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企业档案管理规范及归档模板

一、档案管理在企业运营中的核心应用场景

企业档案是记录生产经营、管理活动、法律事务及历史发展的重要载体，其管理贯穿企业全生命周期。主要应用场景包括：

企业设立与合规运营：工商注册、资质审批、章程修订、股东会决议等档案是企业合法存续的基础，需长期保存以应对工商、税务等部门的合规检查。

日常行政管理：人事档案（员工入职、合同、晋升、离职）、财务档案（凭证、报表、审计报告）、行政公文（通知、会议纪要、合同协议）等，支撑企业日常运转与决策追溯。

项目全周期管理：从项目立项、招投标、合同签订到验收、结算的全过程文件，是项目复盘、责任界定及后续合作的重要依据。

风险防控与法律维权：合同纠纷、劳动争议、知识产权等档案，为企业提供法律证据支持，降低合规风险。

历史传承与战略决策：企业发展历程、重要决策、荣誉资质等档案，助力企业总结经验、制定长期战略。

二、档案管理规范操作全流程

（一）第一步：明确归档范围与责任分工

操作要点：

界定归档范围：根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合企业实际，制定《归档文件清单》，明确需归档的文件类型（如公文、合同、人事、财务、项目等）及具体内容。

划分责任主体：各业务部门为档案形成的责任部门，指定兼职档案员负责本部门文件收集、初步整理；档案管理部门（或综合管理部门）负责统筹指导、接收保管及监督。

示例：销售部需归档“销售合同、客户资料、业绩报表”；人力资源部需归档“员工劳动合同、录用通知书、离职证明”。

（二）第二步：科学分类与编号规则

操作要点：

分类原则：采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。

一级分类：按年度划分（如“2023年度”“2024年度”）；

二级分类：按机构或问题划分（如“行政部”“财务部”“销售部”或“合同类”“人事类”）；

三级分类：按保管期限划分（如“永久”“30年”“10年”）。

编号规则：采用“年度-分类代号-案卷号”格式，保证档案唯一可查。

示例：“2024-财-001”表示2024年度财务类第1号案卷；“2023-销-005”表示2023年度销售类第5号案卷。

（三）第三步：规范整理与装订要求

操作要点：

文件预处理：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补，复印件需注明“复印件”及原件存放位置。

排序与编页：按文件形成时间或逻辑顺序排序，采用铅笔在右上角编写页码（单文件页数超过2页需编页）。

装订方式：左侧装订，厚度不超过2cm，采用不锈钢夹或线装，保证文件平整、不易散落。

填写备考表：每卷档案附《档案备考表》，注明本卷文件数量、缺损情况、整理人及日期（示例：本卷共15页，其中第3页有轻微破损，整理人：*，日期：2024-03-15）。

（四）第四步：准确登记与移交归档

操作要点：

登记造册：整理完成的档案需填写《档案移交登记表》（详见模板二），详细记录档案名称、文号、形成部门、归档日期、保管期限、移交人、接收人等信息。

移交交接：由部门兼职档案员向档案管理部门移交，双方核对档案数量与信息无误后，在《档案移交登记表》签字确认，一式两份，移交部门与档案管理部门各存一份。

电子档案同步：纸质档案扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），与纸质档案同步归档，电子档案命名规则与纸质档案编号一致（如“2024-财-001.pdf”）。

（五）第五步：安全保管与定期检查

操作要点：

存放环境：档案柜需具备防火、防潮、防虫、防盗功能，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

保管期限：严格按照《档案保管期限表》执行，到期档案需经鉴定小组（由档案管理部门、法务部、业务部门组成）审核后，方可销毁或延长保管。

定期检查：每季度对档案存放环境、保管状态进行检查，发觉问题及时处理（如受潮文件需烘干、虫蛀文件需隔离），并记录《档案检查日志》。

（六）第六步：规范利用与保密管理

操作要点：

借阅流程：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（详见模板三），经部门负责人及档案管理部门审批后，方可借阅。涉密档案需经分管领导审批。

借阅规则：借阅期限一般不超过5个工作日，涉密档案当天归还，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案，不得擅自复制。

归还登记：档案归还时，档案管理员需核对档案完整性，确认无误后在《档案借阅登记表》签字，并更新档案状态。

三、档案管理核心模板工具

模板一：档案分类目录表

序号

档案类别

档案名称

文号/编号

形成部门

形成日期

页数

保管期限

备注（存放位置）

1

行政类-永久

公司章程（2023年修订版）

章程-2023

总经办

2023-06-15

12

永久

档案柜A1-01

2

财务类-30年

2023年度财务审计报告

审计-2023

财务部

2024-01-20

45

3