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机关档案管理制度及操作细则

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本机关档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为机关各项工作服务，根据国家有关档案法律法规及上级主管部门相关规定，结合本机关实际，制定本制度。

第二条定义与适用范围

本制度所称机关档案，是指本机关在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

本制度适用于机关各处室、直属单位（以下统称“各部门”）的档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁、移交等管理工作。

第三条管理原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、依法利用的原则。确保档案的真实、完整、可用和安全。

第四条管理体制与职责

机关办公室是档案工作的职能管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导本机关的档案工作。配备专职或兼职档案管理人员，负责具体档案业务工作。

各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档，并按规定向机关办公室移交。

第二章档案管理操作细则

第五条文件材料的收集与积累

1.收集范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属收集范围。主要包括：

*上级机关颁发的需本机关贯彻执行的文件材料；

*本机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、决定、指示等；

*本机关在各项业务工作中形成的调查研究、统计报表、审批材料、合同协议等；

*本机关与外单位往来的重要文件材料；

*本机关干部任免、奖惩、考核、工资等人事材料（按干部人事档案管理规定执行）；

*本机关形成的声像、电子、实物等特殊载体材料。

2.收集要求：各部门兼职档案员应随时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保不遗漏、不丢失。对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应指定专人负责收集。

3.积累方法：各部门应建立健全文件材料积累制度，将文件材料的形成、积累纳入业务工作程序和有关人员的职责范围。

第六条文件材料的整理与归档

1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.整理要求：

*分类：按照年度、组织机构（或问题）、保管期限进行分类。具体分类方案由机关办公室制定并指导执行。

*排列：同一类目内的文件材料，按照其形成时间或逻辑关系依次排列。

*编号：按照档案整理规则，对每份文件材料进行编号（档号编制）。

*编目：填写卷内文件目录、备考表，编制案卷封面。电子文件应按相关规定进行著录和整理。

3.归档时间：

*文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。

*专门档案（如会计档案、基建档案等）：按照相应专业档案管理规定的时限进行归档。

*声像、实物等特殊载体档案：应在活动结束后及时整理归档。

4.归档份数：一般归档一份，重要的和利用频繁的可适当增加份数。

第七条档案的保管与保护

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.档案存放：档案应按照不同门类、载体和保管期限，科学排列，存放有序。档案柜、架应符合国家标准。

3.库房管理：建立库房管理制度，严格执行入库登记、出库签收手续。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应定期对库房进行检查和维护，做好温湿度记录。

4.档案保护：对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复和复制。重要档案应进行异地备份或数字化备份。

第八条档案的利用与服务

1.利用范围与权限：

*本机关工作人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，方可查阅。查阅涉密档案，须经机关分管领导批准。

*外单位查阅本机关档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经机关办公室负责人批准。查阅涉密档案，须报请机关主要领导批准。

2.利用手续：查阅档案必须履行登记手续，填写《档案查阅利用登记簿》，注明查阅目的、档案名称、查阅人、查阅时间等。

3.利用要求：

*查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

*不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。确因工作需要复制的，须经批准。

*档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经机关办公室负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。

4.利用服务：档案管理人员应热情周到地提供服务，积极解答查阅者的咨询。可根据需要提供档案复制、