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企业会议纪要撰写及存档规范模板

一、适用范围与场景

本规范适用于企业各类正式会议的纪要撰写与存档管理，包括但不限于：

定期经营分析会、月度/季度工作例会；

项目启动会、阶段评审会、专题研讨会；

跨部门协调会、客户需求对接会；

重大决策会议（如战略规划、预算审批等）。

通过标准化纪要流程，保证会议内容准确传达、决议有效落地、过程可追溯，为企业运营管理提供书面依据。

二、会议纪要全流程操作指引

（一）会前准备：奠定纪要基础

明确会议信息

提前获取会议通知，记录会议名称、时间、地点、主持人、预计时长、核心议题及参会部门/人员范围。

若涉及外部单位，需标注参会单位及人员职务（如“客户方：A公司总经理*先生”）。

准备资料与工具

收集会议背景资料（如议程草案、上次会议纪要、相关数据报表等），供记录时参考。

准备会议记录工具：优先使用电子文档（如Word、企业协作平台），同步开启录音设备（需提前告知参会人员），或使用专用会议记录本。

确认参会人员

提前与主持人确认参会人员名单，包括请假人员及原因，避免纪要中遗漏关键角色。

（二）会中记录：捕捉核心内容

聚焦议程与议题

按会议议程顺序记录，重点关注每个议题的讨论背景、核心观点、分歧点及初步结论。

避免逐字记录，提炼关键信息：如“市场部提出：当前产品用户增长放缓，需优化推广策略”，而非完整发言内容。

明确决议与行动项

决议：记录最终达成的共识，需清晰、无歧义，如“同意将Q3营销预算增加15%，重点投入线上渠道”。

行动项：逐项记录“任务内容+负责人+完成时限+交付标准”，例如：

“完成竞品分析报告，负责人：（市场部经理），完成时限：2023年X月X日，交付标准：含3家竞品定价及功能对比”。

标注待办与疑问

对未当场解决的问题或需进一步确认的信息，标注“待办”或“待确认”，会后及时跟进补充。

（三）会后整理：形成规范纪要

初稿撰写

会议结束后24小时内完成初稿，按以下结构组织内容：

会议基本信息：名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员。

会议议程：按实际讨论顺序列出各议题。

议题讨论情况：简要说明每个议题的讨论过程及关键观点（可附发言人姓名，如“（技术部总监）建议……”）。

会议决议：汇总所有共识性结论。

行动项清单：表格化呈现（详见“三、标准化会议纪要模板”）。

附件：如会议PPT、数据图表、签到表等。

审核与定稿

初稿完成后，提交主持人审核，重点核对决议准确性、行动项负责人及时限是否明确。

根据审核意见修改，经主持人签字或线上确认后，形成正式纪要。

分发与传达

正式纪要在会后2个工作日内分发给所有参会人员及相关部门负责人，抄送需知晓的上级领导。

涉及保密内容的纪要，需标注“内部文件，注意保密”，并限定分发范围。

（四）存档管理：保证可追溯性

存档方式

电子存档：将正式纪要（含审核签字扫描件）及附件统一存储至企业指定服务器或共享文档平台（如OA系统、企业网盘），按“年份-月份-会议类型”分类命名（如“2023-09-经营分析会纪要”）。

纸质存档：重要会议（如战略决策会、董事会）需打印纸质版，经主持人签字后交行政部归档，保存期限不少于5年。

存档要求

存档文件需包含完整版本：会议通知、签到表、会议记录初稿、审核稿、正式纪要及附件。

定期检查存档文件完整性，保证电子文档可正常打开，纸质文档无缺损。

三、标准化会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

例：2023年第三季度经营分析会

会议日期

年月日

会议时间

上/下午时分至时分

会议地点

例：公司3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议，会议号：*–）

主持人

（职务：）

记录人

（职务：）

参会人员（含缺席）

出席：（部门）、（部门）……缺席：（部门），原因：*

列席人员

例：（外部顾问）

会议议程与讨论情况

议题一：Q2业绩回顾

讨论要点：1.财务部经理汇报：Q2营收同比增长8%，净利润下降3%，主要因成本上升；2.销售部总监建议：优化渠道结构，重点拓展线上分销。决议：同意线上渠道拓展方案，预算增加10万元。

议题二：Q3重点项目规划

讨论要点：1.产品部经理提出：新产品A需在9月底前完成测试；2.研发部总监反馈：当前人力不足，需增配2名工程师。决议：增配研发工程师，由人力资源部*周经理负责协调，X月X日前到位。

行动项清单

任务内容

负责人

完成时限

交付标准

备注

1

线上渠道拓展方案细化

（销售部）

2023年X月X日

含预算分配、合作方筛选标准

2

研发工程师招聘

（人力部）

2023年X月X日

2名工程师到岗

3

新产品A测试计划报备

（研发部）

2023年X月X日

含测试节点、风险预案

附件

1.Q2业绩数据报表2.线上渠道拓展方案草案3.签到表

分发范围

公司领导