资料发放

*

行政部

记录人

撰写纪要、跟踪待办

*

-

模板6：会议问题记录表

问题描述

发生时间

影响程度（□轻微□一般□严重）

处理措施

负责人

解决结果

麦克风无声

14:20

□一般

更换备用麦克风

*

已解决

分组讨论超时

15:00

□轻微

延长10min，压缩后续环节

*

按计划完成

模板7：会议效果评估