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企业会议决策事项及跟进管理模板

一、适用场景

二、操作流程

（一）会前准备：明确会议目标与议题

确定会议核心目标：根据当前工作重点或待解决问题，明确本次会议需达成的决策目标（如“确定Q3新产品推广方案”“解决*项目进度滞后问题”等）。

梳理会议议题：围绕目标拆解具体议题，每个议题需提前明确背景、现状及待讨论的核心问题，避免会议发散。

提前分发材料：将议题背景数据、相关方案草案等材料提前1-2天发送至参会人员，保证与会者提前熟悉内容，提高会议效率。

（二）会中记录：聚焦决策关键信息

记录基本信息：同步记录会议名称、时间、地点、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（含部门及职务）等基础信息。

逐项记录议题讨论过程：按议题顺序记录讨论要点，包括不同意见、关键数据支撑及争议点，保证客观反映讨论过程。

明确决策结论：对每个议题的最终决策进行清晰记录，需包含“决策内容”（具体事项）、“决策依据”（关键理由或数据）、“达成共识”（各方一致意见）。

细化行动项：对决策结论分解为具体行动项，每个行动项需明确“负责人”（*主管/专员）、“完成时限”（具体日期或里程碑节点）、“交付成果”（如“方案初稿”“数据报表”“客户反馈报告”等）。

（三）会后跟进：保证执行闭环管理

整理会议记录：会后24小时内，根据会议记录整理《会议决策事项及跟进表》，经主持人（*经理）审核确认后，分发至所有参会人员及相关部门负责人。

建立跟进台账：以决策事项为单位，建立动态跟进台账，记录每个行动项的“当前状态”（未启动/进行中/已完成/延期）、“实际完成时间”“产出成果”“存在问题”及“协调需求”。

定期跟踪进度：

短期跟进：负责人需每日/每周更新行动项进度，记录于台账；

阶段性复盘：对于周期超过1周的行动项，组织相关方召开短会同步进展，解决执行中的卡点；

闭环确认：行动项完成后，需提交交付成果至记录人（助理），由负责人（经理）验收确认，并在台账中标记“已完成”。

归档与复盘：会议结束后，将《会议决策事项及跟进表》、会议记录、交付成果等资料整理归档；对周期性会议（如月度会）进行复盘，分析决策执行中的共性问题，优化后续会议及跟进流程。

三、模板示例

会议基本信息表

会议名称

*项目进度协调会

会议时间

2023年月日14:00-16:00

会议地点

A公司3楼会议室

主持人

*（运营部经理）

记录人

*（行政部助理）

参会人员

（市场部主管）、（技术部工程师）、*（财务部专员）等

会议议题

1.*项目Q3进度调整方案讨论；2.跨部门资源协调需求确认

会议决策事项及跟进表

序号

议题编号

决策内容

决策依据

负责人

完成时限

交付成果

当前状态

进展记录/备注

1

1.1

调整*项目Q3里程碑节点：需求分析阶段延期3天，开发阶段提前2天启动

市场部反馈客户需求变更

*（技术部）

2023--

更后的项目计划书

进行中

已完成需求调研，月日提交计划书初稿

2

1.2

增派2名开发人员支援项目，由技术部内部协调，月*日前到位

开发阶段人力缺口评估

*（技术部经理）

2023--

人员调配通知

未启动

需协调*部门人员，待确认

3

2.1

财务部优先保障*项目Q3预算的50%，用于采购测试设备

项目成本预算评审结果

*（财务部）

2023--

预算审批单

进行中

已提交申请，等待*总审批

4

2.2

市场部每周五下班前向技术部提交客户需求变更汇总表，同步更新项目需求清单

客户需求频繁变更导致返工

*（市场部）

每周持续

需求变更汇总表

进行中

月日已提交第一版，无新增变更

四、使用要点

记录准确性：区分“讨论内容”与“决策结论”，避免记录模糊表述（如“尽快推进”需明确为“月日前启动”）；负责人、时限等关键信息需经当事人确认，避免责任不清。

跟进及时性：行动项负责人需主动更新进度，记录人（*助理）每周汇总跟进情况，对逾期项提前预警（如提前2天提醒负责人），并协调资源解决障碍。

责任到人：每个决策事项需明确唯一负责人，避免多头管理；跨部门协作事项需指定牵头部门，避免推诿扯皮。

信息同步：会议记录及跟进表需同步至所有相关方，保证信息透明；对于敏感决策（如预算调整、人员变动），需按企业保密规定分级传递。

持续优化：定期复盘模板使用效果，根据企业实际需求调整字段（如增加“风险预估”“所需支持”等），提升模板适用性。