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采购流程标准化操作与供应商管理手册

一、总则

1.1手册编制目的

为规范企业采购行为，保证采购流程合规、高效、透明，强化供应商管理，降低采购成本，保障物资/服务质量，特制定本手册。本手册旨在统一采购操作标准，明确各岗位职责，防范采购风险，支撑企业战略目标实现。

1.2适用范围

本手册适用于企业所有部门（含子公司）的采购活动，涵盖生产原料、设备、办公用品、服务外包等各类采购类型。采购部门、需求部门、财务部门、审计部门及相关岗位人员均须遵守本手册规定。

1.3核心术语定义

采购需求：各部门因生产、运营、管理需要提出的物资/服务采购申请。

供应商准入：对新供应商资质、能力、信誉的审核与评估，确定其具备合作资格的过程。

绩效评估：对合作供应商的质量、交期、价格、服务等指标进行定期评价的管理活动。

单一来源采购：因货物/服务来源唯一或必须从原有供应商处添购等特殊情况，采用非竞争性方式的采购。

二、采购全流程标准化操作步骤

2.1采购需求提报与审批

操作目标：保证采购需求真实、必要，预算合理，从源头控制无效采购。

操作步骤：

需求发起：需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购需求申请表》（表2.1-1），注明物资/服务名称、规格型号、数量、用途、技术参数、预估单价、预算金额、紧急程度等信息，并附相关技术图纸或需求说明文件。

部门审核：需求部门负责人*经理对需求的必要性、合理性及准确性进行审核，签字确认后提交采购部。

采购复核：采购部专员*对接收的需求进行复核，重点核查：

需求是否与公司业务匹配；

规格参数是否清晰明确；

预算是否符合公司财务制度（超预算需求需同步标注）。

财务审核：采购部将复核后的需求转财务部*会计审核，重点评估预算合规性、成本合理性。

分级审批：根据采购金额及重要性，按权限审批：

金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部负责人；

5万元＜金额≤20万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部负责人→分管副总*；

金额＞20万元：需提交总经理办公会集体审批。

审批反馈：审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购需求审批单》；未通过则注明原因并退回需求部门整改。

输出文件：《采购需求申请表》《采购需求审批单》

配套工具表单：表2.1-1《采购需求申请表》（见文末附录）

2.2采购计划制定与下达

操作目标：整合分散需求，形成集中采购计划，提升采购规模效益，保障供应及时性。

操作步骤：

需求汇总：采购部每月25日前收集各部门次月《采购需求申请表》（紧急采购需求单独标注），按品类、时间维度汇总。

计划编制：采购部专员*根据汇总需求，结合库存情况、供应商交期、市场行情，编制《月度采购计划》，明确采购物资名称、规格、数量、预计交付时间、预算金额等。

计划审批：采购部经理审核采购计划的合理性、可行性，财务部复核预算，分管副总*审批后生效。

计划下达：审批通过后，采购部将《月度采购计划》分发至需求部门、仓库、财务部，作为后续采购执行的依据。

输出文件：《月度采购计划》

配套工具表单：表2.2-1《月度采购计划表》（见文末附录）

2.3供应商寻源与选择

操作目标：通过多渠道寻源，筛选优质供应商，保证采购来源合规、竞争充分。

操作步骤：

寻源渠道：根据采购物资特性，选择以下一种或多种渠道：

公开招标：适用于金额较大（＞10万元）、标准化的物资/服务，通过公司官网、招标平台发布招标公告；

邀请招标：适用于金额5万-10万元、已有合格供应商库的项目，邀请3家及以上合格供应商参与；

询比价：适用于金额≤5万元、非关键性物资，向3家及以上供应商询价，对比价格、质量、交期；

单一来源：仅适用于唯一供应商或紧急情况（如设备维修需原厂配件），需填写《单一来源采购审批表》，经总经理审批。

供应商资质初审：对参与寻源的供应商，采购部审核以下资质文件（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；

近三年同类项目业绩证明（合同关键页）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托代理人办理）。

供应商考察：对金额＞5万元或关键物资供应商，由采购部牵头，组织技术部、质量部、需求部门进行现场考察，重点评估：

生产/服务能力（设备、技术团队、产能）；

质量控制体系（检验流程、合格率）；

交付能力（物流配送、应急响应）；

财务状况（审计报告、银行资信）。

供应商评选：根据采购需求，制定评选标准（如价格权重40%、质量权重30%、交期权重20%、服务权重10%），组织评审小组（采购、技术、质量、财务、需求部门）打分，确定候选供应商。

输出文件：《供应商寻源记录表》《供应商考察报告》《供应商评选表》

配套工具表单：表2.3-1《供应商寻源记录表》、表2.3-2《供应