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企业采购流程与合同管理手册：供应商管理关键环节

一、手册适用场景与业务背景

本手册适用于企业采购部门、法务部门及业务使用部门在供应商全生命周期管理中的协同工作，具体场景包括但不限于：

新供应商引入：当企业因业务拓展、现有供应商产能不足或需引入竞争时，需通过规范流程筛选合格供应商；

现有供应商绩效评估：定期对供应商在产品质量、交期、服务、成本等方面的表现进行量化考核，作为合作延续或调整的依据；

合同签订与履约管理：针对采购需求与供应商签订合同，并对合同执行过程进行跟踪，保证双方权利义务落实；

供应商关系优化与退出：针对绩效优秀供应商深化合作，对不合格供应商启动清退机制，降低采购风险。

二、供应商管理全流程操作步骤

（一）供应商准入管理：从寻源到备案

目标：筛选具备资质、能力及信誉的合格供应商，建立企业合格供应商库。

步骤1：需求提报与寻源

操作内容：

业务使用部门根据生产/运营需求，提交《采购需求单》，明确所需产品/服务的规格、数量、技术要求、预算及交付时间；

采购部根据需求单，通过公开招标、邀请招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在供应商信息，形成《潜在供应商清单》。

责任部门：业务使用部门（提报需求）、采购部（组织寻源）。

输出成果：《采购需求单》《潜在供应商清单》。

步骤2：资质文件收集与初审

操作内容：

采购部向潜在供应商发放《供应商准入申请表》，要求其提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）、业绩证明（近3年同类项目合作合同）、财务报表（近1年）及生产能力说明等文件；

采购部联合法务部、使用部门对资质文件进行初审，重点核查文件真实性、有效性及与采购需求的匹配度（如资质范围是否覆盖所需产品/服务），形成《资质审核报告》。

责任部门：采购部（收集文件）、法务部+使用部门（联合审核）。

输出成果：《供应商准入申请表》《资质审核报告》。

步骤3：现场考察与综合评审

操作内容：

对资质初审通过的供应商，由采购部牵头，组织技术部、质量部、使用部门组成考察小组，进行现场考察，重点关注生产环境、设备配置、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力及员工管理等情况；

考察结束后，小组填写《供应商现场考察评分表》（含生产技术、质量保障、交付能力、管理水平等维度），结合资质审核结果、报价合理性（如适用），进行综合评分，形成《供应商综合评审报告》。

责任部门：采购部（组织考察）、技术部+质量部+使用部门（考察与评分）。

输出成果：《供应商现场考察评分表》《供应商综合评审报告》。

步骤4：准入决策与备案

操作内容：

采购部将《供应商综合评审报告》提交至采购管理负责人（如采购总监）及分管管理层审批，确定是否纳入合格供应商库；

审批通过后，采购部在供应商管理系统中录入供应商信息（含资质文件、考察报告、评审结果等），发放《供应商准入通知书》，并同步更新《合格供应商清单》。

责任部门：采购部（提交报告）、采购管理负责人+管理层（审批）、采购部（系统录入与通知）。

输出成果：《供应商准入通知书》《合格供应商清单》（动态更新）。

（二）供应商绩效评估：量化考核与结果应用

目标：动态监控供应商履约表现，激励优秀供应商，淘汰不合格供应商，优化供应商结构。

步骤1：明确评估周期与指标

操作内容：

采购部牵头制定《供应商绩效评估管理办法》，明确评估周期（月度/季度/年度，根据产品/服务特性确定）及核心评估指标，包括：

质量指标：批次合格率、退货率、质量问题响应及时率；

交期指标：订单准时交付率、提前/延期交付时长；

服务指标：问题解决满意度、沟通响应效率、配合度；

成本指标：价格稳定性、成本优化贡献率（如适用）；

合规指标：合同履约率、税务合规性、有无违规记录。

各指标设定量化评分标准（如“批次合格率≥99%得20分，95%-98%得15分，＜95%得0分”），形成《供应商绩效评估指标表》。

责任部门：采购部（制定办法）、质量部+使用部门+财务部（配合确定指标）。

输出成果：《供应商绩效评估管理办法》《供应商绩效评估指标表》。

步骤2：数据收集与评分

操作内容：

各业务部门在合作过程中实时记录供应商表现数据（如质量部记录退货批次、使用部门记录交付时间、采购部记录价格变动）；

评估周期结束后，采购部汇总各部门数据，对照《供应商绩效评估指标表》计算供应商得分，形成《供应商绩效评分表》。

责任部门：质量部+使用部门+采购部（数据收集）、采购部（汇总与评分）。

输出成果：《供应商绩效评分表》。

步骤3：评估结果反馈与应用

操作内容：

采购部将《供应商绩效评分表》反馈至供应商，对表现优秀（得分≥90分）的供应商发送《表扬函》，可考虑增加订单份额、缩短付款周期；对表现合格（60-89分）的供应商，提出改进要求并跟踪落实；对不合格（＜60分