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销售合同标准化签订流程及模板

一、标准化签订流程的应用范围与价值

销售合同标准化签订流程适用于各类企业间的常规产品销售、服务提供等场景，涵盖制造业、零售业、服务业等多个行业。无论是标准产品的批量交易，还是定制化服务的合作，通过标准化流程可有效规范合同管理、降低法律风险、提高签约效率，同时保障双方权益，避免因条款模糊、流程缺失导致的争议。

二、销售合同标准化签订全流程详解

（一）签订前：准备与资质审核

明确合作意向

销售方（以下简称“甲方”）与采购方（以下简称“乙方”）就产品/服务的名称、规格、数量、价格、交付时间等核心要素达成初步共识，形成《合作意向书》（非必需，可作为合同附件）。

主体资质审核

甲方需提供：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、产品合格证明、相关行业资质证书（如生产许可证、3C认证等，根据产品特性确定）。

乙方需提供：营业执照复印件（加盖公章）、经营范围核实、法定代表人身份证明；若签约人为非法定代表人，需提供《授权委托书》（载明授权范围、权限及期限）。

注：资质审核需留存原件或加盖公章的复印件，保证主体合法合规。

历史合作梳理

若双方存在历史合作，需查阅过往合同履行记录（如付款情况、交付质量、违约记录等），评估合作风险，为新合同条款设定参考依据。

（二）谈判：核心条款确认

双方就合同关键条款进行沟通协商，形成书面《谈判纪要》（由双方授权代表签字确认，作为合同附件），需明确以下内容：

标的物细节：产品规格型号、技术参数、质量标准（如“符合GB/T19001-2016标准”）；服务范围、服务期限、验收标准。

交付条款：交付时间（具体到年/月/日）、交付地点（详细至门牌号）、运输方式（汽运/空运/自提）、运费承担方。

付款条款：支付方式（银行转账/承兑汇票）、账户信息（开户名、开户行、账号）、支付节点（如“预付款30%，验收合格后支付60%，质保期满后支付10%”）。

违约责任：逾期交货/付款的违约金计算方式（如“按日万分之五”）、质量不达标处理方式（更换/修复/退货）、违约金上限（如不超过合同总金额的10%）。

争议解决：协商/诉讼/仲裁（优先选择“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。

（三）起草：基于模板填写内容

模板选择

选用企业标准化销售合同模板（参考本文“三、销售合同模板”），根据谈判结果调整模板条款，删除不适用内容，补充特殊约定（如定制化技术要求、保密条款等）。

内容填写规范

合同编号：按企业内部规则编制（如“XS-年份-序号”，例：XS-2024-001）。

主体信息：填写双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及办公电话（禁止填写个人手机号、邮箱等隐私信息）。

金额条款：大小写金额必须一致，单价、总价需明确币种（如人民币）；涉及折扣或优惠的，需注明“折扣后总价为元”。

附件清单：列明所有附件名称（如《技术参数确认单》《验收标准》），保证附件与合同具有同等法律效力。

（四）审核：内外部风险把控

内部审核

销售部门：审核业务条款（价格、交付时间、数量等）是否与谈判结果一致。

法务部门：审核法律条款（违约责任、争议解决、知识产权、保密条款等）是否合法合规，避免无效条款。

财务部门：审核财务条款（付款方式、账户信息、税务处理等）是否符合企业财务制度，防范资金风险。

审核需留存《合同审核意见表》，记录审核人、审核日期及修改意见。

外部审核

将审核通过的合同草案发送给乙方，乙方需在3-5个工作日内反馈意见。如有修改，双方协商一致后形成最终版本；乙方逾期未反馈的，视为无异议。

（五）签署：形式与效力确认

签署方式

纸质签署：优先采用纸质文本，双方加盖合同专用章或公章（公章需清晰，骑缝章齐全）；法定代表人或授权代表签字，签字需清晰可辨。

电子签署：通过第三方合规电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署主体身份真实、合同文件不可篡改，签署过程留痕。

生效条件

合同自双方签字盖章且满足约定条件（如预付款到账）之日起生效；未约定生效条件的，自最后一方签字盖章之日起生效。

文本留存

甲方留存合同正本1份、副本X份，乙方留存正本1份；电子文本需同步存储至企业合同管理系统，设置访问权限。

（六）归档：全生命周期管理

归档资料清单

合同正本/副本（纸质+电子扫描件）

谈判纪要、授权委托书、资质文件复印件

审核意见表、付款凭证、交付单、验收单

合同履行过程中的沟通记录（邮件、函件等）

归档要求

纸质资料按合同编号顺序整理，装入档案袋，标注“合同名称、编号、签订日期”；

电子档案命名规范为“合同编号-甲方名称-乙方名称”，存储于指定服务器或云端，保存期限不少于合同履行完毕后10年（根据法律规定或企业制度调整）。

三、销售合同模板

销售合同

合同编号：XS-YYYY-X

甲方（销售方）：[公司全称]

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