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合同管理标准化模板及使用指南

一、适用范围与典型应用场景

本标准化模板及指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理工作，覆盖业务合作、采购服务、资产转让、委托研发、租赁经营等典型场景。无论是企业内部部门间的协作协议，与外部供应商、客户、合作伙伴之间的商业协议，还是涉及项目执行、服务交付的具体约定，均可通过本模板实现合同条款的规范化、标准化管理，有效降低沟通成本，规避法律风险，保障合同双方合法权益。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与前置准备

需求提出：业务部门根据合作项目或工作需要，明确合同标的（如服务内容、采购物品、合作范围等）、核心需求（如质量标准、交付期限、预算金额等），填写《合同需求审批表》，部门负责人签字确认。

背景调研：对合作方主体资格进行初步核查，包括但不限于营业执照、经营范围、资质证书（如行业许可、认证证书等）、过往合作业绩（如适用），保证合作方具备履约能力。

材料准备：收集需求部门提供的《合同需求审批表》、合作方主体资格证明材料、技术规格书（如采购类合同）、项目方案（如服务类合同）等支撑文件，作为合同起草的基础依据。

（二）合同起草与内部审核

模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同、合作协议等），选择对应的标准化模板，优先使用企业已发布的制式合同模板。

条款填写：

基础信息：填写合同编号（规则：年份-部门代码-合同类型序号，如2024-CG-001）、合同签订日期、合同双方全称（与营业执照一致）、法定代表人/授权代表人信息（需附授权委托书）、联系地址、电话等；

核心条款：明确合同标的（具体描述名称、规格、型号等）、数量与单位、质量标准（如国家/行业标准、双方约定标准）、价款或报酬（含金额、币种、支付方式、支付节点）、履行期限（开始/结束日期、阶段性节点）、双方权利义务（分条列明，避免模糊表述）、违约责任（具体违约情形及对应的违约金计算方式或赔偿范围）、争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）、保密条款（保密范围、期限）、合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效等）。

内部审核：

业务审核：起草部门负责人审核合同内容是否符合业务需求、技术参数是否准确、价款与预算是否匹配；

法务审核：法务部门重点审核条款合法性、合规性，是否存在法律风险，权利义务是否对等，违约责任是否明确，争议解决方式是否有效；

财务审核：财务部门审核价款结构、支付方式、税费承担、发票类型等是否符合财务制度及税务规定；

分管领导审批：根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理办公会进行最终审批。

（三）合同谈判与修订

谈判准备：内部审核通过后，由业务部门牵头，联合法务、财务人员组成谈判小组，明确谈判底线、核心诉求及可让步范围。

谈判执行：与合作方就合同条款进行沟通，重点围绕价款、交付期限、质量标准、违约责任等核心条款进行协商，达成一致意见。

修订确认：根据谈判结果，使用修订模式（如Word“修订”功能）对合同内容进行修改，修订完成后由双方谈判代表签字确认修订版本，保证双方对修订内容无异议。

（四）合同签署与用印

用印申请：审批流程完成后，由起草部门提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批文件、对方主体资格证明材料等，按企业用印管理规定报批。

用印管理：

加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章或个人印章代替），印章需清晰、完整，骑缝章（多页合同）需覆盖合同各页侧面；

若为授权代表签署，需提供加盖合作方公章的《授权委托书》，载明授权范围、权限及期限，与合同一并存档。

签署交付：合同一式多份（如双方各执N份，N根据实际需要确定），双方同时或先后签署，签署日期需一致（或最后签署方日期为合同生效日期）；签署完成后，由起草部门及时将企业留存份移交档案管理部门。

（五）合同履行与归档

履行跟踪：业务部门作为合同履行主责部门，需建立《合同履行台账》，记录合同履行进度（如交付验收、付款节点等），定期跟踪双方履约情况，发觉问题及时协调解决，重大风险上报分管领导。

验收确认：涉及标的物交付或服务完成的，按合同约定进行验收（如现场验收、出具验收报告），验收结果需由双方签字确认，作为付款或履约完成的依据。

档案归档：合同履行完毕或终止后，由档案管理部门统一归档，归档材料包括：合同文本（原件及修订版）、审批文件、用印申请表、对方主体资格证明、授权委托书、验收报告、往来函件、付款凭证等，按“一合同一档”原则整理，电子版与纸质版同步归档，保存期限按企业档案管理规定执行（一般不少于合同终止后10年）。

三、合同模板核心条款框架

（一）合同主体信息表

项目

甲方（采购方/委托方）

乙方（供应方/服务方）

单位全称

[填写甲方全称]

[填写乙方全称]

统一社会信用代码

[填写甲方信用代码]

[填写乙方信用代码]

法定代表人

[填写法定代表人姓名]

[填写法定代表人