合同管理与执行辅助工具包.docVIP

合同管理与执行辅助工具包

一、适用场景与核心价值

本工具包适用于企业法务部门、项目团队、采购部门、销售团队等需高频处理合同全流程管理的场景，覆盖合同起草、内部审批、签署执行、履约跟踪、变更归档等环节。核心价值在于通过标准化流程降低合规风险，提升合同管理效率，保证合同条款落地执行，减少因流程不规范导致的纠纷或损失。

二、标准化操作流程

1.合同准备阶段：明确需求与基础信息

操作目标：梳理合同背景、双方权利义务及核心需求，保证基础信息准确完整。

具体步骤：

需求对接：由业务部门（如销售/采购）与客户/供应商沟通，明确合作标的（货物/服务/项目）、数量、质量标准、交付时间、付款方式等核心要素，形成《合同需求清单》（见模板1）。

主体资格审查：法务部门核实合作方营业执照、资质证书（如行业许可证）、法定代表人证件号码明等，保证签约主体合法有效，避免与无资质主体签约。

资料收集：整理双方主体信息、过往合作记录（如有）、项目技术附件（如技术参数、验收标准）等，归入“合同基础资料夹”。

2.合同起草阶段：规范条款与风险防控

操作目标：依据需求清单起草合同文本，保证条款合法、权责清晰、可执行性强。

具体步骤：

模板选择：根据合同类型（如买卖合同、服务合同、保密协议）选择企业标准合同模板，无模板时参考行业通用范本。

条款填充：按模板填写核心条款，包括：

主体信息：甲方（A公司）、乙方（A公司）全称、地址、法定代表人、联系方式；

标的与价格：标的名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）、支付方式（如分期付款节点）；

权利义务：双方履约时间、质量验收标准、违约责任（如逾期付款的违约金比例）、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）；

保密条款：明保证密范围、期限及违约责任。

法务审核：法务部门重点审查条款合法性（如是否符合《民法典》规定）、权责对等性（如违约责任是否覆盖双方）、可执行性（如验收标准是否量化），出具《法务审核意见表》（见模板2），修改后定稿。

3.合同审批阶段：内部流程协同与确认

操作目标：通过多部门审批保证合同内容符合企业利益，规避内部流程风险。

具体步骤：

发起审批：业务负责人在OA系统或审批工具中合同定稿及《合同需求清单》，填写审批事由、预计签约时间、预算金额等信息，提交至第一审批人（如部门经理）。

部门会签：

财务部门：审核付款方式、发票类型、税务合规性及资金预算；

法务部门：再次确认条款无法律风险（已审核的可跳过重复审核）；

业务负责人：确认履约能力与资源匹配度（如项目排期、库存情况）。

最终审批：根据合同金额及重要性，由分管副总/总经理签署《合同审批单》（见模板3），审批通过后进入签署环节。

4.合同签署阶段：生效与文本管理

操作目标：保证合同正式生效，文本版本规范，避免签署疏漏。

具体步骤：

文本准备：打印审批通过后的合同文本（一式X份，根据双方需求确定），核对页码、条款是否完整，双方签字页信息（名称、日期）是否空缺。

签署方式：

线下签署：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章，保证公章清晰、骑缝章完整（多页合同）；

线上签署：通过合规电子签约平台（如e签宝、法大大）完成身份认证、电子签章，带电子签章的PDF合同。

文本分发与归档：签署后，原件由法务部门、财务部门、业务部门各执1份，扫描件同步至企业合同管理系统，标注“已生效”状态。

5.合同执行阶段：履约跟踪与风险预警

操作目标：实时监控合同履行进度，及时发觉并解决履约偏差，保证合同目标达成。

具体步骤：

任务分解：业务负责人根据合同条款将履约任务拆解为可执行动作（如“X月X日前完成货物交付”“X月X日前提交验收申请”），明确责任人及时间节点，录入《合同执行跟踪表》（见模板4）。

进度监控：按周/月度收集履约情况（如交付进度、付款到账时间、验收结果），与计划节点对比，偏差超过5%时启动预警。

问题处理：若出现履约延迟（如乙方逾期交货），业务部门需及时发函催告，协商解决方案（如延期、违约金扣除），并记录沟通过程；若对方违约严重，法务部门介入评估是否解除合同及索赔。

6.合同变更与归档阶段：闭环管理

操作目标：规范变更流程，保证合同变更合法有效，实现全生命周期可追溯。

具体步骤：

变更申请：因需求变化需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请单》（见模板5），说明变更原因、内容及影响（如金额调整、工期延长）。

变更审批：参照原审批流程，经法务审核、财务确认、负责人审批后，签订《合同补充协议》，明确变更条款与原合同效力关系（补充协议与原合同冲突时以补充协议为准）。

归档管理：合同执行完毕/终止后，由法务部门整理合同文本、审批单、补充协议、履约记录（如验收报告、付款凭证）等资料，按“合同编号+年份”分类归档，电子版备份至企业档案系统，保存期限不少于合同终止后