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建筑工程项目沟通联系单规范写法

在建筑工程项目的实施过程中，各方主体之间的信息传递与协调至关重要。沟通联系单作为一种正式、书面的沟通工具，承载着指令传达、问题澄清、事项确认、责任界定等关键功能。一份规范撰写的沟通联系单，不仅能确保信息传递的准确性与及时性，更能有效规避误解、减少纠纷，保障项目顺利推进。因此，掌握其规范写法，是项目管理人员及相关技术人员必备的专业素养。

一、沟通联系单的核心构成要素

一份完整有效的沟通联系单，应包含以下核心构成要素，这些要素共同确保了联系单的严肃性、规范性和可追溯性。

（一）基本信息栏

基本信息是联系单的“脸面”，必须清晰、准确、完整。

1.编号：联系单应有唯一的编号，编号规则应在项目初期即确定，通常包含项目代号、年份、月份、流水号及可能的类型标识（如“技”代表技术类，“协”代表协调类）等，便于分类、归档和检索。

2.标题/事由：应简明扼要地概括联系单的核心内容，让人一眼便能了解其主旨。避免使用模糊或过于笼统的表述。例如，“关于XX区域模板支撑方案调整的联系”比“工作联系”更为具体。

3.发送单位/部门：明确发起联系的单位或内部部门全称。

4.接收单位/部门：明确接收联系的单位或内部部门全称，务必准确，避免错发。

5.抄送单位/部门：根据需要列出需要知晓该事项的其他单位或部门。

6.日期：指发出联系单的日期，应如实填写。

7.主题：对事由的进一步精炼，部分联系单格式中会将“事由”与“主题”合并。

（二）正文内容

正文是联系单的核心，是信息传递的主体，其撰写质量直接影响沟通效果。

1.背景与事由阐述：清晰说明发起本联系单的原因、相关的工程部位、合同依据（如适用）、当前状况等背景信息。应做到客观、准确，为后续内容铺垫。

2.具体事项与问题描述：这是联系单的核心部分。需要详细、准确地描述需要沟通、协调、确认或解决的具体事项、存在的问题或提出的要求。若涉及图纸、规范、标准，应注明相关编号和条款。描述应条理清晰，可适当分点，但避免过于琐碎。

3.期望与要求：明确表达发送方希望接收方采取的行动、给予的答复、完成的时限或需要确认的内容。例如，“请贵司于X月X日前对本联系单所述方案予以书面回复”或“请贵司核实上述情况，并将处理意见告知我方”。

4.附件说明：若联系单内容涉及图纸、照片、计算书、检测报告等支撑性材料，应在此处列出附件名称及份数，并确保附件与联系单内容紧密相关。

（三）签署栏

签署是联系单生效的重要环节，体现了责任主体。

1.发送单位负责人/授权代表签字：由发送单位的项目负责人或其授权的相关负责人签字。

2.发送单位盖章：加盖发送单位的项目章或公章，视项目管理规定及联系单的重要性而定。

3.日期：签署日期，通常与联系单发出日期一致或略晚。

4.接收单位签收栏：供接收单位签收时填写，包括签收人、职务、签收日期，以便确认信息已送达。

二、规范撰写的注意事项与技巧

仅仅包含上述要素并不足以保证联系单的高质量，撰写过程中还需注意以下事项与技巧：

（一）语言表达要求

1.准确严谨：用词必须精准，避免使用模糊、歧义或易产生误解的词语。例如，“尽快”、“大约”等词语应尽量避免，如必须使用，应辅以具体说明或协商一致的理解。专业术语的使用应规范。

2.简洁明了：在准确表达的前提下，力求文字简练，突出重点，避免冗长、空洞的表述和不必要的客套。

3.条理清晰：内容组织应有逻辑性，可采用“总-分”、“先主后次”等结构。对于复杂事项，可适当使用小标题、序号等方式，使层次分明。

4.语气得体：根据沟通对象和事项性质，选择合适的语气。总体应保持专业、礼貌、客观。即使是提出异议或索赔，也应基于事实和合同，避免使用攻击性或情绪化语言。

（二）内容组织要求

1.一事一单：原则上，一份联系单应只涉及一个核心事项或一个紧密相关的事项组。这样可以保证沟通的聚焦性，便于对方处理和后续追溯。避免一份联系单包罗万象，导致重点不突出，处理效率低下。

2.依据充分：提出的要求、主张或指出的问题，最好能有合同条款、设计图纸、规范标准、会议纪要等作为支撑依据，增强说服力。

3.逻辑清晰：阐述问题、提出要求应符合正常的逻辑顺序，因果关系明确。

4.留有余地：对于需要对方回复或处理的事项，应给予合理的时间期限，避免强人所难。

（三）流程与管理要求

1.内部审核：重要的联系单在发出前，应经过内部相关负责人的审核，确保内容准确、表述恰当、符合单位整体利益和策略。

2.及时发送：事项发生后，应及时发出联系单，避免因拖延导致问题扩大或错过最佳处理时机。

3.送达确认：确保联系单准确送达接收方，并尽可能获取签收凭证或通过可追溯的方式发送（如邮件发送并要求回执）。

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