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办公采购流程标准操作手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司办公采购行为，提高采购效率，控制采购成本，确保采购物资的质量与及时性，防范采购过程中的风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有部门及员工进行的办公类物资、服务的采购活动。特定项目采购、生产性物料采购等如另有规定，从其规定。

1.3基本原则

1.需求导向原则：采购应以实际业务需求为出发点，避免盲目采购和资源浪费。

2.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部采购政策、财务制度。

3.经济性原则：在保证质量和服务的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资和服务，追求性价比最优。

4.公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明，对符合条件的供应商一视同仁。

5.效率原则：优化采购流程，缩短采购周期，确保及时满足需求。

第二章采购流程

2.1需求提出与汇总

1.需求发起：各部门根据实际工作需要，由需求人填写《办公物资采购申请表》（或通过指定的电子化采购系统提交申请）。申请表应清晰、准确填写以下信息：

*物资/服务名称、规格型号、技术参数（如需）；

*数量、预估单价、预估总金额；

*期望交付日期；

*需求部门、申请人、申请日期；

*详细用途说明（必要时）。

2.部门审核：需求表由部门负责人（或其授权人）审核。审核重点包括：需求的真实性、必要性、合理性，以及是否符合部门预算。

3.需求汇总（如适用）：对于周期性或常规性办公用品，部门可定期汇总需求，集中提报，以提高采购效率，降低采购成本。

2.2采购审批

1.审批权限：根据公司授权体系和采购金额分级进行审批。

*常规小额采购：由部门负责人审批后，可直接交由采购执行或指定人员按简化流程办理。

*一定金额以上采购：需报请分管领导或更高层级审批。

*重大或特殊采购项目：可能需要经过总经理办公会或类似决策机构审议。

*（具体金额标准及审批层级由公司根据实际情况另行规定并嵌入审批流程）

2.审批流程：申请人将经部门负责人审核后的《采购申请表》，按照审批权限逐级上报审批。审批人应对采购的必要性、预算符合性及采购方式提出意见。

2.3供应商选择与比价

1.供应商信息库：采购部门应建立和维护合格供应商信息库，对供应商资质、信誉、产品质量、价格、服务等进行评估和管理。

2.采购方式选择：

*直接采购：适用于小额、紧急、独家供应或长期合作且价格透明的物资/服务。可向单一供应商询价采购。

*比价采购：对于常规、有多个潜在供应商的采购，应向至少三家（含）合格供应商进行书面或口头询价，获取报价单，进行比质比价。比价应综合考虑价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等因素。

*招标采购：适用于金额较大、对质量或技术有较高要求的采购项目，具体参照公司招标管理相关规定执行。

3.确定供应商：采购部门（或申请人在采购部门指导下，视权限而定）根据比价结果或招标结果，结合审批意见，确定最优供应商，并形成《比价记录表》或《采购决策单》。

2.4合同签订（如适用）

1.合同起草与评审：对于金额较大、长期合作或复杂的采购项目，应与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括：物资/服务名称、规格、数量、价格、交付时间、交付地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决等主要条款。合同文本应经过法务部门（或指定法务人员）和财务部门审核。

2.合同审批与签订：经评审通过的合同，按照公司合同审批流程进行审批后，由授权代表与供应商正式签订。合同签订后应及时分发至相关部门（如财务、采购、需求部门）。

2.5采购执行与订单下达

1.下达采购订单：确定供应商后，采购部门（或相关执行人员）应向供应商下达正式的《采购订单》，明确采购物品的详细信息、数量、价格、交货期、交货地点及付款条件等。订单应加盖公司相关印章或由授权人签字。

2.订单跟踪：采购人员应与供应商保持沟通，及时跟踪订单履行情况，包括生产、备货、发货等环节，确保按期交付。如遇异常情况，应及时向需求部门和相关领导汇报，并协调解决。

2.6物资验收与入库

1.到货通知：供应商发货后应及时通知采购部门和需求部门。

2.到货验收：物资送达后，由需求部门（或使用人）、采购部门（必要时）共同对物资的数量、规格型号、外观质量、产品合格证等进行检查验收。对于需要进行技术检验的物资，应由相关技术部门参与验收。

3.验收记录：验收合格后，应填写《物资验收单》，由验收人签字确认。如发现数量短缺、规格不符、质量问题等，应立即通知供应商，并做好记录，及时办理退换货或索赔事宜。

4.入库管理：对于需要入库管理的物资，验收