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- 2026-01-24 发布于江苏
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行政办公流程标准化工具包
一、工具包概述
本工具包旨在通过标准化流程规范行政办公核心环节，提升工作效率、减少沟通成本，保证行政事务有序推进。工具包涵盖会议组织、文件审批、办公用品管理、办公环境维护四大高频场景，提供清晰的步骤指引、模板表格及执行要点，助力行政工作规范化、透明化。
二、会议组织与标准化流程
（一）适用场景
部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等需提前规划、多人参与的正式会议。
（二）操作步骤
会议发起与审批
申请人（如部门助理*某某）根据工作需要，明确会议主题、目标、预计时长及初步参会范围。
填写《会议申请审批表》，提交至部门负责人*某某审批；涉及跨部门会议需同步抄送相关部门负责人确认参会意向。
会议筹备
审批通过后，申请人确认会议时间（避开部门高峰期）、地点（会议室/线上会议）、参会人员名单，提前3个工作日发送会议通知（含议程、需提前准备的材料）。
准备会议物资：如投影设备、麦克风、会议签到表、纸笔等，线上会议需提前测试软件稳定性。
会议召开与记录
提前15分钟布置会场，检查设备；参会人员签到后，按议程推进会议，主持人控制各环节时长。
指定记录人（一般为申请人或部门指定人员*某某）实时记录会议决议、待办事项（明确负责人及完成时限）。
会后跟进与归档
会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经主持人（部门负责人*某某）审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门。
将会议申请表、签到表、纪要等资料整理归档（电子版存共享文件夹，纸质版按年度装订）。
（三）模板表格
表1：会议申请审批表
会议名称
部门月度工作推进会
会议时间
2023年X月X日14:00-15:30
申请人
*某某
联系方式
（内部短号）
会议地点
3楼301会议室
参会人员
部门全体成员（8人）
会议议程
1.上周工作总结；2.本周计划；3.事项讨论
所需资源
投影仪、会议签到表
部门负责人审批
□同意□调整（请注明：______）签字：*某某______日期：X月X日
表2：会议签到表
序号
姓名
部门
职位
签到时间
备注
1
*某某
行政部
经理
13:55
2
*某某
人事部
专员
14:00
…
…
…
…
…
…
（四）关键提示
会议通知需明确“禁止无故缺席”，若需请假需提前1个工作日向主持人申请。
会议纪要需突出“决议”和“待办”，避免流水式记录，待办事项需标注“负责人-完成时限-验收标准”。
重要会议（如年度规划会）需在会后3个工作日内完成决议执行情况跟踪。
三、文件审批标准化流程
（一）适用场景
行政通知、请示报告、制度文件、用章申请等需多级审批的正式文件流转。
（二）操作步骤
文件起草与提交
起草人（如行政专员*某某）根据工作需求撰写文件，内容需逻辑清晰、数据准确、格式规范（参照公司《公文写作模板》）。
经本部门负责人*某某初审（重点审核内容真实性、合规性）后，提交至行政部进行形式审查（如字体、字号、编号等）。
分级审批
一般文件：由行政负责人*某某审批；
重要文件（如涉及费用、制度调整）：需经行政负责人-分管领导-总经理三级审批；
跨部门文件：需经相关部门负责人会签（如采购类文件需财务部会签）。
印发与归档
审批通过后，由行政部统一编号、排版印发（纸质版需加盖公章，电子版通过OA系统发送）；
起草人将文件定稿、审批过程记录（如审批单截图）整理归档，电子版存“公司文件-行政类”文件夹，纸质版按文号排序存放。
（三）模板表格
表3：文件审批单
文件名称
《关于规范办公用品申领流程的通知》
文件编号
X行〔2023〕X号
起草部门
行政部
起草人
*某某
提交日期
2023年X月X日
份数
纸质版10份，电子版全员发送
文件摘要
明确办公用品申领范围、流程及审批权限
部门负责人初审
□同意□修改签字：*某某______日期：X月X日
行政部会签
（如涉及其他部门）
分管领导审批
□同意□修改签字：*某某______日期：X月X日
总经理审批
□同意□修改签字：*某某______日期：X月X日
（四）关键提示
文件标题需准确概括内容，如“关于的通知”“关于的请示”，避免使用“通知”“报告”等模糊标题。
审批流程不可跳级（如“一般文件”需经部门负责人初审后直接至行政负责人审批），紧急文件可标注“加急”，但需说明原因。
归档文件需保留“最终审批版本”，避免版本混乱，电子版文件名格式统一为“文件名-编号-日期”。
四、办公用品申领与管理流程
（一）适用场景
部门或个人日常办公所需的文具、耗材（如A4纸、笔）、设备配件（如鼠标、键盘）等物资的申领、领用与库存管理。
（二）操作步骤
需求提报与汇总
各部门指定专人（如行政对接人*某某）每月25日前提交下月《办公用品需求计划》，列明物品名称、
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