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会议组织与记录管理办法

会议组织与记录管理办法

一、会议组织的前期筹备工作

会议组织的前期筹备是确保会议顺利召开的基础环节。筹备工作首先需要明确会议的主题与目标，根据会议的性质与规模确定参会人员范围，并提前发出会议通知。会议通知应包含会议时间、地点、议程草案等关键信息，以便参会者提前安排。对于重要会议，需成立会务组，明确分工，责任到人。会务组需负责场地的勘察与预定，确保会场环境安静、设施齐全，并根据会议形式布置会场，例如课桌式、回字型或圆桌型。同时，需提前检查并调试投影设备、音响系统、网络连接等，准备充足的会议材料，如议程表、工作报告、背景资料等，并视需要准备席卡、茶水、纸笔等物品。对