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文档归档与管理制度操作指南

一、适用范围与背景

本操作指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的文档归档管理工作，旨在规范文档从形成到归档的全流程管理，保证文档的完整性、安全性及可追溯性。组织规模的扩大和业务活动的增加，文档数量持续增长，通过建立统一的归档管理制度，可提高文档管理效率，降低信息丢失风险，为组织决策、审计检查及历史追溯提供可靠依据。

二、操作流程与步骤

（一）文档收集

责任主体：各部门文档管理员为文档收集第一责任人，负责本部门形成文档的初步收集；档案管理员负责统筹协调全公司文档收集工作。

收集范围：

反映组织主要职能活动和基本历史面貌的文件材料（如规章制度、工作计划、总结报告）；

在业务活动中形成的具有保存价值的凭证性材料（如合同、协议、会议纪要、审批单据）；

对组织具有长期或永久保存价值的科技、声像、电子等特殊载体材料（如设计图纸、照片、电子数据）。

收集时间：

月度文档：每月最后3个工作日内，各部门文档管理员完成本月文档收集，并移交至档案管理员；

年度专项文档：次年1月10日前，完成年度总结、审计报告等专项文档的收集；

即时性重要文档：如重大项目合同、突发事件处理材料等，形成后24小时内完成收集。

（二）文档分类

分类原则：以“部门-年度-文种”为基本结合业务特性进行细分，保证分类逻辑清晰、便于检索。

分类标准：

一级分类：按组织架构划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”“业务部”等；

二级分类：按文件性质划分，如“综合类（制度、计划）”“业务类（合同、报告）”“人事类（招聘、考核）”“财务类（凭证、报表）”等；

三级分类：按文种或年度划分，如“综合类-2023年-制度文件”“业务类-2023年-合同协议”。

特殊载体分类：电子文档按“部门-年度-文种-存储路径”分类，声像材料按“事件-年度-类型”分类，并标注拍摄时间、参与人员等关键信息。

（三）文档整理

排序与装订：

文档按形成时间顺序排列，同一文种内按“审批件-正本-副本”顺序排序；

纸质文档采用左侧装订，超过20页的加装卷皮，卷皮标注档号、题名、年度、部门等信息；

电子文档按“档号+文件名”规则重命名（如“HR-2023-001-劳动合同”），存储于指定服务器文件夹，避免使用特殊字符。

页码编制：纸质文档用铅笔在右上角编写页码，空白页不编号；电子文档通过软件添加页码（如PDF插入页码功能），保证每页可识别。

（四）文档编号与登记

编号规则：档号由“部门代码（2位）-年度（4位）-文种代码（3位）-流水号（3位）”组成，示例：“ZS-2023-001-001”（综合管理部-2023年-制度文件-001号）。

部门代码：综合管理部“ZS”、人力资源部“RL”、财务部“CW”、业务部“YW”；

文种代码：制度“001”、合同“002”、报告“003”、纪要“004”。

登记造册：

纸质文档使用《文档归档登记表》（见模板1），逐项填写档号、题名、形成部门、责任人、归档日期、保管期限、存放位置等信息；

电子文档同步录入档案管理系统，电子文件并关联档号，保证登记信息与实体文档一致。

（五）归档与保管

归档移交：

各部门文档管理员按月将整理完毕的文档与《文档归档登记表》一并移交至档案管理员，双方核对无误后签字确认；

电子文档通过加密传输方式提交至档案管理系统，并保留传输记录。

保管要求：

纸质文档：存放于专用档案柜，库房保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，定期检查（每季度一次）；

电子文档：存储于专用服务器，定期备份（每日增量备份，每周全量备份），备份数据异地存放，防止因系统故障或病毒攻击导致数据丢失；

特殊载体文档：声像材料存防磁柜，电子文档定期格式转换（如每5年检查一次文件格式兼容性），保证长期可读。

（六）文档利用与借阅

利用权限：

普通文档：部门员工因工作需要可申请借阅，经部门负责人*审批；

涉密或重要文档：需经分管领导*审批，借阅期限不超过3个工作日。

借阅流程：

借阅人填写《文档借阅申请表》（见模板2），注明档号、题名、借阅事由、归还时间；

档案管理员*审核通过后，办理借阅手续，纸质文档需签字登记，电子文档通过系统授权查看；

借阅期间文档不得涂改、复制、外传，归还时档案管理员*检查文档完整性，确认无误后注销借阅记录。

（七）文档鉴定与销毁

鉴定周期：每年12月，由档案管理员牵头，组织各部门负责人组成鉴定小组，对到期文档进行鉴定。

鉴定标准：

保管期限届满且无继续保存价值的文档，经鉴定小组确认后列入销毁清单；

涉及法律纠纷、审计未结或具有历史保存价值的文档，需延长保管期限。

销毁流程：

鉴定小组编制《文档销毁审批表》（见模板3），列明销毁文档的档号、题名、数量、保管期限等信息，经分管领导*审批后实施；

纸质文档采用