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采购需求及供应商评估对比表工具指南

一、适用情境与常见应用场景

本工具适用于企业或组织在采购活动中，需系统梳理采购需求、筛选并对比供应商综合能力的场景。例如：

新项目启动采购：如某制造企业研发部需采购一批新型原材料，需明确技术参数并从多家供应商中筛选最优合作方；

常规供应商年度评估：如零售企业对年度合作供应商进行履约能力复盘，决定是否续签合同；

紧急采购需求：如某建筑项目因工期紧张需临时采购建材，需快速对比供应商的交付时效与资质；

跨部门协同采购：如行政部联合IT部采购办公设备，需整合各部门需求并统一评估供应商方案。

二、详细操作流程指南

步骤1：明确采购需求及核心指标

需求梳理：由需求部门（如生产部、研发部）填写《采购需求清单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算上限、用途及特殊要求（如环保认证、定制化需求等）。

示例：采购“办公用A4复印纸”，需明确“70g白度≥95%，环保FSC认证，100箱/批，3日内交付，预算≤3000元”。

需求确认：采购部门组织需求部门、财务部召开需求评审会，核对需求的合理性、预算合规性，避免模糊表述（如“高质量”“尽快交付”等），保证各方对需求达成共识。

步骤2：收集供应商基础信息

供应商筛选：通过公开招标、行业推荐、供应商库查询等方式，初步筛选3-5家候选供应商，保证其经营范围与采购需求匹配。

信息收集：向供应商发放《供应商信息调查表》，内容包括：

企业基本信息：名称、成立时间、注册资本、主营业务、资质证书（如ISO体系认证、行业准入许可）；

供应能力：产能、库存情况、同类项目案例（附合同关键页复印件）；

服务承诺：售后响应时间、质保期限、退换货政策；

财务状况：近2年审计报告摘要（重点看资产负债率、营收稳定性）。

信息核实：通过国家企业信用信息公示系统、第三方信用平台等渠道核实供应商资质真实性，避免虚假信息。

步骤3：制定评估维度及权重

根据采购需求优先级，设置评估维度及权重（总分100分），保证评分客观可量化。常见维度及参考权重：

评估维度

权重（参考）

评分标准（示例）

技术匹配度

30%

完全满足需求（90-100分）、基本满足需求但有1-2项次要偏差（70-89分）、存在关键参数不满足（70分）

价格合理性

25%

低于预算10%以上（90-100分）、与预算基本持平（70-89分）、超出预算5%-10%（50-69分）、超出预算10%以上（50分）

交付能力

20%

按时交付率100%（90-100分）、近1年延迟≤2次（70-89分）、延迟3次以上（50分）

服务与售后

15%

24小时内响应售后问题（90-100分）、48小时内响应（70-89分）、响应超时（50分）

资质与合规性

10%

资证齐全且在有效期内（100分）、缺少1项非关键资质（70分）、关键资质缺失（0分）

步骤4：开展供应商实地考察或资料核实（可选）

对技术复杂或金额较大的采购项目（如设备采购、工程服务），组织跨部门小组（采购、技术、法务）对供应商进行实地考察，重点核实：

生产/服务现场是否与描述一致（如产能、设备状况）；

质量管控流程（如是否有检测报告、抽检机制）；

过往案例真实性（联系合作客户知晓履约情况）。

考察后填写《供应商实地考察记录表》，作为评分补充依据。

步骤5：汇总评分并形成对比结论

评分汇总：由评估小组（至少3人，含采购、需求部门代表）独立对供应商打分，去掉最高分和最低分后取平均分，计算综合得分。

对比分析：在表格中列出各供应商在各维度的得分、优势、不足，例如：

供应商A：技术匹配度95分，价格高于预算8%（不足：交付时效承诺模糊）；供应商B：价格低于预算12%，技术参数有1项未达标（不足：售后响应慢）。

推荐建议：根据综合得分及需求优先级，提出“首选供应商”“备选供应商”建议，说明推荐理由（如“首选供应商A因技术完全匹配且价格在可接受范围，备选供应商B作为价格补充”）。

步骤6：审批及结果应用

审批流程：将《采购需求及供应商评估对比表》附评分明细、考察记录（如有）提交采购负责人、分管领导审批，保证评估过程透明、结果公正。

结果存档：审批通过后，将表格及供应商资料归档，作为合同签订、供应商年度评估的依据；若未通过，需重新启动供应商筛选流程。

三、模板表格结构与填写说明

采购需求及供应商评估对比表

基本信息

采购编号

[如CG-2024-001]

需求部门

[如生产部]

采购物品/服务名称

[如A4复印纸]

需求数量

[100箱]

预算金额

[3000元]

交付时间

[2024年X月X日前]

质量要求

[70g白度≥95%，环保FSC认证]

特殊要求

[需提供检测报告]

供应商信息与评分

序号

供应商名称

1

纸业有限公司

2

YY商贸有限公司

评估结论

首选