企业采购申请审批流程规范化模板.docVIP

企业采购申请审批流程规范化模板

一、模板应用场景与核心价值

二、标准化审批步骤详解

1.采购需求发起与申请单填写

发起条件：部门因工作需要新增或补充物资/服务时，由申请人发起申请。

操作说明：

（1）申请人登录企业采购管理系统（或填写纸质申请单），准确填写《采购申请单》（详见模板表格），内容包括采购部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类别（如办公物资、生产设备、服务类等）、物品/服务名称、规格型号、技术参数（如有）、需求数量、预估单价、总价、预算科目、用途说明、期望交付时间等。

（2）如涉及大额采购或特殊品类（如进口设备、定制化服务），需附《需求说明书》《供应商初步报价单》或《技术可行性分析报告》作为支撑材料。

（3）申请人核对信息无误后，提交至部门负责人审核。

2.部门负责人初审

审核重点：采购需求的必要性、合理性，与部门工作计划的匹配度，以及预估数量的准确性。

操作说明：

（1）部门负责人在收到申请后1个工作日内，对申请人提交的材料及需求内容进行审核。

（2）审核通过：在《采购申请单》“部门审核意见”栏签字确认，并标注“同意”，转至财务部门。

（3）审核不通过：注明驳回理由（如“需求与当前工作计划不符”“数量预估过高”等），退回申请人修改后重新提交。

3.财务部门预算与合规性审核

审核重点：采购预算是否充足，价格是否符合市场行情，预算科目使用是否准确，以及是否符合企业财务管理制度。

操作说明：

（1）财务部门在收到申请后2个工作日内，通过系统查询或核对预算余额，结合《供应商初步报价单》（如有）对价格合理性进行评估。

（2）预算充足且合规：在“财务审核意见”栏签字确认，标注“预算合规，同意采购”，并根据采购金额分级转至对应审批领导。

（3）预算不足或价格异常：如需调整预算，退回申请人协同部门负责人与财务部门沟通后重新申报；如价格明显偏离市场价，要求申请人补充至少3家供应商报价后再行审核。

4.分级审批（根据采购金额确定审批层级）

审批权限划分（示例，企业可根据自身规模调整）：

金额≤5000元：部门负责人+财务审核通过后，即可交采购部门执行；

5000元＜金额≤50000元：在上述基础上，需分管副总*审批；

金额＞50000元：需分管副总审批后，提交总经理终审。

操作说明：

（1）审批领导在收到申请后1-3个工作日内（根据金额级别），重点审核采购事项的战略匹配性、成本效益及风险控制。

（2）审批通过：在“领导审批意见”栏签字确认，标注“同意”，转至采购部门；

（3）审批不通过：注明驳回理由（如“超出年度预算规划”“非核心业务支出”等），退回申请人。

5.采购部门执行与跟进

执行依据：审批通过的《采购申请单》及附件材料。

操作说明：

（1）采购部门在收到审批通过的材料后，根据采购类别启动采购流程：

标准化物资（如办公文具）：从合格供应商名录中比价采购；

非标准化物资/服务：组织招标或竞争性谈判，保证“质优价廉”。

（2）采购过程中，需与供应商明确交付时间、质量标准、付款方式等条款，签订《采购合同》（金额≥10000元时需签订）。

（3）采购完成后，将供应商名称、合同编号、实际采购金额、交付时间等信息录入系统，同步反馈至申请部门及财务部门。

6.物资验收与资料归档

验收责任：由申请部门牵头，采购部门、使用部门（如涉及）共同参与。

操作说明：

（1）物资送达后，验收小组对照《采购申请单》及合同要求，核对数量、规格、质量等，填写《物资验收单》，三方签字确认。

（2）验收合格：物资由申请部门领用，采购部门将《采购申请单》《审批意见汇总表》《采购合同》《验收单》等整理归档；验收不合格，由采购部门联系供应商退换货或处理，并记录问题原因。

三、标准化申请表格设计

企业采购申请单

基本信息

内容

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购明细

采购类别

□办公物资□生产设备□服务类□其他

物品/服务名称

规格型号/技术参数

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

期望交付时间

年月日

用途说明

附件材料

□需求说明书□报价单□技术参数□其他

审批意见

部门审核意见

负责人签字：日期：

财务审核意见

审核人签字：日期：

分管副总意见

签字：日期：

总经理意见（如需）

签字：日期：

执行结果

实际采购金额（元）

供应商名称

合同编号

验收结果

□合格□不合格（备注：

验收人签字

日期：

四、操作要点与注意事项

信息真实性要求：申请人需保证申请信息（如规格、数量、用途等）真实准确，严禁虚报、瞒报采购需求，否则将追究相关人员责任。

预算匹配原则：所有采购需求须在年度预算范围内，无预算或超预算需提前履行预算调整流程，避免临时性采购影响财务计划。

审批时限管理：各环节审核人需在规定时限内完成