采购需求分析及供应商选择标准.docVIP

采购需求分析及供应商选择标准通用工具模板

一、适用场景与对象

二、详细操作流程

阶段一：采购需求分析与确认

目标：明确采购标的的核心需求，为后续供应商筛选提供精准依据。

需求识别与分类

由需求部门（如行政部、生产部、项目部）发起采购申请，明确采购标的的类别（如货物、服务、工程）、用途及必要性。

区分“常规性需求”（如日常办公用品）与“特殊性需求”（如定制化设备、专项服务），特殊性需求需附详细技术说明或需求说明书。

需求规格化梳理

列出采购标的的关键参数：

货物类：型号、规格、技术标准（如国标/行标）、质量要求、交付周期、验收标准；

服务类：服务范围、服务期限、服务人员资质、服务响应时间、交付成果形式（如报告、方案）；

工程类：施工范围、技术规范、工期要求、安全标准、验收规范。

明确“必备条件”（不可谈判项，如安全生产许可证）与“优先条件”（可加分项，如同类项目经验）。

预算与成本测算

采购部门联合财务部，根据市场调研历史数据或询价结果，编制采购预算，明确最高限价（若有）。

对于大宗或复杂采购，需进行成本构成分析（如设备采购包含采购费、运输费、安装费、维保费等），避免预算遗漏。

需求评审与确认

组织跨部门评审会（需求部门、采购部、财务部、法务部等），对需求规格、预算合理性进行审核，形成《采购需求确认单》，由需求部门负责人某某、采购负责人某某签字确认。

阶段二：供应商信息收集与初步筛选

目标：建立合格供应商池，排除不符合基本资质的供应商。

供应商信息渠道

公开渠道：采-购网、行业招标平台、企业官网供应商招募；

定向渠道：行业协会推荐、现有合作供应商推荐、市场调研（如走访上下游企业）；

内部渠道：合格供应商库（历史合作中表现良好的供应商）。

供应商基本资质审核

收集供应商营业执照、相关行业资质证书（如ISO体系认证、特种设备制造许可证）、税务登记证、法人授权委托书（若非法人参与）等基础材料。

重点核查：

营业执照经营范围是否涵盖本次采购标的；

资质证书是否在有效期内且符合行业要求；

是否处于被限制投标状态（如失信被执行人、重大违法记录）。

剔除不满足基本资质的供应商，形成《供应商初步名单》。

阶段三：供应商评估与量化打分

目标：通过多维度评估，筛选出综合实力最优的供应商。

建立评估指标体系

根据采购标的特性，从以下维度设置指标及权重（示例）：

评估维度

权重（%）

评估要点

资质与合规性

15

资质等级、认证体系、无违规记录、保险覆盖（如工程险、产品责任险）

价格与成本

25

报价合理性、性价比、付款条件、成本控制能力（如大宗原材料的价格波动应对）

质量与保障

30

质量标准符合度、样品测试结果（若需）、质量保证期、不良品处理机制

服务与响应

20

售后服务响应时间（如2小时内响应）、技术支持能力、培训服务（若需）、投诉处理效率

合作案例与经验

10

同类项目/行业合作经验（提供合同复印件或案例证明）、客户评价

量化打分与排名

成立评估小组（由采购部、需求部门、技术专家、财务人员组成，3-5人），独立对供应商进行打分，去掉最高分和最低分后取平均分。

按总分从高到低排序，形成《供应商评估报告》，明确推荐候选供应商（通常取前3名）。

阶段四：供应商谈判与最终选择

目标：通过商务谈判优化合作条件，确定最终供应商。

候选供应商谈判

向候选供应商发出谈判邀请，明确谈判重点（如价格调整、交付周期缩短、服务条款优化等）。

谈判小组需提前准备谈判方案，设定谈判底线（如价格下浮比例、服务提升空间）。

综合决策与公示

结合谈判结果、评估得分及采购需求优先级，确定最终中标供应商。

对于金额较大或敏感采购，需进行内部公示（公示期不少于3个工作日），无异议后发出《中标通知书》。

合同签订与备案

与供应商签订采购合同，明确双方权利义务、交付标准、验收流程、违约责任等条款，合同需经法务部门审核。

将采购需求文件、供应商评估报告、合同等资料整理归档，以备审计或追溯。

阶段五：履约跟踪与绩效评估

目标：保证供应商按合同约定履约，为后续采购提供参考依据。

履约过程监控

采购部门联合需求部门，定期跟踪供应商交付进度、质量表现及服务响应情况，记录《履约跟踪表》。

出现履约偏差（如延期交付、质量不达标）时，及时发函要求整改，必要时启动违约条款。

履约后评估

项目结束后，从“交付及时性、质量合格率、服务满意度、成本控制”等维度对供应商进行绩效评分（如优秀、良好、合格、不合格）。

将评估结果录入合格供应商库，对表现优异的供应商优先纳入长期合作名单，对不合格供应商限制参与后续采购。

三、配套模板工具

表1：采购需求分析确认表

项目名称

需求部门

采购标的名称

需求提出人

*某某

采购类别

□货物□服务□工程

需求日期

YYYY-MM-DD

需求详情

序号

需求描述（规格/参数