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- 2026-01-22 发布于江苏
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一、适用范围与常见应用场景
二、全流程操作步骤详解
（一）申请发起：员工端提交报销申请
登录系统：员工通过企业内部OA系统或财务报销管理系统，使用个人账号登录。
填写基础信息：在“报销申请”模块中，依次填写申请人姓名（*）、所属部门、工号、申请日期、报销周期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）等基础信息。
录入费用明细：根据实际支出逐笔填写费用明细，包括费用类型（下拉选择“差旅费”“办公费”等）、发生日期、费用事由（如“项目调研差旅”“办公用品采购”）、金额（需与凭证一致）、关联项目编号（如涉及）。
凭证附件：扫描或拍摄费用凭证（如消费记录、行程单、采购清单等），保证图片清晰、信息完整，每张附件需命名规范（如酒店-住宿费”）。
提交申请：确认信息无误后，“提交”按钮，系统自动流转至下一审批环节。
（二）部门审核：负责人核实业务真实性
审批任务推送：系统自动向申请人所在部门负责人（*）推送审批任务，附报销申请详情及附件。
审核内容：部门负责人需重点审核费用发生的真实性（是否确属因公支出）、合理性（是否符合部门预算及公司费用标准）、明细完整性（是否与事由匹配）。
审批操作：
审批通过：“同意”，系统流转至财务部门；
审批驳回：填写驳回理由（如“事由不清晰，请补充项目说明”），退回申请人修改，流程终止。
反馈结果：审批完成后，系统自动向申请人发送通知（通过系统消息或企业/钉钉提醒）。
（三）财务复核：合规性与金额准确性核验
接收任务：财务部门专员（*）收到审批通过的报销申请后，进入“待复核”队列。
复核重点：
凭证合规性：附件是否齐全、是否符合财税规定（如电子凭证需加盖电子签章，纸质凭证需签字盖章）；
金额准确性：报销总金额与明细金额是否一致，是否符合公司费用标准（如差旅住宿费上限、招待费占比要求）；
流程完整性：是否完成所有前置审批步骤，申请人信息是否完整。
处理结果：
复核通过：标记“审核通过”，流转至分级审批环节；
复核不通过：填写复核意见（如“发票抬头错误，请重新”），退回申请人补充材料或驳回。
（四）分级审批：按权限领导审批
根据报销金额大小，触发不同层级领导审批（示例）：
金额≤5000元：由部门负责人审批（已完成，此步骤可跳过）；
5000元＜金额≤20000元：由分管领导（*）审批；
金额＞20000元：由总经理（*）最终审批。
审批操作：领导登录系统，查看报销申请详情，重点审核费用必要性及预算符合性，“同意”或“驳回”（驳回需注明理由）。
流程结束：所有层级审批通过后，系统标记“审批完成”，进入支付环节。
（五）支付结算：财务部门安排款项发放
支付指令：财务专员根据审批完成的申请，支付凭证，通过企业网银或薪酬系统安排报销款项发放至员工指定银行卡。
支付反馈：支付完成后，系统自动更新报销状态为“已支付”，并向员工发送到账通知。
电子归档：系统自动将报销申请、审批记录、凭证附件等资料整合为电子档案，按年度、部门分类存储，支持后续查询与审计。
三、标准化报销申请表单模板
字段名称
填写说明
示例
申请人姓名
填写本人姓名，用*代替
*
所属部门
所在部门全称
市场部
工号
企业统一工号
M2024001
申请日期
提交申请的日期，格式：YYYY-MM-DD
2024-05-20
报销周期
费用发生起止日期
2024-05-10至2024-05-15
费用类型
下拉选择：差旅费/办公费/业务招待费/培训费/通讯费/其他
差旅费
费用明细（表格）
包含“日期”“事由”“金额”“备注”四列，逐行填写
2024-05-10，市调研交通费，120元，地铁票
申请总金额（元）
所有明细金额合计，大写与小写需一致
小写：1200.00，大写：壹仟贰佰元整
项目编号
如涉及项目支出，填写对应项目编号
PR附件清单
列出附件名称及数量
交通费发票3张，住宿费发票1张
部门负责人审批意见
部门负责人填写“同意”或“驳回”，并签字（电子签名）
同意，*
财务复核意见
财务专员填写“复核通过”或“复核不通过”，并注明原因
复核通过，附件齐全
分管领导审批意见
分管领导填写“同意”或“驳回”（仅限5000-20000元金额）
同意，符合预算
总经理审批意见
总经理填写“同意”或“驳回”（仅限20000元以上金额）
同意，予以报销
支付状态
财务填写：待支付/已支付
已支付
到账日期
款项实际到账日期
2024-05-25
四、操作规范与风险提示
信息真实性要求：申请人需保证所有填报信息及附件真实、准确，不得虚构费用或伪造凭证，否则将按公司规定追究责任。
附件规范：所有凭证需原件扫描，保证图片清晰、无遮挡，文件格式为JPG/PDF，单张附件不超过5MB。
时限要求：
员工需在费用发生后5个工作日内
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