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行政事务处理与文件归档标准化模板

一、适用工作场景

二、标准化操作流程

（一）行政事务处理流程

事务发起与申请

申请人根据实际需求（如召开会议、申领物资），填写对应的《行政事务申请表》（详见模板表格1），明确事务类型、具体内容、所需资源（时间、人员、物资、预算等）及期望完成时限。

申请表需填写完整，字迹清晰，关键信息（如事务名称、申请人、联系方式）不得遗漏。

部门初审与协调

申请人将《行政事务申请表》提交至本部门负责人*进行初审，重点审核事务的必要性、合规性及资源需求的合理性。

涉及跨部门协作的事务（如需其他部门配合参会、提供物资），需提前与相关部门负责人*沟通确认，并在申请表中注明协调结果。

逐级审批

初审通过后，根据事务权限划分，提交至分管领导或行政负责人进行审批。审批人需在1-2个工作日内完成审批，明确是否同意及补充要求。

大额费用、重要会议或涉及资产处置的事务，需提交至单位主要领导*最终审批。

事务执行与反馈

审批通过后，由行政管理部门安排专人执行事务（如会议室预订、物资采购、会议通知下发等），执行过程中需严格按照审批内容落实，不得擅自变更。

事务执行过程中若遇问题（如资源冲突、时间调整），需及时向审批人反馈并协商解决方案，执行完成后将结果反馈至申请人。

相关文件归档

事务执行完毕后，申请人需将《行政事务申请表》、审批意见、执行结果（如会议纪要、物资发放记录、合同签署页等）整理齐全，提交至行政档案管理员*进行归档。

（二）文件归档管理流程

文件收集与整理

行政档案管理员*每月定期收集各部门提交的行政事务相关文件，保证文件齐全（含正本、附件、审批记录等），无缺页、破损或涂改。

对收集的文件进行初步筛选，剔除重复件、无效件（如草稿、临时通知等），仅保留具有保存价值的正式文件。

文件分类与编号

按文件性质将行政文件分为以下类别（可根据单位实际情况调整）：

A类：会议管理（会议通知、议程、纪要、签到表等）；

B类：物资管理（申领单、采购合同、发放记录、库存清单等）；

C类：合同管理（各类行政合同、协议、审批单等）；

D类：印章管理（印章使用申请表、用印记录等）；

E类：费用管理（报销单、费用审批表、支付凭证等）；

F类：其他事务（函件、通知、总结等）。

每类文件按“年份-部门-类别-流水号”规则编号（示例：2024-行政部-A-001），编号需唯一，便于检索。

文件登记与录入

将编号后的文件信息录入《文件归档登记表》（详见模板表格2），内容包括：归档编号、文件名称、文号/日期、形成部门、文件类型、页数、保管期限、归档人、归档日期、存放位置（档案柜编号-盒号）。

录入信息需与文件实际情况一致，保证检索准确。

文件装订与保管

对纸质文件进行规范装订（左侧装订，使用不锈钢夹或装订机），去除金属钉，加装封面（注明文件名称、编号、日期、页数），备考栏注明立卷人、检查人及备注说明。

将装订好的文件存入统一规格的档案盒，盒面标注“归档编号+文件名称+年份+起止页码”，按编号顺序放入档案柜，存放环境需干燥、通风、防火、防潮、防虫。

档案借阅与更新

因工作需要借阅档案时，借阅人需填写《档案借阅申请表》（详见模板表格3），经部门负责人及档案管理员审批后，方可查阅。涉密档案需经分管领导*批准。

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还，如需续借需提前申请。档案管理员*需定期检查借阅档案的归还情况，保证无遗失、损毁。

每年底对档案进行全面清点，对到期档案（如保管期限届满的临时通知、草稿等）按规定进行销毁，销毁时需两人以上监销并记录《档案销毁清单》（含档案名称、编号、数量、销毁日期、监销人）。

三、模板表格设计

表格1：行政事务申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

事务类型

□会议组织□物资申领□合同审批□印章使用□其他______

事务具体内容

（详细说明事务目的、时间、地点、参与人员、所需资源等，可附页）

所需资源预算

（如涉及费用，需注明明细及总预算）

部门初审意见

负责人*签字：__________日期：______

跨部门协调意见

（如需协调其他部门，需注明部门及意见）

审批意见

分管领导*签字：__________日期：______（如需主要领导审批，此处留空，另附审批页）

执行结果

（由执行人填写，注明完成情况及反馈）

归档说明

（需归档的文件清单）

表格2：文件归档登记表

归档编号

文件名称

文号/日期

形成部门

文件类型

页数

保管期限

归档人

归档日期

存放位置（柜-盒）

2024-行政部-A-001

2024年度第一次行政办公会议纪要

2024-01-15

行政部

A类

5

10年

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