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企业档案管理与利用规范手册

1.第一章总则

1.1档案管理的基本原则

1.2档案管理的职责分工

1.3档案管理的组织机构

1.4档案管理的适用范围

2.第二章档案分类与编码

2.1档案分类的原则与方法

2.2档案分类的实施步骤

2.3档案编码的规则与标准

2.4档案分类与编码的管理要求

3.第三章档案的收集与整理

3.1档案收集的范围与方式

3.2档案整理的基本流程

3.3档案整理的标准与要求

3.4档案整理的保管与存储

4.第四章档案的保管与安全

4.1档案保管的基本要求

4.2档案安全的管理措施

4.3档案防火、防盗与防潮措施

4.4档案销毁的程序与要求

5.第五章档案的利用与查询

5.1档案利用的原则与目的

5.2档案查询的权限与流程

5.3档案利用的规范与要求

5.4档案利用的反馈与改进

6.第六章档案的归档与移交

6.1档案归档的程序与要求

6.2档案移交的管理规范

6.3档案移交的交接手续

6.4档案移交的监督与检查

7.第七章档案的保密与保护

7.1档案保密的基本要求

7.2档案保密的管理措施

7.3档案信息的保密与保护

7.4档案泄露的处理与责任追究

8.第八章附则

8.1本手册的适用范围

8.2本手册的解释与修订

8.3本手册的实施与监督

第1章总则

一、档案管理的基本原则

1.1档案管理的基本原则

根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，企业档案管理应遵循“统一领导、分级管理、分类整理、便于利用”的基本原则。档案管理不仅是企业信息资源的重要组成部分，更是企业运行、决策和管理的重要依据。企业应建立科学、规范的档案管理体系，确保档案在保存、调取、利用等全过程中符合法律法规要求。

根据《企业档案管理规范》（GB/T19001-2016）中的相关条款，企业档案管理应遵循“安全、完整、有效、便于利用”的原则。其中，“安全”是指档案在存储、保管过程中应确保其物理安全和信息安全；“完整”是指档案内容应真实、完整、无损；“有效”是指档案应具备可检索、可查询的属性；“便于利用”是指档案应按照分类、编号、检索等方法，便于企业内部人员或外部用户调取和使用。

据统计，我国企业档案管理中，约有60%的企业尚未建立完善的档案管理制度，导致档案管理效率低下、利用率不高。因此，企业应结合自身业务特点，制定符合实际的档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。

1.2档案管理的职责分工

企业档案管理应由专门的档案管理部门或岗位负责，明确各级管理人员的职责，确保档案管理工作有序开展。根据《企业档案管理规范》（GB/T19001-2016），企业应设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、调阅、销毁等全过程管理。

企业档案管理的职责分工应包括以下内容：

-档案管理部门：负责制定档案管理制度、组织档案的分类、归档、保管、调阅、销毁等工作；

-业务部门：负责根据业务需要，向档案管理部门提供档案资料，并配合档案管理工作；

-档案管理员：负责档案的日常管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、登记、保管、调阅等；

-档案保护人员：负责档案的物理安全保护，包括防潮、防尘、防虫、防火等；

-档案利用部门：负责档案的调阅、使用和归档，确保档案在使用过程中符合法律法规要求。

根据《企业档案管理规范》（GB/T19001-2016），企业应建立档案管理责任制，明确各级管理人员的职责，确保档案管理工作落实到位。同时，企业应定期对档案管理情况进行检查和评估，及时发现和解决管理中存在的问题。

1.3档案管理的组织机构

企业应根据自身规模和业务需求，建立相应的档案管理组织机构，确保档案管理工作有序开展。根据《企业档案管理规范》（GB/T19001-2016），企业应设立档案管理部门，负责档案的管理与利用工作。

企业档案管理的组织机构通常包括以下内容：

-档案管理部门：负责档案的统一管理，制定档案管理制度，组织档案的分类、归档、保管、调阅、销毁等工作；

-业务部门：负责根据业务需要，向档案管理部门提供档案资料，并配合档案管理工作；

-档案管理员：负责档案的日常管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、登记、保管、调阅等；

-档案保护人员：负责档案的物理安全保护，包括防潮、防尘、防虫、防火等；

-档案利用部门：负责档案的调阅、使用和归档，确保档案在使用过程中符合法律法规要求。

根据《企业档案管理规范》（GB/T19001-2016），企业应建立档案管理组织机构，明确各岗位职责