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销售合同审核流程标准化操作指南实用版

一、适用范围与启动条件

本指南适用于公司所有销售类合同的审核管理，涵盖新签合同、续签合同、重大条款变更（如标的物、金额、履行方式调整）等场景。当业务部门与客户达成合作意向、形成合同草案后，需立即启动审核流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效规避潜在风险。

二、合同审核全流程操作说明

第一步：审核前置准备

操作内容：

业务部门提交审核前，需完成以下准备工作：

收集客户资质材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证客户主体资格合法有效；

整理合作背景资料（如前期沟通记录、招投标文件、报价单、技术协议等），作为合同条款的支撑依据；

确认合同核心要素（如合同主体、标的物名称/规格、数量、单价、总金额、履行期限、交付方式、付款节点、违约责任等）与双方约定一致，填写《合同审核申请表》（见模板1），注明合同类型、金额、紧急程度及重点关注事项。

法务部门同步审核合同草案的格式规范性，检查合同结构是否完整（如合同编号、签订日期、生效条件、附件清单等要素齐全）。

责任岗位：业务部门负责人、法务专员

输出成果：《合同审核申请表》、客户资质材料、合作背景资料

第二步：合同接收与初步审核

操作内容：

法务部门收到业务部门提交的完整材料后，1个工作日内完成初步审核，重点核查：

合同主体信息是否准确（名称、统一社会信用代码、地址等与资质材料一致）；

合同金额、数量、履行期限等核心数据是否与《合同审核申请表》一致，是否存在计算错误；

合同条款是否完整无遗漏（如不可抗力、争议解决、保密条款等必备条款是否齐全）。

若初步审核发觉问题，法务专员当天反馈业务部门补充或修正材料；若材料齐全、格式规范，进入下一环节审核。

责任岗位：法务专员

输出成果：《合同初步审核意见表》（明确“通过”或“需补充材料”及修改建议）

第三步：专项条款深度审核

操作内容：

根据合同类型，组织相关部门进行专项条款审核，保证各环节权责匹配：

审核部门

审核重点

销售部门

标的物描述（型号、配置、技术参数）是否与客户需求一致；交付时间、地点、方式是否可执行；验收标准是否明确。

财务部门

付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、节点是否与公司财务制度匹配；开票信息（名称、税号）是否准确；违约金、赔偿金计算是否合理。

法务部门

合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规；违约责任是否对等；争议解决方式（仲裁/诉讼）管辖约定是否明确；是否存在法律漏洞（如“霸王条款”）。

技术部门（如需）

技术协议与合同条款是否一致；技术指标、售后服务标准是否可实现。

操作要求：

各专项审核部门需在2个工作日内完成审核，填写《专项条款审核意见表》（见模板2），注明“同意”“需修改”及具体修改理由；

若部门间存在意见分歧，由法务部门牵头组织协调会议，业务部门、财务部门、销售部门共同参与，形成统一意见。

责任岗位：销售部门负责人、财务负责人、法务负责人、技术部门负责人

输出成果：各部门《专项条款审核意见表》、协调会议纪要（如有分歧）

第四步：合规性与风险综合审查

操作内容：

法务部门汇总各专项审核意见，对合同进行整体合规性与风险评估，重点核查：

是否违反行业监管规定（如特殊行业资质要求、出口管制等）；

是否存在履约风险（如客户信用记录不良、付款能力存疑、不可抗力条款缺失等）；

合同条款是否符合公司内部管理制度（如合同审批权限、印章使用规范等）。

若发觉重大风险（如金额超授权范围、法律条款明显不利），法务部门需立即上报管理层，启动风险应对流程。

责任岗位：法务负责人、分管副总

输出成果：《合同合规性与风险评估报告》

第五步：修订与二次确认

操作内容：

业务部门根据《专项条款审核意见表》《合同合规性与风险评估报告》，修订合同草案，保证所有修改意见落实到位；

修订完成后，反馈至法务部门，法务专员核对修改内容是否与审核意见一致，确认无误后提交最终版合同。

责任岗位：业务部门经办人、法务专员

输出成果：修订版合同文本、修订说明（针对重大条款的修改解释）

第六步：最终审批与签署

操作内容：

根据合同金额及类型，按审批权限逐级报批：

金额≤10万元：销售部门负责人→法务负责人→分管副总；

10万元＜金额≤50万元：销售部门负责人→法务负责人→财务负责人→分管副总→总经理；

金额＞50万元：需增加董事长审批。

审批通过后，由法务部门安排签署流程：

双方需加盖合同专用章或公章（严禁使用部门章或财务章）；

签署人需为法定代表人或其合法授权人（提供授权委托书原件）；

合同一式多份（如客户联、公司财务联、法务存档联、业务部门留存联），保证每份加盖骑缝章。

责任岗位：各审批人、法务专员、签署人

输出成果：签署生效的合同正本

第七步：合同归档与执行跟踪

操作内容：

法务部门在合同签